Collaboration: Den Nutzen effizienter Zusammenarbeit messen

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Internationalisierung, mobile Mitarbeiter und die raschen Marktänderungen erfordern neue Werkzeuge für die Kommunikation. Allein mit der Implementierung einer Collaboration-Plattform ist es jedoch nicht getan: Um das Potenzial solcher Lösungen auszuschöpfen, bedarf es eines ganzheitlichen Ansatzes, der Technik, Teams und Informationen zusammenbringt.

Unternehmen stehen heute unter massivem globalem Wettbewerbsdruck. Märkte werden immer unberechenbarer und erfordern immer kürzere Reaktionszeiten. Die Innovationskraft, mit der auf diese Anforderungen reagiert wird, entscheidet über die Marktstellung und den langfristigen Erfolg. In Zeiten von Internet of Things und Industrie 4.0 bilden dafür digitalisierte Unternehmensprozesse maßgeblich die Grundlage.

Auf Unternehmensseite dominiert vor allem der Wunsch nach ganzheitlichen Methoden, wie eine Untersuchung des American Enterprise Instituts belegt. So sollen Geschäftsabläufe durch neue Lösungen digitalisiert und gleichzeitig die Produktivität am Arbeitsplatz sowie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert werden. Im Zuge der Digitalisierung entwickelt sich Social Collaboration also immer mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor.

Nils Gräf, der Autor dieses Gastbeitrags für silicon.de, ist Bereichsleiter Collaboration Infrastructure bei Fritz & Macziol. (Bild: Fritz & Macziol)
Nils Gräf, der Autor dieses Gastbeitrags für silicon.de, ist Bereichsleiter Collaboration Infrastructure bei Fritz & Macziol. Das Unternehmen gehört zu Axians, der Marke für ICT-Lösungen von Vinci Energies. (Bildquelle: Fritz & Macziol)

Akzeptanz schaffen und Nutzen definieren

Die alleinige Implementierung einer Collaboration-Plattform oder eines Enterprise Social Networks wirkt sich jedoch nicht auf die Produktivität der Mitarbeiter aus. Undurchsichtige Navigation oder hohe Komplexität durch zu viele Lösungsbestandteile können dazu führen, dass Mitarbeiter Collaboration-Systeme meiden. Doch erst wenn die neue Lösung auch durchgängig genutzt wird, lassen sich alle Optimierungspotenziale ausschöpfen. Dafür gilt es herauszufinden, welche integrierte Lösung die Arbeitsprozesse und Übergabepunkte in den verschiedenen Abteilungen am besten unterstützt.

Erkennt der Anwender den Mehrwert für das eigene Tun, akzeptiert und nutzt er die neuen Werkzeuge in seinem Arbeitsalltag. Werden also bereits in der Planung sowohl technische als auch organisatorische Faktoren betrachtet, fühlen sich die Mitarbeiter von Beginn an respektiert, und ihre erhöhte Akzeptanzbereitschaft begünstigt die angestrebte Effizienzsteigerung.

Projektarbeit und Wissens- und Informationsmanagement in Unternehmen (Grafik: Fritz & Macziol)
Nur wenn das Zusammenspiel vieler Technologien nahtlos funktioniert und durchgängig akzeptiert wird, kann sich erfolgreiche Projektarbeit und effizientes Wissens- und Informationsmanagement in einem Unternehmen einstellen. (Grafik: Fritz & Macziol)

In einer Digitalisierungsstrategie spielt neben der Implementierung und Prozessorientierung vor allem der erwünschte Nutzen eine große Rolle. Dieser lässt sich durch eine Maßzahl beziffern und so langfristig messbar machen. Verfahren dazu gibt es viele. Sie reichen von klassischen Produktivitätsmessungen über TCO- (Total Cost of Ownership) Betrachtungen bis hin zum “Business Productivity Index” (BPI) von Fritz & Macziol. Dieser betrachtet in der Analyse von Fachabteilungen sechs Faktoren (Innovation, Collaboration, Prozesse, Mobilität, Organisation und Business Intelligence) und zeigt digitale Potenziale zur Verbesserung von Produktivitätsindikatoren auf.

Ein Beispiel für eine Nutzenanalyse

Zur Konkretisierung ein Beispiel: Wie viele Personentage lassen sich einsparen, wenn Collaboration– und Social-Business-Lösungen genau nach Bedarf zum Einsatz kommen? Ein Fertigungsbetrieb bearbeitet pro Jahr 10.000 bis 12.000 Aufträge. Ein Arbeitsschritt ist die Zusammenstellung der Bauteile und Materialien, die im Rahmen dieser Aufträge verarbeitet werden.

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Macs in Unternehmen mit vertrauten Tools in den Griff bekommen

Macs werden für Firmen immer interessanter und relevanter. Während IT-Abteilungen das Management von PCs in der Regel fest im Griff haben, stellen Macs sie oft vor erhebliche Probleme. Mit Parallels Mac Management lässt sich der Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) aber auch für diese Aufgabe nutzen.

Alleine für diesen Prozess sind etwa 6000 Arbeitsstunden erforderlich. Mithilfe von digitalen Kommunikations- und Collaboration-Werkzeugen lässt sich der Zeitaufwand zur Informationsrecherche um 75 Prozent reduzieren. Die Einsparung entspricht bis zu 4500 Stunden oder umgerechnet zwei Arbeitskräften, die nun in anderen Teilen der Wertschöpfungskette eingesetzt werden können.

Wie dann Zusammenarbeit künftig aussehen kann, zeigen beispielsweise die beiden großen Hersteller IBM und Microsoft mit IBM Verse beziehungsweise Microsoft Office 365. Dabei handelt es sich um eine Cloud-basierte Hosting-Plattformen für geschäftliche E-Mail und eine SaaS (Software as a Service)-Lösung für Messaging.

Die Arbeitsumgebung von IBM Verse vereint alle Kommunikationswege, über die Mitarbeiter tagtäglich zusammenarbeiten: von E-Mail, Aufgabenliste, Meetings und Kalender über File-Sharing, Instant-Messaging und Social-Media bis hin zu Videochats oder anderen Tools. Nutzer können Informationen in allen möglichen Content-Formaten in ihrer Inbox einsehen und abrufen. Inhalte und Konversationen, die vorher über unterschiedliche Werkzeuge verteilt waren, hat der Nutzer jetzt sofort auf dem Bildschirm.

Die Ist-Soll-Analyse des Business Productivity Index (Bild: Fritz & Macziol)
Die Ist-Soll-Analyse des Business Productivity Index ermittelt Optimierungspotenziale in den Unternehmen, indem sie vorhandene Prozesse, KPIs wie Durchlauf- oder Rüstzeiten und IT-Technik mit den Unternehmensanforderungen abgleicht. (Bild: Fritz & Macziol)

Um die tägliche Mailflut zu reduzieren, arbeiten die Hersteller verstärkt an künstlicher Intelligenz. Bei der IBM Plattform Watson wird ein persönlicher Assistent einfache Fragen beantworten können. Der Office Graph bei Microsoft “lernt” von den Daten und Aktionen von Benutzern innerhalb von Office 365 und bietet eine Schnittstelle zur Suche und Analyse aktueller Daten von Office 365.

Individuelle Lösungen durch Herstellerunabhängigkeit

Wichtig hierbei ist es, “out-of-the-box” zu denken. Nur wenn zu Beginn eines Projekts kein Hersteller oder Ergebnis präferiert wird, kann man eine hohe Akzeptanz des entwickelten Konzepts erreichen. In manchen Fällen unterstützen beispielsweise maßgeschneiderte Intranet-Lösungen besser als die Implementierung von Standardprodukten. Der erhoffte Nutzen stellt sich nur dann ein, wenn die Werkzeuge die Anwender bei ihrer Arbeit tatsächlich unterstützen.

Leider ignorieren dies viele Unternehmen und hoffen, dass die technisch versierten Mitarbeiter die Tools einfach so effizient einsetzen können. Das alleinige Bedienen von Yammer oder SharePoint ist nicht der entscheidende Faktor. Was durch Collaboration-Tools gelingen soll, ist die Einführung einer neuen Arbeitsweise. Diese soll gleichermaßen die Produktivität und den Spaß an der Arbeit erhöhen.

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Zahlreiche Fälle von Cyberangriffen auf Firmen haben in den vergangenen Monaten gezeigt, dass Antivirensoftware auf sich alleine gestellt zur Verteidigung nicht mehr ausreicht. Tot ist sie deshalb noch lange nicht – ihr wächst lediglich eine neue Rolle in einem mehrschichtigen Ansatz zu. Doch der will gut geplant sein, damit der Aufwand den Nutzen nicht übersteigt.