John Newton

John Newton ist Gründer und Chief Technology Officer von Alfresco und ist einer der Pioniere des Enterprise-Content-Management (ECM). Der Berkeley-Absolvent zählt zu den Gründern des Content-Management-Spezialisten Documentum und war in der Gründungsmannschaft des Datenbank-Spezialisten Ingres.

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Der Wert von Content

Ob bewusst oder unbewusst: Wir produzieren Content, wo wir gehen und stehen. Und egal, worum es sich dabei handelt: Irgendwer muss sich damit befassen, meint Alfresco CTO John Newton. Denn erst dann entscheidet sich, ob Content lästiger Ballast ist – oder ein äußerst wertvolles Gut.

Wenn von Content die Rede ist, dann denken viele wahrscheinlich zuerst an ein Worddokument oder an Daten in einer Exceltabelle, allenfalls vielleicht an ein Video. Doch letztlich schaffen wir mit nahezu allem, was wir täglich tun, Content. Ob bewusst oder unbewusst, ob klassische Excel-Tabelle, digitaler Kalender oder Kreditkartentransaktion: Überall entsteht Content, mit dem sich irgendein Unternehmen befassen muss.

All diese Informationen und Inhalte sind Teil eines unendlichen Stroms unstrukturierter Informationen, der ganze Unternehmen beschäftigt. Lange Zeit wurden diese Masse an Daten einfach mit dem Etikett „Big Data“ versehen. Aber diese Bezeichnung wird dem Wert, den dieser Content hat, nicht gerecht. In Wahrheit sind Unternehmen existenziell auf ihn angewiesen, um zu funktionieren und um weiterhin die Services anzubieten, die wir von ihnen erwarten. Content ist so wichtig, dass er zum wertvollsten Besitz eines Unternehmens werden kann – ohne dass es jemandem bewusst wird.

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Man geht allgemein davon aus, dass sich die Menge an Unternehmens-Content zwischen 2010 und 2020 verdoppelt. Demzufolge müsste sich das Durchschnittsunternehmen in rund vier Jahren mit etwa einer Milliarde Content-Elemente befassen. Niemand ist in der Lage, all diesen Content zu kennen oder gar zu wissen, wozu er gut ist.

Das bedeutet für die Mitarbeiter: Statt ihre Arbeit zu tun und produktiv zu sein, müssten sie immer mehr Zeit damit zubringen, nach den von ihnen benötigten Informationen zu suchen. Für Unternehmen, die weiterhin wachsen und wettbewerbsfähig bleiben wollen, ist es daher entscheidend, sich dieser Herausforderung rechtzeitig zu stellen. Sonst besteht die Gefahr, dass sich aus unzureichend genutztem Content sogar finanzielle Belastungen ergeben.

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All das schließt die zugehörigen Prozesse mit ein: Ohne sie ist effiziente Content-Nutzung nicht möglich. Der Zeitverlust, der durch unauffindbare und nicht produktiv einsetzbare Informationen entsteht, ist ein echter Kostenfaktor. Um wirklich erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen Content-Lösungen etablieren, die den Anwender und die Unternehmensziele in den Mittelpunkt rücken.

Sie müssen sich die Arbeitsabläufe und Prozesse zwischen den Mitarbeitern ansehen und folgende Fragen beantworten: Wer sind die Mitarbeiter, mit wem und was arbeiten sie, wo stehen sie innerhalb des Prozesses und was versuchen sie zu erreichen? Eine darauf abgestimmte, maßgeschneiderte Content-Lösung ermöglicht es dann Unternehmen jeder Größenordnung, ihre Mitarbeiter und Partner stärker einzubinden, ihre Entscheidungen zu beschleunigen und mehr zu erreichen.

Wir leben im digitalen Zeitalter, in dem sich die Technologie in unglaublicher Geschwindigkeit weiterentwickelt. Wir produzieren immer mehr Content, doch in gleichem Maße wird das Content-Management auch immer intuitiver. Es verbessert sich stetig, so dass wir eines Tages einen Punkt erreichen werden, an dem es Mitarbeiter keine Zeit und Energie mehr kosten wird, den benötigten Content zu finden. Stattdessen wird Technologie zunehmend verstehen, woran wir gerade arbeiten. Sie wird uns automatisch mit weiteren relevanten und hilfreichen Inhalten aus unseren Teams versorgen.

Wir werden unseren Arbeitsalltag, unseren Content und die dazugehörigen Prozesse zu einer nahtlosen Einheit machen – weil wir jedes Stück Content und jeden User in eine sinnvolle Beziehung zueinander setzen können. Nehmen Sie zum Beispiel nur den Umbau eines Büros: Pläne und örtliche Vorschriften, etwa zum Brandschutz, stünden sofort vollautomatisch bereit – ohne dass ganze Teams in Hunderten von Ordnern und Dateien nach allen relevanten Informationen suchen und diese zusammentragen müssten.

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Effektive Meeting-und Kollaboration-Lösungen

Mitarbeiter sind heute mit Konnektivität, Mobilität und Video aufgewachsen oder vertraut. Sie nutzen die dazu erforderlichen Technologien privat und auch für die Arbeit bereits jetzt intensiv. Nun gilt es, diese Technologien und ihre Möglichkeiten in Unternehmen strategisch einzusetzen.

Diese Art von intuitiver Technologie erschließt faszinierende neue Möglichkeiten: So könnte Content im öffentlichen Dienst autonomer werden. In Krankenhäusern würden Patienten-Akten zum richtigen Zeitpunkt in den Händen der richtigen Ärzte und Apotheker liegen. Dadurch könnten Patienten effizienter behandelt werden – und diese Effizienzsteigerungen würden nicht, wie so oft, zu Lasten der Qualität in der Pflege gehen.

Unsere Arbeitswelt wächst und gedeiht auf der Basis von Content in jeder Form. Dadurch ist Content heute zu einer Währung geworden, auf die immer mehr Unternehmen setzen – egal ob es sich um wichtige Informationen zu Kunden, Geschäftsberichte oder Patente handelt. Aber es geht nicht nur um Content allein. Es geht auch darum, ihn optimal im laufenden Tagesgeschäft einzusetzen, indem man ihn in alltägliche Prozesse und Arbeitsabläufe integriert.

Die effiziente Informations-Bereitstellung ist zum Greifen nah. Es ist an den Unternehmen jetzt zu investieren, um das wichtige und wertvolle Kapital “Content” richtig für sich arbeiten zu lassen.