John Newton

John Newton ist Gründer und Chief Technology Officer von Alfresco und ist einer der Pioniere des Enterprise-Content-Management (ECM). Der Berkeley-Absolvent zählt zu den Gründern des Content-Management-Spezialisten Documentum und war in der Gründungsmannschaft des Datenbank-Spezialisten Ingres.

SoftwareZusammenarbeit

Collaboration für die jungen Digitalen

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Die “Millennials” – die Generation in der vernetzten Welt – fordert moderne Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Traditionelle Tools sind da wenig hilfreich, findet Alfresco CTO John Newton. Aber “Was ist zu tun?”

Die produktivsten Mitarbeiter von heute sind der wahre Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens – sie teilen wertvolle Erkenntnisse und Erfahrungen mit anderen, gestalten Entscheidungen mit und stoßen Veränderungen an. Sie werden nicht nur für ihre intellektuelle Arbeit bezahlt, sondern auch dafür, dass sie mit Team-Kollegen, Externen, mit Partnern, Lieferanten oder anderen Herstellern in einer immer globaleren Arbeitswelt erfolgreich zusammenarbeiten und so zum Unternehmenswachstum beitragen.

Allerdings ändert sich die Zusammensetzung dieser Gruppe: Zwei Drittel der Belegschaft bestehen heute bereits aus Millennials, also nach 1980 geborenen Mitarbeitern, sowie aus der Generation X, den 36- bis 50-Jährigen. Ihre Arbeitsweise unterscheidet sich deutlich von der älterer Kollegen. Sie wollen die Dinge schnell, locker und effizient erledigen und dazu suchen sie sich die passenden Werkzeuge selbst aus. Das gilt speziell für die Millennials: Dies ist die erste Generation, die schon in einer vernetzten Welt groß geworden ist. Die meisten von ihnen erinnern sich nicht an eine Zeit ohne Computer, Smartphones oder Internet.

Die junge Generation verstehen

Wir wollten genau verstehen, was dieser Generationenwechsel für die Arbeitswelt bedeutet. Deshalb haben wir eine Umfrage unter 753 sogenannten Knowledge Workern in Auftrag gegeben und folgendes gelernt:

  • Über die Hälfte der Millennials (60 Prozent) und der Generation X (56 Prozent) nutzen öffentlich zugängliche Plattformen wie Dropbox, Google Drive, iCloud und Instagram für das Teilen geschäftlicher Inhalte. Im Vergleich: Nur 38 Prozent der Babyboomer – also Mitarbeiter über 50 Jahre – verwenden diese Plattformen.
  • 32 Prozent der Millennials arbeiten über ihre mobilen Endgeräte mit anderen zusammen. Dem stehen 23 Prozent der Babyboomer gegenüber.
  • Fast die Hälfte der Millennials (45 Prozent) bevorzugen Chat oder SMS für die Zusammenarbeit mit Kollegen, Händlern oder Partnern. Dagegen sind für 36 Prozent der Babyboomer Chat oder SMS die am ineffektivsten Mittel zur Teamarbeit.
  • 40 Prozent der Millennials bevorzugen Online-Meetings gegenüber persönlichen Treffen, das gilt jedoch nur für 26 Prozent der Babyboomer.

Millennials sind mit den Anwendungen, die ihnen für die Teamarbeit im Unternehmen geboten werden, nicht glücklich. Die Umfrage ergab, dass 59 Prozent der Fachkräfte – über alle Altersgruppen hinweg – mit der von ihrem Arbeitgeber betriebenen Collaboration-Software unzufrieden sind.  Betrachten man nur die Millennials, so lag der Anteil sogar noch weit höher: 71 Prozent erklärten, dass sie Schwierigkeiten im Umgang mit diesen Werkzeugen hätten, verglichen mit 45 Prozent der Babyboomer.

Was können Unternehmen tun?

Das Problem: Unter den Millenials und der Generation X finden sich besonders viele technisch versierte Mitarbeiter, die aktiv nach effizienten Werkzeugen für ihre tägliche Arbeit suchen. Stellt ihr Arbeitgeber keine ihrer Meinung nach geeigneten Tools zur Teamarbeit bereit, finden sie für sich eine anderweitige Lösung. Wenn sich Mitarbeiter dabei auf Lösungen einlassen, die nicht für den Business-Einsatz gedacht sind, kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben. Sicherheit und Datenschutz bleiben dann oft außen vor. Die Frage lautet also: Was können Unternehmen dagegen tun?

  • Flexible Werkzeuge einführen. Die heutigen Mittel für die Teamarbeit sind für junge Arbeitnehmer in der Regel nicht mehr flexibel genug. Mehr denn je gilt: Unternehmen brauchen Tools, die mühelos mit den beliebtesten Computer-Systemen und -Geräten zusammenarbeiten – mobile Endgeräte eingeschlossen. Sie müssen einfach zu benutzen sein und dadurch eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitern gewährleisten. Vor allem aber müssen sie vertraulichen Content schützen.
  • Wählerisch sein. Dass Mitarbeiter so gut wie jedes Tool nutzen, heißt nicht, dass die IT auch alle einführen muss. Digitalen Content und die damit verbundenen Prozesse zu managen erfordert sorgfältige Planung. Gilt es doch, die Zusammenarbeit zu vereinfachen, aber gleichzeitig auch das Unternehmen zu schützen. Der Markt wird überschwemmt von neuen Tools: Das macht es umso wichtiger, dass Sie sorgfältig prüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie bekommen, was Sie brauchen – und zwar sowohl aus Anwendersicht als auch aus Sicht der Geschäftsleitung.
  • Mitarbeiter schulen. Eines der interessantesten Ergebnisse unserer Umfrage war, dass jüngere Mitarbeiter einfach nicht darüber nachdenken, welche Auswirkungen die Wahl ihrer Werkzeuge auf Sicherheit und Datenschutz haben. Während immerhin 49 Prozent der Babyboomer Datenschutz oder Vertraulichkeit auf dem Schirm haben, gilt das nur für 30 Prozent der Generation X und für lediglich 28 Prozent der Millennials. Nehmen Sie sich daher die Zeit, ihre Mitarbeiter über diese Fragen aufzuklären – sei es formell oder eher informell. Sprechen Sie nicht nur darüber, welchen negativen Einfluss das für das Unternehmen als Ganzes haben könnte, sondern thematisieren Sie auch, welche Konsequenzen das für einzelne Mitarbeiter nach sich zieht.

Zweifellos bietet die Online-Zusammenarbeit ein großes Potenzial, das nur darauf wartet, ausgeschöpft zu werden. Durch Teamarbeit können Mitarbeiter bessere Produkte und Dienstleistungen entwickeln, Strategie und Umsetzung verknüpfen, effektivere Business-Entscheidungen treffen und den Unternehmensgewinn steigern. Je jünger und digitaler unsere Mitarbeiter werden, desto mehr müssen Unternehmen dafür sorgen, dass effektive Kollaborations-Software mit ihnen – und ihren Bedürfnissen – Schritt hält.