So sieht der digitale Alltag in deutschen Büros aus

SoftwareZusammenarbeit

Der Befragungsdienstleister One-Poll hat im Auftrag von Wrike, einem Anbieter von Collaboration-Software-Anbieter, in einer repräsentativen Umfrage in Deutschland, Frankreich und Großbritannien Mitarbeiter in Firmen nach den ganz praktischen Aspekten der Digitalisierung befragt.

E-Mail, Tabellen-Programme und handschriftliche Notizen sind die meistgenutzten Tools in deutschen Büros. Das geht aus einer von Wrike, einem Anbieter von Collaboration-Software beim Befragungsdienstleister One-Poll in Auftrag gegebenen repräsentativen Umfrage hervor. Dabei wurden einmal nicht die Chefetage oder Digitalisierungsstrategen, sondern die Mitarbeiter in Firmen direkt nach ihrer Einstellung zur Digitalisierung, ihren Erwartungen und ihrem konkreten Arbeitsalltag heute gefragt.

E-Mails sind einerseits das meistgenutzte Tool, andererseits nach Auffassung der Befragten auch die größte Plage: 40 Prozent sind der Ansicht, dass E-Mail sie eher daran hindert, ihre Arbeit produktiv zu erledigen als dass sie ihnen dabei hilft.

E-Mail, Tabellen-Programme und Handschriftliche Notizen sind derzeit die meistgenutzten Tools in deutschen Büros (Grafik: Wrike)
E-Mail, Tabellen-Programme und handschriftliche Notizen sind derzeit die meistgenutzten Tools in deutschen Büros (Grafik: Wrike)

Allerdings haben 84 Prozent keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge zu entscheiden, mit denen sie ihre Aufgaben erledigen wollen. In über 60 Prozent der Fälle bestimmt die IT-Abteilung darüber. Bei 24 Prozent gibt der Bereichs- oder Teamleiter vor, welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone verwendet werden sollen. Mit diesen Vorgaben ist mehr als jeder fünfte Befragte allerdings nicht glücklich: 21 Prozent der Mitarbeiter wünschen sich bessere Hilfsmittel. Nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung rangiert dieser Aspekt damit auf Platz vier der Wunschliste in dem von Wrike publizierten “Digital Work Report“.

Im Durchschnitt werden von den Mitarbeitern in deutschen Büros etwa fünf IT-Tools genutzt. Rund sieben Prozent der Befragten nutzen sogar mehr als zehn digitale Hilfsmittel. 45 Prozent der Befragten haben angegeben, dass gegenüber dem Vorjahr die Nutzung digitaler Hilfsmittel leicht zugenommen hat, 15 Prozent konstatieren sogar eine signifikante Steigerung.

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Dem Trend sehen die Befragten mehrheitlich positiv: 74 Prozent gehen davon aus, dass die Einführung und Nutzung digitaler Werkzeuge sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen hat. 57 Prozent haben bereits festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und weitergegeben werden. Über 50 Prozent bemerkten, dass es durch die fortschreitende Digitalisierung einfacher ist, von einem anderen Standort als dem eigentlichen Büro oder von Zuhause aus zu arbeiten. 48 Prozent glauben, dass die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit erhöht.

Hassliebe: Deutsche Büroarbeiter empfinden E-Mail einerseits als Plage, halten sie andererseits aber für unverzichtbar (Grafik: Wrike)
Hassliebe: Deutsche Büroarbeiter empfinden E-Mail einerseits als Plage, halten sie andererseits aber für unverzichtbar (Grafik: Wrike)

Da die Umfrage in identischer Form wie in Deutschland auch in Frankreich und Großbritannien durchgeführt wurde, lassen sich auch die Ergebnisse der Länder untereinander vergleichen. Dabei scheint Frankreich bei der Digitalisierung des Büroarbeitsplatzes weiter fortgeschritten zu sein scheint als Deutschland: Dort nutzen nur 59 Prozent E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben (Deutschland 75 Prozent), dafür führen nur noch 25 Prozent handschriftliche Notizen (Deutschland 44 Prozent). Auch CRM-Tools (32 Prozent) kommen in französischen Büros häufiger zum Einsatz als in Deutschland (24 Prozent). Collaboration-Software ist der Umfrage zufolge in Frankreich bereits weiter verbreitet: Angebote aus dem Bereich werden dort von 24 Prozent der Befragten genutzt, in Deutschland lediglich von 17 Prozent.

Friedhof der Kollaborationswerkzeuge: Tabellkalkulationsprogramme und E-Mail räumen deutsche Büroarbeiter die geringsten Überlebenschancen ein (Grafik: Wrike
Friedhof der Kollaborationswerkzeuge: Tabellkalkulationsprogramme und E-Mail räumen deutsche Büroarbeiter die geringsten Überlebenschancen ein (Grafik: Wrike)

“Der Digital Work Report zeigt, wie vielfältig die Technologielandschaft in Büros heute ist. Doch je uneinheitlicher die IT, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sich Informations-Silos bilden und es Menschen schwerer fällt, schnell relevante Informationen zu finden”, so Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike, in einer Pressemitteilung. Filev weiter: “Dieses Problem wird gerade in Deutschland verstärkt, da hier fast jeder Zweite handschriftliche Notizen anfertigt. Kein Wunder, dass sich 23 Prozent der Befragten beklagen, dass Informationen nicht auffindbar sind und so die Produktivität ausgebremst wird.”

Kennzeichen des Büroarbeitsplatzes der Zukunft (Grafik: Fraunhofer)
Smart, vernetzt und visuell – das sind einer Umfrage des Fraunhofer IAO zufolge die Kennzeichen des Büroarbeitsplatzes der Zukunft. 93 Prozent der Befragten können sich vorstellen, dass wir 2025 an riesigen Touchdisplays arbeiten, 79 Prozent glauben an den Erfolg der Cloud und immerhin 57 Prozent an intelligente Büroumgebungen, die sich automatisch an die Arbeitssituation anpassen (Grafik: Fraunhofer).

Auch die Befragten gehen davon aus, dass digitale Tools die Arbeitswelt in den kommenden Jahren gründlich verändern werden. Fast jeder vierte Deutsche ist überzeugt, dass Tabellenkalkulationsprogramme und E-Mail – derzeit die beiden meistgenutzten Werkzeuge – bald von den Firmenrechnern Rechnern verschwinden werden. Dass dasselbe Schicksal Instant-Messaging-Dienste in den nächsten zehn Jahren ereilt, glauben nur 8 Prozent, bei Social Media (10 Prozent), Konferenzsystemen (11 Prozent) und Collaboration-Tools (12 Prozent) sind es jeweils nur wenig mehr. 37 Prozent der Befragten können es sich dagegen vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in zehn Jahren noch zum Einsatz kommen.

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