Microsoft ergänzt Office 365 um Workplace Analytics

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Das Werkzeug steht Kunden mit einem Enterprise-Abonnement von Office 365 zur Verfügung. Es analysiert metadeten der Office-365-Nutzung und erlaubt dadurch Rückschlüsse auf die Arbeitsweise. Ob die Nutzung mit deutschem Arbeitsrecht vereinbar ist, ist trotz einiger Datenschutzfunktionen noch unklar.

Workplace Analytics ist nun für sämtliche gewerbliche Office-365-Abonnenenten als Add-on allgemein verfügbar. Mit Workplace Analytics verspricht der dafür zuständige Microsoft-Manager Ryan Fuller, bisher unbekannte Einblicke in das Nutzerverhalten, die dazu genutzt werden können, die Produktivität, die Effizienz der Belegschaft und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen.” Dazu greift Workplace Analytics bei Office 365 zahlreiche Metadaten auf und bereitet die für die Vorgesetzten anschaulich auf.

Zu den gesammelten Daten gehören bei der E-Mail-und der Kalendernutzung unter anderem auch Absender und Empfänger, Betreffzeilen und Zeitstempel. Laut Fuller bekommen Verantwortliche so Einblicke, “wie die Organisation zusammenarbeitet und wofür sie ihre Zeit aufwendet“. Workplace Analytics verwandle diese digitalen Nebenprodukte der alltäglichen Arbeit, die ohnehin entstünden, in eine Reihe von Verhaltensmetriken, die genutzt werden könnten, um zu verstehen, was in der jeweiligen Organisation vor sich geht.

Workplace Analytics gibt detaillierte Einblicke in das Nutzungsverhalten vn Office-365-Anwendern (Screenshot: Microsoft)
Workplace Analytics gibt detaillierte Einblicke in das Nutzungsverhalten vn Office-365-Anwendern (Screenshot: Microsoft)

In seiner Ankündigung weist Fuller darauf hin, dass Microsoft in Workplace Analytics Privatsphäre und Compliance-Funktionen eingebaut habe. So hätten Kunden die Kontrolle über die in Office 365 gesammelten Daten und könnten entscheiden, wie sie die Einblicke in das Arbeitsverhalten ihrer Angestellten nutzen wollen. Zudem nutze Workplace Analytics nur aggregierte und anonymisierte Metadaten. Auf eine Anfrage von silicon.de, ob das Angebot auch und wenn ja in welcher Form für deutsche Office-365-Nutzer zur Verfügung stehen wird und ob bestimmte Änderungen notwendig und möglich sind, um deutschem Arbeitsrecht zu genügen, hat Microsoft bislang nicht geantwortet.

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Dass Workplace Analytics nicht primär als Tool zum Ausspähen und Überwachen einzelner Mitarbeiter gedacht ist, zeigt ein Anwendungsbeispiel, das Fuller in seiner Ankündigung anführt. Demnach hat die Vertriebsabteilung einer großen Firma Workplace Analytics genutzt, um Kollaborationsmuster der Mitarbeiter mit der besten Leistung insgesamt zu erfassen und dann mit den Mustern der restlichen Kollegen in ihrer Gesamtheit zu vergleichen.

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Neben einigen eher vorhersehbaren Merkmalen seien dabei auch weniger offensichtliche Parameter für den Erfolg sichtbar geworden, darunter etwa der Umfang des internen Kontaktnetzwerks der Person. Dies könne ihr etwa helfen, auf Anfragen von Kunden schneller und präziser zu reagieren, weil bekannt sei, wo fehlende Informationen beschafft werden können.

Ein anderer Microsoft-Test-Kunde habe Workplace Analytics erfolgreich verwendet um herauszufinden, wie sich die interne Führung durch veränderte Arbeitsweisen verbessern lässt. Und ein drittes Unternehmen habe mit Workplace Analytics in Zusammenarbeit mit der Immobilienfirma CBRE die Planung von Büroflächen optimiert. Die Analyse der Metadaten des Office-365-Kalenders habe hier Einblicke in die Zeiten gegeben, die erforderlich sind, um sich zu Meetings zu begeben. Durch die daraus abgeleiteten Veränderungen habe sich dieser Aufwand um 46 Prozent reduzieren lassen. Pro Woche wurde den 1200 Angestellten so insgesamt ein Zeitaufwand von 100 Stunden erspart.

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