Digitalisierung: So machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft

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Mit der Digitalisierung kommen nicht nur technologische Veränderungen auf Unternehmen zu. Vielmehr muss das ganze Unternehmen umorganisiert werden, um nicht den Anschluss zu verlieren. Agilität rückt dadurch in den Fokus. Buchautor und Experte Tim Neugebauer hat für silicon.de eine Checkliste für die erfolgreiche digitale Transformation erstellt.

Die digitale Transformation ist mittlerweile einer der wichtigsten Schlüssel für den Unternehmenserfolg. Um die neuen Möglichkeiten, die damit einhergehen, voll ausschöpfen zu können, braucht es allerdings eine neue und vor allem agile Unternehmensorganisation. Dabei reicht es nicht, nur die Prozesse anzupassen, vielmehr müssen Unternehmen von Grund auf ein Verständnis für die digitale Welt aufbauen. Wie das gelingt, und welche Fragen sie sich dabei vorab stellen müssen, zeigt die folgende Checkliste.

Digitaler Arbeitsplatz (Bild: Shutterstock/Rawpixel.com)

1. Welche strukturellen Anpassungen erfordert die Digitalisierung?

Im Zuge der Digitalisierung kommen nicht nur technologische Veränderungen auf Unternehmen zu. Vielmehr muss das ganze Unternehmen umorganisiert werden, um in Zeiten des digitalen Wandels nicht den Anschluss zu verlieren. Es gilt, die bestehenden Prozesse hinsichtlich einer agilen Organisationsstruktur anzupassen. Dabei sollten die folgenden wichtigen Aspekte beachtet werden:

  • eine hohe Entscheidungsgeschwindigkeit
  • neue Strukturen für eine flexiblere Zusammenarbeit und selbstständige Entscheidungsfindung
  • digitale Strategien

2. Welche Haltung vertreten Mitarbeiter gegenüber neuen Prozessen?

Um herauszufinden, welche Priorität Innovationen in der eigenen Organisation haben ist es hilfreich, die nachfolgenden Fragen zu beantworten:

  • Welche Neuerungen haben wir in den vergangenen Jahren bereits eingeführt?
  • Um welche Art von Neuerung handelte es sich dabei?
  • Wie haben unsere Mitarbeiter diese Neuerung aufgenommen? Haben sie offen oder ablehnend auf die Neuerung reagiert?

Die Antworten auf diese Fragen zeigen, wie flexibel sich eine Organisation zuvor in Bezug auf Veränderungsprozesse gezeigt hat – und geben einen Eindruck davon, mit welchen Reaktionen künftig zu rechnen ist.

3. Durch welche Hindernisse könnten die Innovationen ausgebremst werden?

Eine der größten Hürden für Innovationen in Organisationen ist das operative Tagesgeschäft. Auch wenn gute Ideen durchaus mal nebenbei in der Pause entstehen, erfordert es in der Praxis zeitlichen, personellen, finanziellen und materiellen Aufwand, um diese dann tatsächlich umzusetzen. Weitere Bremsklötze sind festgefahrene Strukturen und Hierarchien sowie eine fehlende Kooperation seitens der Mitarbeiter, veränderte Prozesse und Neuheiten auszuprobieren.

Tim Neugebauer ist Geschäftsführer der DMK E-Business GmbH und Mitautor des Buches "Digital Business Leadership" (Bild: Digital Business Leadership, Springer Gabler)
Tim Neugebauer, der Autor dieses Gastbeitrags für silicon.de, ist Geschäftsführer der DMK E-Business GmbH und Mitautor des Buches “Digital Business Leadership” (Bild: Digital Business Leadership, Springer Gabler, 2017)

Der Grund hierfür ist häufig die Angst davor, Fehler zu machen. Daher ist eine positive Einstellung gegenüber Fehlern in der Organisation besonders wichtig, um den Mitarbeitern Sicherheit zu geben. Selbst dann kann es sein, dass die ablehnende Haltung gegenüber den Änderungen bestehen bleibt, da neue Prozesse zu Beginn grundsätzlich zu Unsicherheiten führen und gewohnte Abläufe durcheinander bringen. Damit sich komplexe digitale Prozesse durchsetzen und bewähren können, müssen sie also zunächst einmal getestet werden.

4. Welche Umstrukturierungen sind nötig, um Innovationen zu ermöglichen?

Da das tägliche Geschäft wenig Spielraum für Innovationen bietet, gestaltet es sich häufig schwierig, diese anzukurbeln. Hier kann es hilfreich sein, die Organisation in zwei Teile zu untergliedern: zum einen in das operative Tagesgeschäft (Performance Engine) und zum anderen in den Organisationsteil, der innovative Ideen entwickelt und vorantreibt (Innovation Engine).

Die wichtigsten Attribute der Performance Engine sind eine hohe Verlässlichkeit sowie ein hohes Maß an Effizienz. Innovatives Handeln findet hier nur begrenzt im Zuge einer schrittweisen Optimierung des Status quo statt.

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Die Innovation Engine zeichnet sich dagegen durch die Erprobung digitaler Projekte mit deutlichem Innovations- sowie gegebenenfalls disruptivem Potenzial aus. Darüber hinaus muss die Innovation Engine Systemoffenheit und Fehlertoleranz mitbringen und sich auf das Auffinden neuer digitaler Strategien und Geschäftsmodelle fokussieren. Dieser Organisationsteil umfasst nur wenige Mitarbeiter und orientiert sich an agilen Grundsätzen.

Damit das Unternehmen auf lange Sicht zu einem digitalen Unternehmen werden kann, müssen beide Organisationsteile voneinander lernen: So sind die Strukturen und finanziellen Mittel der Performance Engine wichtig, um die Projekte der Innovation Engine überhaupt zu ermöglichen. Die Innovation Engine wiederum hat die Aufgabe, mithilfe von Innovationen neue Alleinstellungsmerkmale zu schaffen und auf diese Weise das operative Tagesgeschäft Schritt für Schritt in die digitale Zukunft zu führen.

5. Wie schaffe ich bei Mitarbeitern die notwendige Offenheit?

Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung ist ein effizientes Innovations- und Change Management. Hierbei ist es notwendig, die Mitarbeiter so früh wie möglich über die anstehenden Änderungen zu informieren, um ihnen die Angst vor den Neuerungen zu nehmen. Damit sich die Mitarbeiter mit den Innovationen auseinandersetzen können, sind außerdem neue Arbeitszeitmodelle, mehr organisatorische Freiheiten und strukturelle Flexibilität erforderlich.

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Das sollte ebenfalls frühzeitig erfolgen, damit die Mitarbeiter und die gesamte Organisation mit den digitalen Innovationen “mitwachsen” können. Denn Fakt ist: Um die Herausforderungen der digitalen Transformation meistern zu können, benötigen Mitarbeiter Wissen. Hierbei können spezialisierte Ansprechpartner – sogenannte Digital Champions – im Unternehmen Unterstützung leisten, die sich auch mit Branchennetzwerken und -organisationen außerhalb der eigenen Organisation sowie mit der digitalen Start-up-Szene austauschen. Um digitale Kompetenzen einzelner Mitarbeiter zu fördern, ist es außerdem ratsam, Mitarbeitern Fortbildungsmöglichkeiten in Form von Vorträgen und Seminaren zu bieten.

6. Verantwortung übertragen: Wer leitet die Innovationsprozesse?

Bestenfalls wird im Unternehmen ein Zuständiger ausgewählt, der die digitale Transformation antreibt und begleitet. Hierfür kommen Entscheider aus dem Top-Management in Frage, die die Innovations- und Änderungsprozesse auf den Weg bringen und vorleben müssen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, neue Rollen zu verteilen und etwa einen Chief Digital Officer (CDO) zu ernennen.

Als oberster Digitalisierungsbeauftragter der Organisation hat dieser die Aufgabe, die Digitalisierung im Unternehmen zu leiten, neue Geschäftsmodelle zu konzipieren, neue Technologien einzuführen und das vernetzte Arbeiten in der Organisation zu fördern. Diese Punkte erledigt er strategisch, agil und teamorientiert.

Produktion und Personal sind am weitesten digitalisierte Abteilungen (Bild: Bitkom)
Einer Umfrage des Bitkom zufolge waren 2016 in deutschen Firmen die Bereiche Produktion und Personal die am weitesten “digitalisierten” Abteilungen (Bild: Bitkom)

Zusätzlich sollte externes Expertenwissen herangezogen und in einem sogenannten Digital Advisory Board gesammelt werden. Dieses Board unterstützt die Geschäftsleitung bei der agilen Transformation sowie der Organisation und dem Ausbau digitaler Kapazitäten. Darüber hinaus ermöglicht es einen objektiven Blick auf das eigene Unternehmen und trägt so dazu bei, mögliche Hindernisse im Change Prozess so früh wie möglich zu erkennen und Marktpotenziale besser zu erschließen.

Daneben lohnt es sich, ganze Innovationsteams zu bilden: Diese sind jeweils mit einem speziellen digitalen Projekt der Organisation betraut, entwickeln neue Ideen und leisten Hilfestellung bei deren Umsetzung. Die Teammitglieder befassen sich mittels eines agilen Mindsets explizit mit der Schaffung neuer digitaler Geschäftsoptionen, werden also nicht vom laufenden Tagesgeschäft gestört.

7. Welche Aspekte sollten beim digitalen Wandel des Unternehmens im Fokus stehen?

Organisationen, die sich für die digitale Zukunft rüsten wollen, sollten Teamarbeit, Agilität und Nutzerzentrierung in den Mittelpunkt stellen. Auf diese Weise werden starre Strukturen in Form von getrennten Abteilungen aufgehoben und der Weg für die Zusammenarbeit von funktionsübergreifenden Teams bereitet. Die größte Stärke dieser Teams ist der Faktor Interdisziplinarität. Das heißt, dass jeder Mitarbeiter sein spezielles Wissen in das jeweilige Innovationsprojekt einbringt und eigenverantwortlich zur Zusammenarbeit beiträgt, um das gemeinsam gesetzte Ziel erfolgreich umzusetzen.

83 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland haben in den Jahren 2013 bis 2015 Digitalisierungsvorhaben durchgeführt. Mit 98 Prozent gilt dies für nahezu jedes Unternehmen mit 150 oder mehr Beschäftigten. Bei den kleinen Unternehmen gilt dies dagegen nur für 78 Prozent (Grafik: KfW)
83 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland haben in den Jahren 2013 bis 2015 Digitalisierungsvorhaben durchgeführt. Mit 98 Prozent gilt dies für nahezu jedes Unternehmen mit 150 oder mehr Beschäftigten. Bei den kleinen Unternehmen gilt dies dagegen nur für 78 Prozent (Grafik: KfW)

Die agile Projektmanagementmethode Scrum ist hierfür ein gutes Beispiel. Hierbei werden einzelne Projekte in kleine Teilschritte aufgeteilt, auf die jeweils eine Feedbackrunde folgt. Diese projektbezogene Zusammenarbeit ermöglicht eine schnellere, flexiblere und gezieltere Umsetzung der jeweiligen Kundenanforderungen. Zudem werden Probleme durch eine hohe Transparenz der Prozesse frühzeitig erkannt, ebenso lassen sich Produktanpassungen rechtzeitig vornehmen und Lerneffekte konstant erzeugen.

Tipp der Redaktion: Diese Checkliste ist eine kurze Zusammenfassung aus dem Buch “Digital Business Leadership. Digitale Transformation – Geschäftsmodell-Innovation – agile Organisation – Change-Management“. Darin erhalten Sie noch mehr Informationen und Anregungen, die aufzeigen, wie Sie Ihre Organisation für die digitale Zukunft wappnen können.