Automatisierung Dokumenten-intensiver Geschäftsprozesse gehört die Zukunft

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Zwar wird in der IT-Branche fast nur noch von Digitalisierung und Internet der Dinge gesprochen, dennoch gehören Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management zu den Basistechnologien für digitale Geschäftsstrategien. Eine der größten Aufgaben ist dabei die Automatisierung der Geschäftsprozesse.

Das US-Marktforschungshaus Brisk Insights prognostiziert in seinem aktuellen Marktreport für Enterprise-Content Management ein Wachstum von 19,6 Prozent zwischen 2016 und 2022. Als treibende Kräfte für das Wachstum nennen die Marktforscher den Trend zur Workflow-Optimierung, den Anstieg von Content in den Unternehmen und die zunehmende Nutzung von sozialen Medien. Daher müssten die Unternehmen verstärkt in leistungsfähige Tools für das Dokumentenmanagement investieren.

Auch andere Analysten sehen die Entwicklung des ECM-Markt sehr positiv. So gehen die Marktforscher von MarketsandMarkets davon aus, dass das Marktvolumen von 28,1 Milliarden Dollar 2016 bis 2021 auf 66,27 Milliarden Dollar ansteigen wird. Das entspricht einer jährlichen Wachstumsrate von 18,7 Prozent. Davon kann manch´ andere Branche nur träumen.

Willy Cremers, Vorstandssprecher der Easy Software AG (Bild: Easy Software)
Willy Cremers, Vorstandssprecher der Easy Software AG (Bild: Easy Software)

Die Easy Software AG, einer der wesentlichen ECM- und DMS-Anbieter in Deutschland, fühlt sich nach der Rundumerneuerung ihres Produktportfolio gut aufgestellt. Sie hat jetzt auch Managed Services angekündigt, die den Betrieb, die Betreuung und den Support der Lösungen aus einer Hand ermöglichen sollen. Willy Cremers, Vorstandssprecher der Easy Software AG, erläutert im Gespräch mit Silicon.de das veränderte Selbstverständnis von Easy, die Vorteile der neuen Lösungsarchitektur und welche Trends im ECM- und DMS-Markt aus seiner Sicht bis 2030 zu erwarten sind.

“Wenn man die Wirtschaftsnachrichten anschaut, dann hat man das Gefühl, dass unter den Stichworten Industrie 4.0, Internet der Dinge, E-Government oder Cloud die ganze Welt in einer digitalen Euphorie ist. Das ist alles ganz nah dran, an unseren Kernkompetenzen”, ist Willy Cremers überzeugt.

Die Zentrale von Easy Software liegt in Mülheim an der Ruhr. (Foto: Easy Software)
Die Zentrale von Easy Software in Mülheim an der Ruhr. (Foto: Easy Software)

“Ein Riesentrend ist das steigende Bedürfnis nach Mobilität und Zusammenarbeit. Wir wissen, dass die hybride Cloud-Welt die Zukunft darstellt. Heute haben wir ein Datenaufkommen von 6,2 Millionen Terabyte. Durch fortschreitende Mobilität steigt diese Größenordnung bis 2020 vermutlich auf 30 bis 35 Millionen Terabyte an. Eine beeindruckende Zahl, die es zu verarbeiten gilt. Dies können nach unserem Verständnis nur noch automatisierte Systeme bewältigen.”

Als weiteren Trend sieht er wesentlich flexiblere Arbeitszeitmodelle. Denn neben dem ECM-basierten Arbeitsplatz würden Mitarbeiter mobile Lösungen auf mobilen Endgeräten benötigen, die sie räumlich und zeitlich unabhängig machen.

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Cremers ist zudem überzeugt, dass durch die Automatisierung Dokumenten-intensiver Geschäftsprozesse auch die Zukunft der Kunden gesichert wird: “Dafür verlangt der Markt differenzierte Lösungen. Unsere Aufgabe ist es, solche Lösungen aufeinander abzustimmen und diese in Teilen kombinierbar unseren Kunden verfügbar zu machen. Das geschieht in Zusammenarbeit mit unseren Partnern. Das heißt: Den Kunden interessiert der Nutzen.”

Kunden Mehrwerte bieten

Der Ansatz von Easy ist es dabei, den Lösungen Eigenschaften zu geben, die sie wertvoll und einzigartig für die Kunden machen sollen, ihnen also Mehrwerte bieten. Diese Mehrwerte liegen laut Cremers in Lösungen zur Automatisierung Dokumenten-intensiver Geschäftsprozesse, die Easy gemeinsam mit Partnern entwickelt. Sie sollen für eine Vereinfachung der Unternehmensabläufe sorgen und zugleich Prozesssicherheit, Transparenz in den Abläufen und eine hohe Effektivität bieten.

Die Easy Suite setzt sich aus vier Lösungsreihen zusammen: ECM Suite, PCM Suite, Spirit Suite und Service Suite (Screenshot: Easy Software)
Die Easy Suite setzt sich aus vier Lösungsreihen zusammen: ECM Suite, PCM Suite, Spirit Suite und Service Suite (Screenshot: Easy Software)

“Am Ende geht es darum, die Qualität der Prozesse bei unseren Kunden zu verbessern und sie damit dabei zu unterstützen, den Umsatz zu steigern. Dies umfasst für Easy zugleich die Chance, Innovationen zu entwickeln und an den Markt zu bringen”, so Cremers.

Auf der diesjährigen EASY WORLD Ende September stellte der Hersteller die ersten neuen Lösungsangebote vor, deren Entwicklung insgesamt drei Jahre gedauert hat. “Wir verfügen nun über vier Suiten mit vier Verantwortlichen, aus denen sich gute Lösungen für unsere Kunden bauen lassen. Und ganz wichtig: Damit ist es uns möglich, den Markt- und Kundenbedarf ganzheitlich zu bedienen”, betont Cremers.

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Zu den vier Lösungsreihen gehört die PCM Suite “SAP”, die Spirit Suite “anywhere”, die Service Suite “at your service” und die ECM Suite “open system”, deren Archive bis zu 40.000 User nutzen. Wie Cremers erklärt, reagiert Easy mit der Einführung der vier verschiedenen Suites nicht allein auf die veränderten Marktanforderungen, denn das Unternehmen sei nach wie vor Marktführer für ECM-Lösungen in Deutschland.

Worauf es im Tagesgeschäft ankommt

“Wir wollen, dass das so bleibt. Deshalb haben wir die Voraussetzungen geschaffen, um weiterhin erfolgreich zu sein. Wir bieten mit unseren vier neuen Suiten eine breite Palette von Lösungsideen an. Wir haben die Bedeutung von technologischen Veränderungen, von unternehmerischen Zukünften, verstanden und setzen sie um – jetzt und künftig”, sagt Cremers

Das würden auch die Einschätzungen des ECM-Radars von Pentadoc wie auch die aktuellen Analysen des Digitalverbands Bitkom bestätigen. “Eine Umfrage des Unternehmens-Portals Impulse aus 2015 zeigt zudem recht deutlich, was der deutsche Mittelstand zum Thema Digitalisierung erwartet: Eine hohe Flexibilität in den Abläufen anstelle starrer Workflows, Qualität und Sicherheit der Workflows stehen dabei im Vordergrund. Zudem sprechen wir permanent mit unseren Kunden, die uns wissen lassen, auf was es für sie im in ihrem Tagesgeschäft ankommt. Daher wissen wir auch: Es gibt Risiken, etwa in puncto Datensicherheit, bei Rechtsfragen oder unzureichenden technischen Voraussetzungen. Wir alle kennen die Diskussion um schnellere Internetzugänge beispielsweise, die Firmen immer noch beschäftigen.”

Das Modul Easy Contract der ECM Suite unterstützt Anwender bei der zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. (Screenshot: Easy Software)
Das Modul Easy Contract der ECM Suite unterstützt Anwender bei der zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. (Screenshot: Easy Software)

Um Marktführer zu bleiben, setzt Easy auf drei Maßnahmen, die der Vorstandssprecher erläutert: “Eine wichtige Aufgabe besteht darin, sich eine immer stärkere Branchensicht anzueignen. Geschäftsprozesse brauchen noch mehr Verständnis. Wir brauchen mehr Verständnis von Prozessen, Teilprozessen und Prozessschritten in den Branchen unserer Kunden, die Dokumenten-intensiv sind. Content-Management-Systeme bieten eben die Chance, die Dokumenten-intensiven Prozesse integriert nach vorne zu bringen. Auch hier profitieren wir ganz zweifelsohne vom direkten Austausch mit unseren Kunden und Interessenten, der uns wertvollen Input bei unserer Lösungen liefert – das war in der Vergangenheit so und wird auch künftig so sein.”

Mobiles Arbeiten, Cloud und Managed Services als Zukunftstrends

Zu den Zukunftsthemen gehören nach Ansicht von Cremers mobiles Arbeiten, Integration von Prozessen in die Kundenumgebung, Private Cloud, Public Cloud und hybride Varianten, die alle in unterschiedliche Technologieplattformen integriert sind. Dazu kommt auch die Betriebsführung durch Managed Services, die Mitte Dezember angekündigt wurden. Diese sollen für Ausfallsicherheit, Monitoring und Incident Management der Easy-Lösungen sorgen. Den Betrieb der Infrastruktur übernimmt Pironet als Partner.

Mithilfe der App zu Easy Contract lässt sich das System auch mobil nutzen. (Screenshot: Easy Software)
Mithilfe der App zu Easy Contract lässt sich das System auch mobil nutzen. (Screenshot: Easy Software)

Easy Software wiederum stellt den Service Desk und die Entstörung bereit. Zudem enthalten die Managed Services ein intelligentes Frühwarnsystem aus Service Tools und Operation Tools, die kritische Zustände bereits in einem frühen Stadium erkennen sollen.

Die vier Lösungssuiten von Easy basieren auf der gleichen Architektur, was laut Cremers für die Verteidigung der Marktführerschaft entscheidend ist. Er nennt die Bestandteile dieser Softwarearchitektur: “Einem Basiselement, das sich an den Erfordernissen des Marktes orientiert. Einem 2design-Element, das eine schnelle und flexible Gestaltung lauffähiger Geschäftsprozesse ermöglicht. Mit wenigen Handgriffen lassen sich beliebige automatisierte Prozesse erstellen sowie Aufgaben verteilen und verwalten. Der dritte Baustein sind unsere 2go-Elemente. Sie bieten vorgefertigte Produkte für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Diese vorkonfigurierten Produkte sind aus langjähriger Projektpraxis entstanden und lassen sich mit geringem Aufwand an spezielle Anforderungen anpassen.”

Die weitere Marktentwicklung von Easy sieht der Vorstandssprecher positiv: “Ich bin überzeugt, dass wir mir den vier Suiten zeigen, dass wir den Markt und damit die Anforderungen unserer Kunden verstanden haben. Die neuen Produkte werden wir sukzessive weiterentwickeln. Wir stehen bei einigen Dingen am Anfang, andere Dinge sind fertig. In jedem Fall gehen wir diesen Weg konsequent weiter. Das ist die Zukunft von Easy: Wir haben drei Jahre hart gearbeitet, um da zu stehen, wo wir heute sind. Und wir bleiben in Bewegung – und im Dialog mit unseren Kunden.”