Digitalisierung: 40 Prozent der Unternehmen haben Digitalstrategie für Büro- und Verwaltungsprozesse

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Gerade einmal 4 von 10 Unternehmen haben eine Digitalstrategie für Büro- und Verwaltungsprozesse, nur 6 von 10 Unternehmen haben das nötige Personal für die Digitalisierung. Das sind Ergebnisse des Digital Office Index zum Thema Digitalisierung in Unternehmen, den der Bitkom jetzt auf der CeBIT präsentiert hat. Mit einem Indexwert von 50 ist laut Verband “erst die Hälfte geschafft”.

Digitale Technologien helfen Unternehmen, die bestehenden Prozesse zu optimieren, den Arbeitsplatz ohne Aktenordner und Papierstapel zum „Digital Office“ zu machen. Derzeit haben aber nur vier von zehn Unternehmen aller Branchen (40 Prozent) dabei eine eigene Strategie für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Bei großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern wollen 70 Prozent ihre Geschäftsprozesse strategisch digitalisieren. Bei den Mittelständlern mit 100 bis 499 Mitarbeitern haben 52 Prozent eine solche Digitalstrategie, bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es dagegen erst 36 Prozent.

Das sind die Ergebnisse einer repräsentativen Befragung von 1108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern die der Digitalverband Bitkom unter dem Titel “Auf dem Weg zum digitalen Büro: Bitkom Digital Office Index 2016” durchgeführt und heute auf der CeBIT vorgestellt hat. Themen des Digital Office Index sind die Digitalisierung im Unternehmen, deren Fortschritt und deren Effekte. „Es wird Zeit, dass noch mehr Unternehmen erkennen, welches hohe Potenzial die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit sich bringt“, sagte Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Bitkom (Bild: Bitkom)

Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreicht der Digital Office Index einen Wert von 50. „Mit einem Index von 50 haben wir zwar schon den halben Weg geschafft, aber damit dürfen wir uns nicht zufrieden geben“, kommentierte Biffar das Ergebnis. „Langfristig muss unser Ziel die 100 sein.“ Am weitesten digitalisiert sind Großunternehmen. Sie erreichen einen Indexwert von 58. Bei den Mittelständlern liegt der Wert mit 53 leicht über dem Durchschnitt. Kleine Unternehmen erreichen 49 Punkte. Weitere Ergebnisse des Digital Office Index im Überblick:

Die Digitalisierung ist in den einzelnen Geschäftsbereichen unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist die Produktion und Projektabwicklung, die in 74 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert ist (mindestens zu 50 Prozent). Die Abteilungen Personal/Human Resources und Buchaltung/Finanzen/Controlling sind jeweils in 66 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert. Im Ranking folgen dahinter die Geschäftsbereiche Marketing (62 Prozent), Einkauf (54 Prozent), Logistik (53 Prozent) sowie der Bereich Forschung und Produktentwicklung (30 Prozent).

Die erforderlichen personellen Ressourcen, um die Digitalisierung voranzutreiben, haben nach eigenen Angaben nur sechs von zehn Unternehmen (58 Prozent). Bei Großunternehmen sind es mit 71 Prozent etwas mehr, bei Mittelständlern liegt der Anteil bei 63 Prozent. Unter den kleinen Unternehmen geben 57 Prozent an, dass Personal für die Digitalisierung vorhanden ist.

Den Fortschritt der Digitalisierung hemmen aus Sicht der Unternehmen verschiedene Faktoren. Sechs von zehn Unternehmen (60 Prozent) sagen, der Investitionsbedarf sei zu hoch. Gleichzeitig will fast jedes zweite deutsche Unternehmen (46 Prozent) im laufenden Jahr mehr in die Digitalisierung investieren. Den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten fürchten 41 Prozent der Unternehmen, die Angst vor Datenverlust haben 40 Prozent. 37 Prozent halten den wirtschaftlichen Nutzen für unklar. Weiteres Hemmnis ist der Widerstand innerhalb des eigenen Unternehmens (28 Prozent). 27 Prozent der Befragten sagen, bestehende rechtliche und regulatorische Bestimmungen behindern eine weitere Digitalisierung.

Je größer das Unternehmen, desto digitaler (Bild: Bitkom)
Je größer das Unternehmen, desto digitaler (Bild: Bitkom)

Konkrete Beispiele für digitale Büro- und Verwaltungsprozesse sind die elektronische Rechnung sowie die Möglichkeit, Papierakten zu digitalisieren. Bereits sieben von zehn Unternehmen (69 Prozent) haben ihre Papierakten zumindest teilweise digitalisiert. Seine Rechnungen erstellt heute bereits mehr als jedes sechste Unternehmen (18 Prozent) überwiegend elektronisch.

ECM-Lösungen helfen, Informationen besser zu verteilen oder Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden. „Enterprise Content Management ist zentraler Wegbereiter für das Digital Office“, sagte Biffar. Ein Beispiel dafür sind Software-Systeme zur Digitalisierung von Dokumenten wie dem Scannen von Papierunterlagen. Jedes zweite Unternehmen (51 Prozent) nutzt ein solches System und weitere 14 Prozent haben das konkret geplant. 44 Prozent setzen Software für das Prozess-Management ein, mit der zum Beispiel der Vorgesetzte eine Rechnung oder einen Urlaubsantrag freigeben kann; 18 Prozent planen den Einsatz. Systeme zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten nutzen bereits 35 Prozent der befragten Unternehmen und 24 Prozent planen die Nutzung. Output-Management-Systeme regeln, über welche Kanäle Informationen verteilt werden. Jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) nutzt bereits ein solches System, weitere 16 Prozent planen die Nutzung. Business Collaboration Tools verwenden 31 Prozent der Unternehmen, weitere 22 Prozent planen den Einsatz. Software, mit denen Mitarbeiter unabhängig vom Standort Unternehmensinformationen recherchieren können, ist bei 28 Prozent der befragten Unternehmen bereits im Einsatz, weitere 15 Prozent planen die Nutzung. 18 Prozent der Unternehmen nutzen ECM-Lösungen, die eingehende Dokumente und Informationen automatisch erkennen; wie zum Beispiel eine Software, die den Inhalt der klassischen Briefpost digital erfasst und direkt an die zuständige Abteilung weiterleitet, weitere 19 Prozent planen den Einsatz eines solchen Programms.

Auf der CeBIT 2016 ist Enterprise Content Management zentrales Thema der Halle 3. Der Besuch im Bitkom ECM Solutions Park (Stand B 17) bietet die Gelegenheit, verschiedene Anbieter und Hersteller von ECM-Lösungen zu treffen und sich über ihre Lösungen zu informieren. Direkt gegenüber (Stand B 06) findet das von Bitkom gestaltete CeBIT ECM-Forum statt. In 60 verschiedenen Fachvorträgen und Podiumsdiskussionen können sich Messebesucher hier über die aktuellen Themen rund um ECM informieren.

Zur Methodik: Die Angaben basieren auf einer repräsentativen Umfrage, die Bitkom Research in Deutschland durchgeführt hat. Dabei wurden Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1.108 Unternehmen aller Branchen mit einer Größe ab 20 Mitarbeitern befragt.

Neue Lösungen und Beispiele für die Digitalisierung präsentiert auch HPE bei dem ersten Auftritt auf der Branchenmesse nach der Aufspaltung. HPE zeigt auf der CeBITauch eine exemplarische Branchenplattform.