Ceyoniq nscale soll Dokumentenmanagement für SAP-Anwender verbessern

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Eine neue Version und ein eigener SAP-Proxy erweitern das Dokumentenmanagement nscale von Ceyoniq um Archivierungsfunktionen. Ebenfalls neu ist das Modul eGov, das sich speziell an die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung richtet.

Mit dem Modul nscale SAP Proxy baut die inzwischen zu Kyocera gehörende Bielefeler Ceyoniq den Funktionsumfang ihrer ECM-Lösung nscale aus. Version 7.8 integriert damit Dokumente und Informationen aus Drittanwendungen in SAP-Anwendungen. Ebenfalls Bestandteil von nscale 7.8 ist zudem das neue Modul eGov, das sich speziell an die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung richtet und Funktionen wie Support für Sachbearbeitung oder eine vorkonfigurierte Fachlichkeit bietet.

Mit nscale Office können Anwender in der neuen Version auch aus Microsoft Outlook E-Mails direkt in nscale übertragen. Jetzt können Anwender entscheiden, ob die gesamte Mail oder nur ein entsprechender Anhang gespeichert wird.
Den nscale Explorer, der native Windows-Client der Lösung, bietet ein erweitertes Kontextmenü und führt zum ersten Mal die Teamspaces ein. Erstmals können auch für Dateien und Ordner verschiedene Displaynamen und Multicontent-Items verwendet werden.

Über nscale SBS (Smart Business Solution) bietet Ceyoniq Unternehmen einen Einstieg in die Welt von DMS und ECM. (Bild: Ceyoniq)
Über nscale SBS (Smart Business Solution) bietet Ceyoniq Unternehmen einen Einstieg in die Welt von DMS und ECM. (Bild: Ceyoniq)

SAP Proxy – Neues Modul für SAP-Anwendungen

Für den Zugriff auf Dokumente in SAP können Anwender über den SAP Proxy auch über nscale auf Drittsysteme zugreifen. Hinzu kommen zusätzliche Funktionen für die Archivierung von Dokumenten. Mit dem neuen Modul lassen sich laut Ceyoniq eine zentrale Informationsplattform und Archivlösung einrichten. Das Modul ermöglicht den direkten Zugriff auf Drittsysteme der eigenen IT-Landschaft. Vorausaussetzung dafür ist, dass diese über die zertifizierte Schnittstelle ArchiveLink mit SAP verknüpft sind.

Der Rechnungseingang in einem SAP-System wird in Ceyoniq nscale SAP Proxy zusammen mit Informationen aus Drittsystemen über die gesamte Prozesskette hinweg angezeigt. (Bild: Ceyoniq)
Der Rechnungseingang in einem SAP-System wird in Ceyoniq nscale SAP Proxy zusammen mit Informationen aus Drittsystemen über die gesamte Prozesskette hinweg angezeigt. (Bild: Ceyoniq)

SAP Proxy kann damit nicht nur Informationen aus anderen Systemen in SAP bereitstellen, sondern legt diese auch parallel und automatisiert in nscale ab. Daten aus älteren Archiven werden bei Bedarf zugänglich gemacht. Diese älteren Archive werden dann im Hintergrund über eine so genannte “schleichenden Migration” in die zentrale Informationsplattform nscale übertragen. So können Konsolidierungsprojekte schnell und schlank durchgeführt werden, verspricht der Hersteller.

Dafür integriergt Ceyoniq über nscale alle ECM-Features unmittelbar in die SAP-Bedienoberfläche. Dokumente oder E-Mails werden revisionssicher archiviert. Anwendern steht wahlweise auch eine BSI TR-ESOR-konforme Langzeitarchivierung zur Verfügung. Mit der ArchiveLink-Schnittstelle liefert nscale alle Informationen direkt im SAP-System aus. Sämtliche Dokumente stehen damit in der gewohnten Umgebung entlang der gesamten Prozesskette zur Verfügung.

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“Das schnelle Auffinden von Informationen ist die Basis für kosteneffiziente Prozesse und der Kern einer erfolgreichen digitalen Transformation”, sagt Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH, einem Tochterunternehmen der Kyocera Document Solutions. Das Unternehmen ist seit 25 Jahren am Markt und bietet mit der nscale-Plattform neben ECM auch Lösungen für Document Management Systeme (DMS) und Enterprise Information Management (EIM).

“SAP ist für viele Unternehmen die wichtigste Datendrehscheibe, doch halten Anwender prozessrelevante Informationen häufig in diversen flankierenden IT-Systemen vor – sei es, um fehlende ECM-Funktionalitäten zu kompensieren oder SAP-Anwendungen von einem zu hohen Datenaufkommen zu entlasten”, berichtet Kreth. Dadurch aber würden sich in der Praxis ‘Informationsinseln’ bilden, die dann zu Reibungsverlusten bei der Informationsbereitstellung führen.

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