SAP-Lizenzmanagement: Richtig Planen und Überwachen sind das A und O

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Die Lizenzbedingungen von SAP sind nicht in Stein gemeißelt: Wer die eigene Lizenzierung plant, sollte daher auch einplanen, dass Nachkäufe zu einem späteren Zeitpunkt durchaus anderen Konditionen unterliegen können, erklärt silicon.de-Gastautor Michael Grötsch, Vorstand Circle Unlimited.

In den letzten Jahrzehnten hat sich das Verhältnis von Software-Kosten zu Hardware-Kosten so dramatisch gewandelt, dass der Wert der Software den Wert der Hardware häufig um mehr als ein Zehnfaches übersteigt. Vielen Unternehmen fehlt der Überblick über diese wertvollen Software-Assets und Lizenzen. So kommt es zum Beispiel zu Überlizenzierungen oder Unterlizenzierungen, im schlimmsten Fall mit schwerwiegenden finanziellen und rechtlichen Folgen.

Michael Grötsch, der Autor dieses Gastbeitrags für silicon.de, ist Vorstand bei Circle Unlimited (Bild: Circle Unlimited)
Michael Grötsch, der Autor dieses Gastbeitrags für silicon.de, ist Vorstand bei Circle Unlimited. Das Unternehmen bietet mit cuDetect s@p ein Tool zur SAP-Lizenzoptimierung an (Bild: Circle Unlimited)

Daher sollte ein aktives Lizenzmanagement idealer Weise immer auch Teil des Risiko-Managements eines Unternehmens sein. Die Verwaltung einer großen Anzahl von SAP-Lizenzen kann eine Herkulesaufgabe für einen SAP-Systemadministrator sein. Nur mit einem aktiven und stets aktuellen Lizenzmanagement schaffen Unternehmen die nötige Transparenz, halten Compliance-Anforderungen ein und reduzieren Kosten.

SAP-Lizenzen stellen in der Regel sehr wertvolle Lizenzen für Unternehmen dar, denn sie bedürfen nicht nur in der Anschaffung besonderer Investitionen, sondern können auch hohe jährliche Pflegekosten verursachen. Da Unternehmen oft nicht nur Hunderte, sondern Tausende und Zehntausende von SAP-Lizenzen besitzen, sind insbesondere die Überwachung und das Management dieser Lizenzen von sehr großer Bedeutung.

Lizenzkosten optimieren

Wenn das IT-Budget schrumpft, müssen Unternehmen immer auf der Suche nach Wegen sein, ihre Ausgaben zu optimieren. Daher beginnt das Management von Lizenzen für SAP-Systeme nicht erst mit der Vertragsunterzeichnung mit der SAP SE als Lizenzgeber, sondern schon mit der Planung zum Vertragsinhalt und der Ausgestaltung. Hierbei ist nicht nur der vertragliche Rahmen zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses zu definieren, sondern auch zu berücksichtigen, was in den Folgejahren im Rahmen der Softwarepflege geschehen könnte.

Diese sollte genauer betrachtet werden, da SAP die zugrunde liegenden AGBs wie auch die Bestandteile und Definition der Preis- und Konditionsliste (PKL) einem Veränderungsprozess unterwirft. Das ist durchaus üblich, da der technische Fortschritt neue Regelungen notwendig macht und neue Technologien und Lösungen in die Preis- und Konditionsliste integriert werden. Gegebenenfalls entfallen auch ältere Preiskomponenten. Bei Vertragsschluss sollte auch daran gedacht werden, welche Regelungen gelten, wenn zu einem späteren Zeitpunkt Nachkäufe erfolgen.

Neue Business Functions aus den SAP Enhancement Packages werden besonders häufig in den kostenlosen Funktionen genutzt. Die DSAG vermutet, dass eine intransparente Lizenzierung von SAP viele Nutzer abschreckt. (Grafik: DSAG )
Neue Business Functions aus den SAP Enhancement Packages werden besonders häufig in den kostenlosen Funktionen genutzt. Die DSAG vermutet, dass eine intransparente Lizenzierung von SAP viele Nutzer abschreckt. (Grafik: DSAG )

Dass es für dieses Vorgehen gute Gründe gibt, zeigt die Diskussion der vergangenen zwei Jahre rund um die Lizenz der “SAP NetWeaver Foundation for Third Party Products”, die viele Bestandskunden mit Verträgen aus Anfang der 2000-er Jahre irritiert, da eine mögliche Unterlizensierung im Raum steht. Hierzu gibt es aktuell immer noch unterschiedliche Auffassungen bei der DSAG und SAP, abhängig vom Entstehungsdatum des zugrunde liegenden Vertrages. Hier unterscheidet SAP aktuell die Perioden bis einschließlich 2009, zwischen 2010 und 2015 sowie Verträge neueren Datums.

Funktionsumfang-cuDetect_s@p (Grafik: Circle Unlimited)
Der Funktionsumfang von cuDetect_s@p. Das Tool wurde für die Optimierung der SAP-Lizenznutzung entwickelt. Das Tool erfasst dazu, wie viele User mit welchen SAP-Systemen, Mandanten und Modulen arbeiten. Verantwortliche können dan mit einem Klick die Nutzungsintensität der SAP-Funktionen ermitteln. (Grafik: Circle Unlimited)

Gegebenenfalls bei Vertragsabschluss vereinbarte spezielle Absprachen sollten deshalb ergänzend zum Formularvertrag und den AGBs sowie zu den Preis- und Konditionslisten immer individuell festgehalten werden. Dazu gehört auch, inwieweit das Anwenderunternehmen zu einem späteren Zeitpunkt nach Vertragsschluss die gleichen Preislistenpositionen zu den gleichen Konditionen nachkaufen kann und ob die Rechte, die zum Zeitpunkt des Kaufs erworben wurden, auf Dauer gelten oder im Zeitablauf veränderlich sind.

Kontinuierliches “Messen, Zählen, Wiegen” der Nutzung der SAP-Software

Der Limited Professional User ist offensichtlich aus heutiger Sicht ein Vergangenheitsthema. Nur wer bis Ende 2015 als Kunde gegenüber SAP deklariert hat, wie konkret die Beschränkung der Nutzung gegenüber dem Professional User definiert ist, hat sich gegebenenfalls ein Nachkaufsrecht einräumen lassen können. Ein Neuerwerb ohne diese vorherige Definition hat wohl wenig Aussicht auf Erfolg.

Anders sieht es mit dem Thema “indirekte Nutzung” aus: Die seit mehr als zehn Jahren in den SAP AGBs und den SAP PKLs befindliche Definition hat sich im Zeitablauf gewandelt und wurde aus Sicht der DSAG ausgeweitet. Hier kämpft die DSAG für Bestandsschutz der älteren Verträge und Vertragssicherheit auch bezüglich der Zukunft. Hier ist für Unternehmen die frühzeitige Dokumentation von indirekten Nutzungsszenarien mit deren Lizenzierungsgegebenheiten sicher zu stellen und möglichst auch dieses mit SAP einvernehmlich abzustimmen.

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Das SAP-Lizenzmanagement beinhaltet nach Vertragsunterzeichnung den Prozess der kontinuierlichen Lizenzinventarüberwachung. Für Unternehmen gehört dann neben den Verträgen mit ihren Ergänzungen, zusätzlichen individuellen Vereinbarungen und ähnlichem das kontinuierliche “Messen, Zählen, Wiegen” der Nutzung der SAP-Software zu den wesentlichen Aufgaben. Nach Empfehlungen von SAP sollte dies nicht erst zum Zeitpunkt der Vermessungsaufforderung seitens SAP erfolgen, sondern regelmäßig unterjährlich in einem definierten Management- und Controlling-Prozess stattfinden.

Viele Unternehmen stellen sich hierbei drei wichtige Fragen:

  • Wie erfolgt der Anforderungsprozess für neue SAP-Nutzer innerhalb des Unternehmens?
  • Welche Rollen und Berechtigungsfestlegungen führen zu welchen Benutzerklassifikationen?
  • Oder wie kann die optimale Benutzerklassifikation gefunden werden?

Letzteres erfolgt beispielsweise unter Berücksichtigung der Rollen und Berechtigungen und des realen Nutzungsverhaltens im Zeitverlauf. Hierzu existieren in der Preis- und Konditionsliste von SAP, der ergänzenden SAP-Vermessungsanleitung sowie in weiteren Unterlagen eine Vielzahl unterschiedlicher Benutzertypen und Klassifikationen, deren Definition im Zeitverlauf gegebenenfalls auch präzisiert oder abgewandelt werden. All dieses ist zu berücksichtigen, wenn es um das unterjährige Überwachen für die periodische, im Regelfall einmal jährlich stattfindenden, SAP-Lizenzvermessung geht.

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Nutzen und Vorteile der Integration von ECM- und ERP-Software

Ein ECM-System kann besonders dort eine wichtige Ergänzung zu einer bereits bestehenden ERP-Lösung darstellen, wo geschäftsrelevante Dokumente separat abgelegt und mit ERP-Datensätzen verknüpft werden sollen, um Geschäftsprozesse vollständig digital abbilden zu können. Dieses Whitepaper beschreibt die Vorteile an einem konkreten Beispiel.

Dies ist manuell in einer komplexen SAP-Landschaft kaum mehr ohne ergänzende Software-Tools möglich. Dazu sei bemerkt, dass auch die License-Administration-Workbench in der Urfassung beziehungsweise die Überarbeitung in der Version 2.0, die seit 2015 eingeführt wird, den Anwender nicht von seiner Kontroll- und Überwachungspflicht entbindet. Denn durch mögliche fehlerhafte Grundeinstellungen und Customizing-Einstellungen kann es mit und trotz der USMM und der LAW zu einem nicht der Wirklichkeit entsprechenden Selbstauskunftsprotokoll kommen.

Fazit

Ein verlässliches und aussagekräftiges Lizenzmanagement-Tool muss heute also in der Lage sein, großteils automatisiert die Lizenzinventarüberwachung zu ermöglichen und gleichzeitig kontinuierlich die vertragliche Lizenzsituation “im Blick zu haben”. Dazu ist die Dokumentation der eingangs mit Weitsicht geplanten und geschlossenen Verträge und individuellen Vertragsbedingungen im Lizenzmanagement-System ebenso notwendig wie die Implementierung eines sicheren Kontrollprozesses, der vertragliche Änderungen aufdeckt, prüft und diese in das Lizenzmanagement einbezieht.