Unternehmen sehen Workplace anders als Mitarbeiter

Workspace

Mobilisierung sowie das Streben nach weniger Kosten und mehr Effizienz verändern Arbeitsplätze und damit auch die IT dort grundlegend. Mit dem Thema, wie ein Workplace der Zukunft aussehen könnte, befasste sich eine IDC-Veranstaltung.

Die meisten Anbieter betrieblicher Hard- und Softwarelösungen haben inzwischen Produkte und Services im Angebot, mit denen sich der Arbeitsplatz, egal, wo er sich befindet und welches Endgerät genutzt wird, in die sichere betriebliche IT-Umgebung einbinden lässt. Dabei gibt es Lösungen für unterschiedliche Ebenen und Aspekte dieses Projektes. HP beispielsweise bietet das Endgerät samt Support als Dienstleistung an (Desktop as a Service), VMware verweist auf seine Produktlinien Horizon und Workspace One , während Dell EMC seine Latitude-Convertibles für den Einsatz in den Workspaces von heute für besonders geeignet hält.

Softwareunternehmen wie Ivanti, ein durch diverse Zukäufe und Merger entstandenes Konglomerat von Infrastrukturspezialisten wie Landesk, Heat Software und Appsense, kümmert sich insbesondere um das Management der Software, die dem mobilen Mitarbeiter auf dem jeweiligen Endgerät zur Verfügung gestellt wird, aber auch um Sicherheit und diverse andere Infrastrukturfragen. Speziallösungen wie die von Igel Technology oder ASG finden ebenfalls Freunde.

Zeit zum Nachdenken bieten die "Think Workspaces" in Microsofts neuer Deutschlandzentrale. (Bild: Microsoft)
Mit den neuen technischen Möglichkeiten machen sich Firmen auch verstärkt Gedanken über die räumliche Organsiation ihrer Büros. So bieten zum Beispiel die “Think Workspaces” in Microsofts neuer Deutschlandzentrale ausdrücklich Zeit zum Nachdenken. (Bild: Microsoft)

Igel bietet im Rahmen seines Client- und Endpoint-Portfolios einen USB-Stick, mit dessen Hilfe ein konventioneller Windows-Laptop zur Igel-Infrastruktur kompatibel gemacht werden kann. Er ist nur etwa so groß wie ein Daumennagel. ASG offeriert eine Softwarelösung, die bei der Bereitstellung der individuellen Arbeitsumgebungen auf den Rechnern jedwede Nutzungs- und Konfigurationsvorlieben der Anwender berücksichtigt – auch dann, wenn diese sich auf Services auf dem Web wie Box oder Dropbox beziehen. Die Zugänge zu all diesen Diensten lassen sich bei einem Abschied des Mitarbeiters vom Admin mit einem Klick löschen.

Wie bewerten Arbeitgeber derzeitige und geplante Workspaces?

Dies sind nur einige von weitaus mehr Beispielen, doch sie zeigen, was heute möglich ist. Aber wie bewerten Arbeitgeber die derzeitigen und geplanten Workspaces, und sehen ihre Mitarbeiter das genauso? Mit dieser Frage befasste sich eine von diversen Unternehmen gesponsorte Studie von IDC. Auffällig ist, dass zwar unter den Befragten 93,6 Prozent Vollzeitangestellte waren, von diesen jedoch nur 13,5 Prozent Frauen. Fraglich ist, warum nicht auch die dank Zeitknappheit besonders auf Effizienz angewiesenen Teilzeitkräfte einbezogen wurden.

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Insgesamt lässt das Mitarbeiter-Panel den Schluss zu, dass nicht die im Grunde während ihrer Gesamtarbeitszeit an der IT sitzenden internen Backoffice-Kräfte befragt wurden, sondern hauptsächlich Außendienstler oder Support-Kräfte, die im Feld unterwegs sind. Die Studie macht leider keine Angaben dazu, welche Funktionen die von ihnen Befragten in den Unternehmen ausüben. Ein gleichmäßig über alle Funktionsgruppen reichendes Befragtenprofil dürfte aber eher nicht zu Grunde liegen, sonst müsste der Anteil weiblicher Befragter doch höher sein, und die Antworten wären womöglich an einigen Stellen anders ausgefallen.

 Erwartungen von Mitarbeitern erzwingen geradezu mobilisierte, ortsflexible Workplacekonzepte. (Bild: IDC )
Erwartungen von Mitarbeitern erzwingen geradezu mobilisierte, ortsflexible Workplacekonzepte. (Bild: IDC)

Auffällig ist auch, dass die Zahl der Antwortenden stark differiert. So haben bei vielen Fragen deutlich mehr Vertreter der Unternehmensseite als Mitarbeiter die Fragen beantwortet – was einer Umkehrung der realen Zahlenverhältnisse in den Firmen entspricht und womit Mitarbeiter deutlich unterrepräsenttier sind.

Die Ansichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern über Ziele und Prioritäten weichen durchaus signifikant voneinander ab. So ist es für die Mitarbeiter mit 79,3 Prozent Nennungen bei weitem das wichtigste Thema, dass Arbeitszeitmodelle samt der Frage der Remote- oder Home-Arbeit gründlich überdacht werden. Auf Platz 2 folgen mit 7 Prozent Abstand Mobilität und Technologie.

Unternehmen betonen Mobilität und Technologie

Unternehmen machten hier insgesamt weniger Angaben und sehen mit 56,8 Prozent Mobilität und Technologie auf Platz 1. Auf Platz 2 steht für sie die oben angesprochene Frage des Arbeitsortes mit knapp 48 Prozent der Nennungen.

Dieser Mini-USB-Stick von Igel reicht, um einen Windows-Laptop in eine UNIX-basierende Workplace-Lösung von Igel zu integrieren. (Bild: Rüdiger)
Dieser Mini-USB-Stick von Igel reicht, um einen Windows-Laptop in eine UNIX-basierende Workplace-Lösung von Igel zu integrieren. (Bild: Rüdiger)

Während die Veränderung der Unternehmenskultur und neue Formen der Zusammenarbeit für die Mitarbeiter mit jeweils über 61 Prozent Prozent ein recht wichtiges Thema ist, liegt das Thema Zusammenarbeit bei den befragten Unternehmensvertretern zwar mit 43,5 Prozent auf Platz 4 der Prioritätenliste, doch die neue Unternehmenskultur rangiert mit nur 34,4 Prozent deutlich weiter unten. Mitarbeiter wollen im Rahmen von BYOD-Konzepten zu knapp 42 Prozent eigene Geräte nutzen, bei den Unternehmen rangieren solche Konzepte bei knapp 29 Prozent der Nennungen weiter unten auf der Prioritäten-Skala.

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Auch bei der Frage danach, wie weit die Entwicklung in Hinblick auf den Arbeitsplatz der Zukunft schon gediehen ist, gibt es unterschiedliche Einschätzungen: Etwa 61 Prozent der Unternehmen sehen sich weit oder sehr weit fortgeschritten, bei den Mitarbeitern sagen dies lediglich knapp 21 Prozent. 36,9 Prozent der Mitarbeiter sind der Ansicht, das Thema stecke noch in den Anfängen. Diese Einschätzung teilt kein einziger Befragter der Unternehmensseite, allenfalls sieht man sich am Anfang der Entwicklung (38,5 Prozent).

Auch so kann es in einem Büro aussehen. Umgesetzt hat diese Variante Google in seinem Entwicklungszentrum in München (Bild: silicon.de)
Auch so kann es in einem Büro aussehen. Umgesetzt hat diese Variante Google in seinem Entwicklungszentrum in München (Bild: silicon.de)

Wie werden Mitarbeiter in die Neugestaltung von Workplaces einbezogen? Hier geben 36,2 Prozent der Unternehmen an, Befragen durchzuführen, 31,2 Prozent fortlaufende Information, 29,7 Prozent die Erstellung von Bedarfsanalysen und 24,3 Prozent die Errichtung von Arbeitsgruppen an. Weiter werden Nutzerprofile erstellt und selbstorganisierte Teams gebildet. Die Anwender sind zu 73 Prozent zumindest einigermaßen zufrieden mit den ergriffenen Maßnahmen.

Die acht wichtigsten Ziele neuer Workplace-Konzepte sind mehr Flexibilität sowie Agilität und gesteigerte Produktivität, höhere Mitarbeiterzufriedenheit, bessere Zusammenarbeit und Kommunikation, höhere Attraktivität als Arbeitgeber, eine moderne Unternehmenskultur, mehr Kundennähe und geringere Fixkosten. Alle erhalten 30 oder mehr Prozent Nennungen, wobei Flexibilität und Agilität auf Rang eins stehen.

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Mitarbeiter sind heute mit Konnektivität, Mobilität und Video aufgewachsen oder vertraut. Sie nutzen die dazu erforderlichen Technologien privat und auch für die Arbeit bereits jetzt intensiv. Nun gilt es, diese Technologien und ihre Möglichkeiten in Unternehmen strategisch einzusetzen.

Mitarbeiter wünschen sich von ihrem Workplace-Modell vor allem flexiblere Arbeitszeiten, standortunabhängigen Datenzugriff, schnelle Netzwerkanbindung, papierloses Arbeiten (alle 60 oder mehr Prozent Nennungen). Ebenfalls wichtig sind einfaches Dokumentensharing, ein sicherer Job, weniger Präsenzpflicht (alle zwischen 50 und unter 60 Prozent). Dazu kommen zahlreiche weitere erwartete Vorteile.

Doch neben diesen positiven Seiten gibt es auch Risiken, deren Wahrnehmung zwischen der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite sich partiell ähnelt. Beide nämlich fürchten in erster Linie eine größere Abhängigkeit von der IT und einer Internetverbindung. Am zweithäufigsten wird der Zwang zur permanenten Verfügbarkeit als Kundenerwartung genannt, als Nummer Drei Überwachung durch Technologie und an vierter Stelle weniger Freizeit für den Einzelnen Risiko Nummer fünf sind unsichere Arbeitsverhältnisse, wobei Arbeitgeber in diesem Zusammenhang auch eine Verlagerung des unternehmerischen Risikos befürchten.

Dass es dennoch auf keinen Fall “ohne” geht, belegen die Aussagen der Arbeitnehmer, wenn es um Erwartungen an neue Arbeitgeber geht. Ganz oben stehen nämlich flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten. Beides lässt sich ohne ein modernes Workplace-Konzept nur schwierig umsetzen.

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