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Der Drei-Punkte-Plan für mehr Produktivität

Zeitverschwendung oder Gedankenanstoß? Egal, was wir von geschäftlichen Meetings halten, eines ist sicher: Sie werden uns noch lange erhalten bleiben. Deswegen sollte man sie sich zu Nutze oder besser zu Freunden machen. Denn das Schlimmste sind Besprechungen, die ineffizient ablaufen. Sie  verursachen nicht nur hohe Kosten, sondern können Mitarbeiter sogar demotivieren. Dann tritt genau das Gegenteil von dem ein, was man ursprünglich erreichen wollte. Aber es geht auch anders.  Mit der richtigen Einstellung und vor allem der richtigen Technologie werden Meetings zu wahren Gedankenschmieden.

Zentrum für mehr Kreativität: Das Besprechungszimmer

In jedem Unternehmen ist das Besprechungszimmer der Ort, in dem die wichtigsten Entscheidungen fallen. Es ist ein Hort der Verschwiegenheit nach außen, zugleich aber auch das Zentrum für Kreativität und Kommunikation nach innen. Deswegen muss das Besprechungszimmer immer so ausgestattet sein, dass sich Informationen und Bilder von verschiedenen Geräten gut teilen lassen. So entsteht ein Arbeitsklima, das Zusammenarbeit anregt und Mitarbeiter motiviert.

Wer in den Meetingraum investiert, sollte deswegen immer zuerst an die Mitarbeiter denken und wie sich deren Produktivität steigern lässt. Nämlich durch innovative und gute Zusammenarbeit. Mittlerweile ist es sogar möglich, Inhalte zu teilen ohne zuerst abzuwarten, bis der andere seine Bilder oder Texte hochgeladen hat. Gerade in Zeiten von “Bring your own device” (BYOD) ist das besonders wichtig. Laut einer aktuellen Umfrage des Forschungsinstitutes TechProResearch bringen 74 Prozent der Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mit in die Besprechung, angefangen beim Laptop, über das Smartphone bis hin zum Tablet.

Wir haben drei wichtige Punkte zusammengestellt, um aus Meetings das Maximum herauszuholen. Däumchen drehen und in die Luft gucken während die Technik mal wieder versagt? Mit diesen Tipps gehört das ein für alle Mal der Vergangenheit an.

Stichwort BYOD. Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile von persönlichen Geräten, die die Mitarbeiter zu Meetings mitbringen. Direkt die mobilen Inhalte der anderen Teilnehmer zur Verfügung zu haben, ist in den unterschiedlichsten Besprechungssituationen sinnvoll. Sei es bei Schulungen, in Verkaufsverhandlungen oder bei Strategieabsprachen. Hinzu kommt, dass die persönlichen Geräte der Mitarbeiter häufig auf einem viel modernerem Stand sind als die, die im Unternehmen seit Jahren zur Verfügung stehen. Dieses technologische Potential sollte nicht ungenutzt bleiben.

Machen wir uns nichts vor: Jeder von uns hat Angst vor Sicherheitsproblemen, die auftauchen, wenn man externe Geräte an das Firmennetzwerk anschließt. Egal ob sich Kunden oder externe Mitarbeiter an einem anderen Ort mit dem Firmennetzwerk verbinden, der hauseigenen IT-Abteilung bereitet dies stets Kopfzerbrechen. Dabei lassen sich Sicherheitsbedenken relativ schnell beseitigen, wenn sich die Nutzer direkt über WLAN mit der Technologie im Meetingraum verbinden und sich nicht extra ins Firmennetzwerk einloggen müssen. Sicherheitslücken können so relativ schnell geschlossen werden und der Weg ist frei für bessere und effizientere Meetings.

Allerdings muss, wer mitgebrachte Inhalte wie Bilder und Präsentationen teilen will, auf entsprechende Technologie zurückgreifen. Die besten Inhalte nutzen nichts, wenn das Betriebssystem des mobilen Endgerätes (Android, iOS, Windows) nicht mit dem Präsentationssystem kompatibel ist. Deswegen sind die technischen Weichen für eine reibungslose Zusammenarbeit frühzeitig zu stellen. Sei es via iOS, Android Apps oder sogar über Bildschirmsynchronisationen wie  AirPlay oder Google Cast, mit denen sich Videos, Fotos oder Musik auf andere Geräte streamen lassen. Denn der Sinn von Meetings ist es, Informationen miteinander zu teilen und unterschiedliche Sichtweisen auszutauschen. Um eine möglichst intensive Zusammenarbeit anzuregen, muss jeder Teilnehmer die Möglichkeit haben, seine Informationen, Daten und Bilder gleichzeitig, also synchron, an den zentralen Bildschirm im Besprechungszimmer zu senden. Dieser Aspekt ist ein wesentlicher Schritt hin zu besserer und effektiverer Zusammenarbeit.

Kabelwirrwarr und Adapterchaos sind noch immer die größten Stressfaktoren

In Zeiten von WLAN, USB und Bluetooth sollten also Kabelwirrwarr, Verbindungsprobleme und aufwändige Software-Downloads der Vergangenheit angehören. Dennoch besteht in der Meeting-Realität noch Nachholbedarf. Eine aktuelle und unabhängige Studie der britischen Unternehmensforschung Vanson Bourne im Auftrag des belgischen Technologieunternehmens Barco hat ergeben, dass Seminarteilnehmer zu 63 Prozent mehr Stress empfinden, wenn in ihren Meetings technische Probleme auftreten. Dies wurde zusätzlich in einem Experiment belegt, das vom Forschungsinstitut MindLab International speziell für die Barco-Studie durchgeführt wurde. Dabei  wurde die Herzfrequenz von Studienteilnehmern gemessen, die während einer Präsentation mit technischen Problemen zu kämpfen hatten. Ihre Herzfrequenz erreichte Spitzenwerte von 179 Schlägen pro Minute, während der Ruhepuls von Erwachsenen bei 50–100 Schlägen die Minute liegt.