Rainer Downar

ist als Executive Vice President Central Europe für das Deutschlandgeschäft sowie Schweiz, Österreich und Polen bei der Sage GmbH verantwortlich.

Office-AnwendungenSoftware

Buchführung per Chatbot – ist das möglich?

Buchhaltung im Chat? Tatsächlich beschäftigt sich Software-Anbieter Sage mit dieser Möglichkeit und wenn man den Blog von Deutschlandgeschäftsführer Rainer Downar gelesen hat, klingt das eigentlich ganz einleuchtend.

“Viel zu lange mussten wir lernen, wie ein Computer zu sprechen. Es ist Zeit, dass Computer lernen, wie wir zu sprechen”, sagte die Expertin in den Bereichen maschinelle Lernverfahren, künstliche Intelligenz und Produktinnovation Kriti Sharma auf dem Sage Summit Ende Juli in Chicago. Sie leitet bei Sage das Projekt Pegg. Dabei handelt es sich um ein Chatbot, das die Buchführung für kleine Unternehmer enorm vereinfachen soll.

Wikipedia definiert den Begriff des Chatbots so: “Chatterbots, Chatbots oder kurz Bots sind textbasierte Dialogsysteme. Sie bestehen aus einer Textein- und -Ausgabemaske, über die sich in natürlicher Sprache mit dem dahinterstehenden System kommunizieren lässt.”

Die Idee, ein solches System als virtuellen Assistenten für Aktivitäten in dem gut strukturierten Datenbereich der Buchhaltung einzusetzen, hat für Startups und Unternehmer von kleinen mittelständischen Betrieben einen besonderen Reiz.

"Steven schuldet Dir 5200 Dollar und was ist Deine Lieblingsfarbe?" Buchhaltung über einen intelligenten Chatbot. (Bild: Sage)
“Steven schuldet Dir 5200 Dollar und was ist Deine Lieblingsfarbe?” Buchhaltung über einen intelligenten Chatbot. (Bild: Sage)

Über einen solchen Bot können zum Beispiel Belege innerhalb von Messaging-Apps wie Facebook Messenger oder Slack erfasst und verwaltet werden. Damit kann man die bisherige Zettelwirtschaft – die Sammlung aus Belegen, Rechnungen oder Lieferscheinen – hinter sich lassen. Und zwar ohne befürchten zu müssen, dass sich der Steuerberater am Ende des Monats, über fehlende Unterlagen beklagt.

Was Kriti Sharma mit ihrem Satz zu den lernenden Computern so provozierend in die Runde wirft – Computer sollen unsere Art und Weise der Kommunikation verarbeiten können – bezieht sie auf ihr eigenes Chatbot-Projekt Pegg. Ein Blick darauf macht deutlich, worauf Sharma abzielt: Nicht der Nutzer soll sich an ein Computerprogramm anpassen müssen (und zum Beispiel ein Formular genauso ausfüllen, wie es die Software vorschreibt), sondern es soll umgekehrt sein: Der Nutzer des Programms soll einen Inhalt so formulieren dürfen, wie er es gewohnt ist – und zwar egal, wo er sich gerade aufhält.

Auf die Buchhaltung bezogen heißt das: Der Anwender des Chatbots kann einen Geschäftsvorfall einfach wie eine SMS texten oder diktieren. Die Informationen werden dann sofort am Punkt der Aufnahme in digitale Form umgewandelt und stehen hinterher für die Buchhaltung zur Verfügung. Falls noch Punkte bei der Buchführung offen sind – zum Beispiel weil die Adresse einer Reise bei der Reiseabrechnung fehlt – fragt der Bot danach und führt den Nutzer so ganz intuitiv durch die Abrechnung.

Auch Fragen nach dem Umsatz oder der Ausgabensituation lassen sich so an den Bot stellen. Das Programm reagiert auf die Fragen umgehend und schickt die Antwort. Und dort, wo in der strukturierten Datenbank im Hintergrund keine Daten für eine Antwort zur Verfügung stehen, weist der Chatbot auf mangelnde Informationen hin.

Vereinfachung per Meilenstiefel

Für den Anwender ist diese Vereinfachung ein Schritt per Meilenstiefel in die digitalisierte Buchführung: Er oder sie kann sich nicht nur das Ordnen von Belegen, die Dateneingabe und die Archivierung einfach machen, es sind auch keine BWL-Kenntnisse erforderlich. “Der Endnutzer soll vom Buchhaltungsaufwand überhaupt nichts mitbekommen”, bekräftigte die Pegg-Projektleiterin.

Da Instant Messaging-Kommunikationsdienste schon heute von mehr als zwei Milliarden Menschen weltweit genutzt werden, hat die Idee des Chatbots die Chance, auf fruchtbaren Boden zu fallen. Vor allem bei kleinen Unternehmen, deren Anzahl durch das so genannte Sharing-Economy-Prinzip und dem Trend zu immer mehr Freelancern exponentiell wächst. Nutzer von Messaging-Apps loggen sich schon heute mindestens neunmal am Tag ein.

Pegg übernimmt die Buchung von Spesen. (Bild: Sage)
Pegg übernimmt die Buchung von Spesen. (Bild: Sage)

Pegg soll auf Slack, die derzeit am schnellsten wachsende Enterprise Messaging App, und dem Facebook Messanger laufen. Der Chatbot für die Buchhaltung passt übrigens genau ins Konzept von Jason Shellen, der Head of Platform bei Slack ist, der sagt: “Die Idee, Auslagen ganz einfach per Textnachricht an Pegg zu schicken, ohne sich über das Erfassen und Archivieren von Papierbelegen Gedanken machen zu müssen, entspricht ganz unserer Vision für den Arbeitsplatz der Zukunft.”

Wenn dann auch noch die Digitalisierung in den Behörden soweit fortschreitet, dass (private) Steuererklärungen in fünf Minuten vom Tisch sind, wie Nicola Beer im Deutschlandradio Kultur skizziert, dürfte die Buchhaltung auch von dieser Seite einen großen Schritt weiterkommen und die Bürokratie immer weniger zum Hemmschuh für Entrepreneure werden!

Tipp für frühe Nutzer des Chatbots: Der erste Bot im Bereich Rechnungswesen ist jetzt als Beta-Version erhältlich. Neue Nutzer können sich unter www.hellopegg.io registrieren und erste Erfahrungen damit machen.