Zeitfresser Dokumentensuche: Verbesserungsbedarf in deutschen Büros

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Wo ist die Vorlage, welches war gleich nochmal die aktuelle Version des Auftrags? Eine aktuelle Studie geht der Frage nach, was Mitarbeiter bei der Arbeit mit Dokumenten stört und was Unternehmen besser machen könnten.

Mitarbeiter sehen erheblichen Verbesserungsbedarf im Umgang mit Dokumenten. Die Suche nach Informationen im deutschen Büroalltag ist ein Zeitfresser und sorgt nicht selten für erheblichen Frust. Wie eine aktuelle Studie zeigt, verbringen 67 Prozent der Büroarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Informationen in Rechnungen, Aufträgen, Konzepten, Korrespondenzen, Vorlagen oder anderen Dokumenten. Das drückt die Effektivität im Unternehmen in vielen Bereichen, denn kaum ein Prozess im Unternehmen kommt heute ohne Dokumente aus.

Auch ist ein großer Teil der Unternehmen nicht in der Lage zu beziffern, wie lange im Schnitt ein Dokument bearbeitet wird. Daher ist es vielfach auch nicht möglich vorherzubestimmen, in welchem Zeitrahmen eine Bestellung bearbeitet und an den Kunden geliefert wird. Prozesse für Freigaben und Abstimmungen können sich ebenfalls in die Länge ziehen.

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Die zeitaufwändige Suche sorgt außerdem für erheblichen Missmut und Frust bei den Mitarbeitern: 46 Prozent der Studienteilnehemr gaben an, dass sie mit der Dokumentenverwaltung in ihrem Unternehmen “überhaupt nicht” oder “nicht” zufrieden sind.

Die Studie, für die Kyocera zusammen mit dem Portal Statista 1000 Mitarbeiter, Freiberufler und Teilzeitkräfte aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen befragt hat, macht außerdem deutlich, wo es am häufigsten hakt: Knapp ein Viertel der Mitarbeiter hat “sehr häufig” Probleme, die aktuellste Version eines Dokuments zu finden. Für 27 Prozent sei es schwierig, die richtigen Dokumentenvorlagen zu finden. Immerhin erklären 46 Prozent, damit keine Probleme zu haben. Rund 23 Prozent fragen sich dagegen regelmäßig, ob alle relevanten Personen die für sie bestimmten Dokumente tatsächlich auch erhalten haben.

Eine Möglichkeit, die Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen besser in den Griff zu bekommen, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementystems (DMS). Grundsätzlich scheinen die Mitarbeiter solchen Lösungen aufgeschlossen gegenüber zu stehen. Laut Studie würden 65 Prozent der Mitarbeiter die Unterstützung durch eine Software begrüßen. 34 Prozent glaubt dagegen, ohne eine Software-Lösung besser da zu stehen. Unter denjenigen, die bereits mit einem DMS arbeiten, ist allerdings nur etwa die Hälfte mit der aktuell verwendeten Lösung zufrieden.

Weitere Informationen zum Thema Dokumentenmanagement und Mitarbeiterzufriedenheit finden Sie in der vollständigen Studie.

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