Going Mobile: So nutzen Unternehmen ihr Potenzial

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Wird Mobility zur strategischen Entscheidung, eruieren Projektmanager, Produktverantwortliche und IT-Leiter, wie sich mobile Technologien in internen und kundenorientierten Geschäftsprozessen effektiv integrieren lassen, um neue Potenziale zu nutzen. Mobile Capture spielt dabei eine wichtige Rolle.

Die ganze Welt macht mobil. Im Jahr 2020 soll es weltweit 10 Milliarden mobile Endgeräte geben, das globale Bruttoinlandsprodukt dieser Branche wird auf 4,2 Billionen Dollar geschätzt. Das mobile Datenvolumen wird sich bis dahin verfünffachen.

Viele Menschen werden nahezu ständig mobil sein und die Nachfrage nach interaktiven, rund um die Uhr erreichbaren Services in einer schnelllebigen, digitalen Welt wird weiter steigen. Für jedes Unternehmen ist das eine Herausforderung, aber auch eine enorme Chance, neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Dr. Rainer Pausch, der Autor dieses Gastbeitrags für silicon.de, ist Product Group Head, SDK Products, bei ABBYY. (Bild: ABBYY)
Dr. Rainer Pausch, der Autor dieses Gastbeitrags für silicon.de, ist Product Group Head, SDK Products, bei ABBYY. (Bild: ABBYY)

Mobilität erhöht nachweislich (PDF) die Effizienz und ermöglicht erst die digitale Transformation. Ein untrüglicher Indikator dafür ist die App-Industrie, deren Marktvolumen explosionsartig angewachsen ist. Vor kurzem noch kaum vorstellbare Innovationen verschlanken Prozesse und erleichtern die Arbeit – vom Arzt, der medizinische Bilder auf sein iPad holt, über Kunden, die von mobilen Dienstleistungen profitieren, bis hin zu Fachpersonal, das Informationen mit dem Smartphone aus Dokumenten extrahiert und direkt in Berichte einbindet.

Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern

Mobile Endgeräte bieten wie kaum eine andere Technologie die Chance, die Produktivität im Unternehmen zu steigern: Daten und andere Informationen werden an Ort und Stelle – am “Point of Engagement” – direkt via Smartphone oder Tablet erfasst und an die Backendsysteme und Prozesse des Unternehmens zur weiteren Verarbeitung übergeben. Durch das automatisierte, sekundenschnelle Einlesen von Informationen aus Dokumenten werden Prozesse um ein Vielfaches kundenfreundlicher.

Technologien, mit denen Mitarbeiter geschäftsrelevante Daten mit der Kamera des Mobilgeräts einlesen können, lassen die Aktenstapel auf den Schreibtischen verschwinden. Oder sie ermöglichen den Außendienstmitarbeitern die Kundenregistrierung oder Schadenaufnahme vor Ort per Tablet.

Ob die Übergabe von Mietwagen, das Registrieren von Hotelgästen oder die Aufnahme von Patienten im Krankenhaus – Menschen sind mobil unterwegs und jede Branche kann vom Potenzial der Mobilität profitieren.

Beispiel: Kundendaten an Ort und Stelle erfassen

Mitarbeiter, die einen Mietwagen beim Kunden abliefern, sparen enorm viel Zeit, wenn sie die Identifizierungsdaten einfach mit einem mobilen Gerät vom Führerschein oder Ausweis einlesen – das manuelle Erfassen vor der Haustür des Kunden und das nachträgliche Abtippen aus einem Fotobeleg in der Niederlassung entfallen.

DMS (Bild: Shutterstock//weerayut-ranma)
Technologien, mit denen Mitarbeiter geschäftsrelevante Daten mit der Kamera des Mobilgeräts einlesen können, lassen die Aktenstapel auf den Schreibtischen verschwinden. (Bild: Shutterstock//weerayut-ranma)

Manuelle Prozesse verursachen oft Datenfehler, die durch die direkte und automatisierte Datenübertragung in die Unternehmenssysteme vermieden werden. Zudem bietet sich die Möglichkeit, Daten in Echtzeit abzugleichen und durch Referenzieren und Checks gegen interne Regelwerke Betrugsversuche aufzudecken. Anwendungen, die unternehmensrelevante Daten einlesen, ohne ein Bild des Originaldokuments zu machen, unterstützen zusätzlich Datenschutzstandards wie die Datenschutz-Grundverordnung der EU (General Data Protection Regulation).

Nahezu alle Mitarbeiter nutzen heute mobile Endgeräte – ob nun privat oder geschäftlich. Dies sollten Unternehmen nutzen, um zeitintensive Routinearbeiten und profane interne Prozesse zu vereinfachen. Enterprise Mobility Apps erzeugen hier zwar keinen zusätzlichen Umsatz, doch sie tragen dazu bei, die Produktivität und Effizienz im Unternehmen zu erhöhen. Denn Mitarbeiter haben so mehr Zeit, sich um ihre Kernaufgaben zu kümmern.

Beispiel: Reisekostenabrechnung

Nicht nur die Menge der Reisekostenabrechnungen, auch der buchhalterische Aufwand nimmt für Unternehmen, Behörden und Organisationen stetig zu. Mitarbeiter verbringen viel Zeit damit, Spesenabrechnungen mit dem Nachweis über alle Kosten einzureichen. Das trägt kaum zur Produktivität bei.

Wenn aber die Rechnungen direkt vor Ort auf der Dienstreise mit dem Smartphone erfasst und verarbeitet werden, spart das nicht nur Zeit und entlastet die Mitarbeiter, sondern die Kosten können auch sofort vom zuständigen Management überprüft und genehmigt werden. Eine perfekte Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und Mitarbeiter zu motivieren.

Augenfällige Beispiele für die Vorteile von Mobile Capture sind mobile Banking-Apps oder Apps im Gesundheits- und Versicherungsbereich. (Bild: ABBYY)
Augenfällige Beispiele für die Vorteile von Mobile Capture sind mobile Banking-Apps oder Apps im Gesundheits- und Versicherungsbereich. (Bild: ABBYY)

Gesteigerte Kundenzufriedenheit mit Mobile Capture

Für Kunden sind “Dienstleistungen auf Abruf” heute selbstverständlich – ob nun Online-Sofortkredit, Pizzaservice, Mietfahrräder oder beim Buchversand. Sie erwarten schnellen Zugriff auf Informationen und Services rund um die Uhr – egal wo sie sind. Der Wettbewerb ist so stark wie nie und Unternehmen riskieren bei langsamer Reaktion, Kunden zu verlieren. Ermöglichen Unternehmen deshalb den einfachen, überall und in Echtzeit möglichen Austausch von Informationen über mobile Endgeräte, gefällt das den Kunden, stellt sie das zufrieden und macht sie das zu Bestandskunden.

Doch das ist noch nicht alles. Der Trend geht zu Technologien, die mit einer leistungsstarken Bildverarbeitung die Kamera eines Smartphones in ein mobiles Texterfassungsgerät verwandeln. Das wird Mobile Capture genannt. So können Kunden Daten aus vielen Arten von Dokumenten für die automatische Verarbeitung selbst einlesen und in eine mobile Kunden-App beziehungsweise direkt in die Backendsysteme schicken.

Beispiele sind mobile Banking-Apps oder Apps im Gesundheits- und Versicherungsbereich. Das führt zu einer besseren Datenqualität und einer höheren Effizienz, während Kunden ihre zur Verfügung gestellten Daten jederzeit einsehen und kontrollieren können. Auch dies steigert die Kundenzufriedenheit.

Beispiel: Versicherungsfall

Mit mobiler Erfassungstechnologie können Versicherungskunden mit ihrem Smartphone ihre Ansprüche vor Ort dokumentieren, in direkt verarbeitungsfähige Daten verwandeln und so die Schadenbearbeitung beschleunigen. Bei einem Verkehrsunfall beispielsweise kann ein Kunde das Geschehen nachweisen, indem er Fotos vom Schaden macht und diese zusammen mit Belegen und Versicherungsdaten via Handy an die Schadenstelle des Versicherers sendet – per E-Mail oder auch per Upload in ein Kundenportal.

Die Schadenmeldung über Onlineformulare hat bereits zu Vereinfachungen für die Unfallbeteiligten geführt. Doch wie viel bequemer und genauer wäre es, wenn Versicherte beispielsweise ihr Smartphone einfach nur auf den Tachometer und die Fahrzeugpapiere richten, und Kilometerstand sowie die Fahrzeugidentifizierungsnummer werden automatisch in eine App oder ein Formular übertragen – ganz ohne Abtippen oder Foto?

Doch unabhängig welches Endgerät zum Einsatz kommt oder um welchen Anwendungsfall es sich handelt – sowohl Mitarbeiter als auch die stets mit dem Internet verbundenen Kunden erwarten eine zuverlässige und zeitnahe Interaktion und intuitive Nutzererfahrung, wenn es um den Zugriff auf Daten geht. An dieser Stelle kommen Cloud-Services ins Spiel, denn sie gelten als einer der wichtigsten Treiber für Mobilität.

Mobilität und Cloud – zwei starke Partner

Die Cloud – wie auch immer man sie definiert – bietet ungeahnte Möglichkeiten, das Potenzial von Mobility zu nutzen. Kein Wunder, dass bereits 93 Prozent der Unternehmen Cloud-Technologie in irgendeiner Weise verwenden. Sie erlaubt Anwendern den Zugriff auf Backendsysteme jederzeit, an jedem Ort und von jedem ihrer Geräte. Durch das Skalierungspotenzial können Sachbearbeiter wie Buchhalter und Wirtschaftsprüfer auch in Spitzenzeiten den Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Dokumenten mühelos beherrschen.

Tipp der Redaktion

Die besten Apps für Business-Trips

Smartphones sind unterwegs nicht nur als Kommunikations-Tool und für den Internetzugang nützlich. Zahlreiche Apps helfen, sich auf Reisen besser zurechtzufinden. Die silicon-Redaktion stellt 20 spannende, praktische und nützliche Apps vor.

Darüber hinaus bieten sich Kostenvorteile durch die Zeitersparnis und Investitionen in die eigene IT-Infrastruktur und deren Wartung entfallen. Hinzu kommt noch ein weiterer Vorteil: Cloud-basierte Erfassungs- und Texterkennungs-Dienste lassen sich besonders einfach in mobile Anwendungen integrieren, Verarbeitungsprozesse werden in die Cloud verlagert und das hält Apps “schlank und agil”.

Intelligente Technologien erweitern mobile Softwareanwendungen

Mobilität spielt bei Softwareherstellern eine immer größere Rolle in der Produktstrategie. Nicht nur bei der Entwicklung von Consumer-Apps für die Reiseplanung oder die Steuererklärung. Sondern auch als mobile Apps für Industriekunden, die eine Unternehmenslösung ergänzen. Anwendungen, die heutigen Standards entsprechen, sollten also den mobilen Kanal optimal integrieren – sei es bereits im Betriebssystem oder als App für die Dateneingabe.

Mit Smartphones und Tablets braucht heute eigentlich keiner mehr einen Scanner. Entwickler erweitern durch Mobile- und Cloud-Technologien Anwendungen um neue Funktionen und bieten so die Möglichkeit, per Mobile Capture analoge oder digitale Formate in direkt verwertbare Daten umzuwandeln und sofort nutzbar zu machen.

Mobility wird so zu einem festen und zentralen Bestandteil der IT-Strategie heutiger Unternehmen. Durch neue und intuitivere Produkte und Dienstleistungen lässt sich Mehrwert für die Kundenerfahrung schaffen und neue Marktsegmente erschließen. Mit Mobile Capture ermöglichen Unternehmen sowohl Kunden als auch Mitarbeitern den nächsten Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation.