John Newton

John Newton ist Gründer und Chief Technology Officer von Alfresco und ist einer der Pioniere des Enterprise-Content-Management (ECM). Der Berkeley-Absolvent zählt zu den Gründern des Content-Management-Spezialisten Documentum und war in der Gründungsmannschaft des Datenbank-Spezialisten Ingres.

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Das Content Chaos beherrschen

Ist das wirklich im Sinne der Unternehmen? Fragt sich silicon.de-Blogger John Newton. Filesharing, private Mailprogramme und andere “Verbraucher-Tools” werden häufig unter dem Radar der Unternehens-IT eingesetzt. Schätzungen sehen dieses Praxis bei etwa 70 Prozent der Unternehmen weltweit – Tendenz steigend.

Die Menge der Inhalte, mit denen wir uns täglich auseinander setzen müssen, wächst immer weiter. Daher suchen Mitarbeiter verstärkt nach Mitteln und Wegen, sich ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Das geschieht zum Beispiel, indem sie Unternehmens-Content an ihren persönlichen E-Mail Account schicken oder indem sie ihn in ihren privaten Speicherplatz in der Cloud kopieren, bevor sie ihn schließlich auf ihre mobilen Endgeräte herunterladen. Das Problem: Beliebte File-Sync- und Share-Lösungen helfen zwar kurzfristig produktiver zu werden, aber die meisten Apps führen auf lange Sicht nur zu weiteren, persönlichen Contentsilos. Das Content Chaos regiert also munter fort.

Was auf den ersten Blick harmlos erscheint, birgt ein immenses Risiko: Denn die Daten Ihres Unternehmens sind jetzt sozusagen schutzlos in die Wildnis des Internets entlassen und damit ist das geistige Eigentum Ihres Unternehmens in Gefahr. Das kann Geld und Zeit kosten und letztlich sogar zu einem massiven Imageschaden führen. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Die Inhalte, die er über ein privates Laufwerk in der Cloud geteilt hat, sind für immer verloren. Was passiert, wenn der geteilte Dropbox Account gehackt wird? – Durch den allzu sorglosen Umgang mit Kundendaten läuft man durchaus Gefahr Kunden zu verlieren, riskiert unter Umständen eine Geldbuße oder sogar eine Gefängnisstrafe. Das ist keine Schwarzmalerei. Grund genug, dem Thema “Produktivitätslösungen” mehr Aufmerksamkeit zu schenken.

Wenn IT-Abteilungen versuchen, das Content Chaos zu beherrschen und für Sicherheit zu sorgen, indem sie den Zugang zu Applikationen und Programmen blockieren, stehen sie schnell im Kreuzfeuer der Kritik. In ihrem tiefsten Inneren verstehen die meisten Menschen jedoch, dass die IT unbedingt die Kontrolle über Zugriffsrechte, Inhalte und Geräte behalten muss. Nur so kann sie sicherstellen, dass Daten da bleiben, wo sie hingehören.

Inhalte sind keineswegs alle gleich. Entsprechend passt auch nicht jede Sicherheitsvorschrift auf jede Art von Content. Die richtige technische Lösung einzusetzen ist daher nur die “halbe Miete”; Unternehmen müssen ihre Inhalte außerdem richtig klassifizieren: entweder als öffentlich, als vertraulich oder nur für den internen Gebrauch bestimmt. Nur so können Sie das Content Chaos organisieren und verwalten – mit den richtigen Vorschriften am richtigen Ort.

Ein hybrides Content-Management-System kann Mitarbeitern beispielsweise die Möglichkeit einräumen, Unternehmens-Content auch von einem beliebigen Ort außerhalb des Unternehmens einzusehen, zu bearbeiten oder zu teilen. Eine Lösung mit professionellen Verwaltungs- und Sicherheitsfeatures ermöglicht es Mitarbeitern darüber hinaus, produktiv mit ihrem Content zu arbeiten. Denn er ist immer und überall verfügbar – egal wo er gespeichert wird und ohne, dass man sich über eventuelle Risiken Gedanken machen müsste.

Niemals war es komplexer, Unternehmens-Content zu verwalten. Neue Tablets und mobile Geräte, BYOD-Richtlinien, die zunehmende Verbreitung von Cloud- und Produktivitäts-Apps sowie flexible, mobile Arbeitsweisen sind nur einige wenige der aktuellen Herausforderungen. Wo und wie Content aktiv genutzt wird, verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Dateien erstellen, teilen und verwalten. Kurz: Es verändert die gesamte Geschäftswelt.

Das Content Chaos muss Sie jedoch nicht an Ihren Bürostuhl fesseln. Wenn Sie die Lösung einsetzen, die zu Ihrem eigenen Unternehmen passt, verhindern Sie, dass Mitarbeiter auf risikoreiche Alternativen ausweichen. Und der IT kommt der Verdienst zugute, ein hochproduktives und sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen.