Microsoft baut Office 365 um Funktion zur Terminvereinbarung für Firmen aus

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Der Microsoft Bookings genannte Dienst stellt sich als Website dar und liegt auch in einer für Mobilgeräte optimierten Version vor. Darüber können Kunden selbst freie Termine auswählen und eintragen. Bestätigungen und Erinnerungen sollen die Termintreue erhöhen.

Microsoft hat mit Microsoft Bookings eine Ergänzung zu Office 365 vorgestellt. Bookings wird ab sofort Kunden angeboten, die Office 365 Business Premium nutzen und am “First Release Program” teilnehmen. Es soll “in den kommenden Monaten” dann weltweit für alle Abonnenten verfügbar werden. Nutzer mit einem Office-365-Business-Premium-Abonnement können es dann über den App Launcher aufrufen. Bookings interagiert zwar mit dem E-Mail-System, erfordert es aber nicht, dass die E-Mails über Office 365 laufen. Daher können Firmen, die den Dienst nutzen wollen, ihr gewohntes E-Mail-System weiterhin verwenden.

Microsoft Bookings richtet sich insbesondere an kleine Firmen, die regelmäßig Termine mit Kunden vereinbaren müssen, also etwa Friseure, Fahrschulen, Autowerkstätten oder auch Arzt- und Heilpraxen sowie unter Umständen Dienstleister wie Gärtner und ähnliche. Anstatt mehrfach E-Mails zu versenden oder zu telefonieren und bei längerfristig vereinbarten Terminen sich um Erinnerungen zu kümmern, damit die Kunden den Termin nicht vergessen, können sie mit Microsoft Bookings Kunden eine Art Selbstbedienungsportal anbieten, dass sich zudem um allfällige Erinnerungen kümmert und über das Kunden gegebenenfalls selbst vornehmen können. Dafür lässt sich vom Unternehmer festlegen, wie lange vorher eine Verschiebung angekündigt werden muss.

Die Termine lassen sich dann von den Kunden auch in ihren Kalender übernehmen. Außerdem synchronisieren sich die Einträge bei Microsoft Bookings auch mit den Kalendereinträgen der Angestellten. Dazu empfiehlt Microsoft den Outlook-Kalender in Office 365, das funktioniert aber auch mit anderen Kalenderdiensten, etwa Outlook.com oder dem Google-Kalender.

Die firmeninterne Ansicht von Microsoft Bookings am Beispiel eines Friseurgeschäfts mit fünf Mitarbeitern. (Screenshot: Microsoft)
Die firmeninterne Ansicht von Microsoft Bookings am Beispiel eines Friseurgeschäfts mit fünf Mitarbeitern. (Screenshot: Microsoft)

Für Kunden stellt sich Microsoft Bookings als Webseite dar. Die wird automatisch generiert. Dafür sind zu Beginn einige Angaben des Unternehmers erforderlich, etwa welche Dienste angeboten werden, welche Geschäftszeiten vorgesehen sind und wie viele Kunden gleichzeitig bedient werden können. Außerdem müssen im System natürlich die erforderlichen Kontaktdaten für die Benachrichtigungen und die Kalendereinträge hinterlegt werden. Mitarbeiter benötigen nicht zwingen ebenfalls einen Office-365-Business-Premium-Account, sie können auch über einen beliebigen E-Mail-Dienst informiert werden.

Die Website ist sowohl für die Nutzung am Desktop als auch mit Mobilgeräten ausgelegt. Nutzer können sie etwa über einen Link aufrufen, den sie per E-Mail erhalten haben, oder der ihnen zum Beispiel auf der Facebook- oder der traditionellen Website Seite des Unternehmens präsentiert wird.

Blick auf die von Microsoft Bookings bereitgestellte Webseite zur Terminvereinbarung aus Sicht eines Kunden. (Screenshot: Microsoft)
Blick auf die von Microsoft Bookings bereitgestellte Webseite zur Terminvereinbarung aus Sicht eines Kunden. (Screenshot: Microsoft)

Der Unternehmer kann auf das Backend von Bookings – also die Verwaltungsoberfläche sowie die Gesamtansicht aller gebuchten Termine und die Verfügbarkeit seiner Mitarbeiter ebenfalls via Desktop oder Mobilgerät zugreifen. Ihm ist es dann möglich, Termine zu verschieben oder abzusagen sowie anderen Mitarbeitern zuzuweisen. Außerdem lässt sich darüber auch schnell ein neuer Termineintrag anlegen, falls er zum Beispiel gerade einen Interessenten am Telefon hat und diesem einen Termin geben will. Dazu steht auch eine Ansicht zur Verfügung, die ihn über die Verfügbarkeit und freien Termine der Mitarbeiter informiert.

Darüber hinaus bietet Microsoft Bookings die Möglichkeit, Daten für eine Kundendatenbank zu sammeln und zu strukturieren: jedes Mal, wenn ein Kunde einen Termin vereinbart wird für ihn in der Kundenliste von Bookings ein Kontakt angelegt. Gerade bei wiederkehrenden Terminen ist es dann möglich, Kunden auf dieser Grundlage wiederanzusprechen und ihnen neue Termine zu vereinbaren.

Mit Microsoft Bookings tritt der Konzern in Wettbewerb zu Angeboten wie dem einfacheren MeetMe von Doodle und macht auch Firmen wie dem Münchner Start-up Shore Konkurrenz, die ein etwas breiteres Angebot haben. Shore ermöglicht es insbesondere kleinen, dienstleistungsorientierten Firmen, ihr Geschäft cloudbasierend abzuwickeln.

Dazu bietet Shore auch eine Firmenwebsite sowie eine “Booking” genannte Buchungs- und Terminvereinbarungsfunktion an. Das Angebot von Shore umfasst außerdem ein Modul “CRM”, das auch Marketingfunktionen wie Newsletter-Versand oder Kunden-Feedback abdeckt. Außerdem sorgt Shore mit dem Angebot “Network” dafür, dass die Firma in diverse Partner- und Verzeichnismedien eingetragen wird und so leichter gefunden wird. Außerdem bietet Shore auch ein iPad-gestütztes digitales Kassensystem an.



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