Jan Willem-Brands

ist Geschäftsführer Kollaboration und seit 2008 CTO bei Barco.

Personal-Software

Kollaborative Technologie als Lösung für Besprechungsräume

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In jedem Unternehmen sind Besprechungsräume besonders wichtig. Ob offen oder hinter Wänden: Kritische Entscheidungen werden hier getroffen und sie sind das Zentrum für Kommunikation, Kreativität und Zusammenarbeit, weiß Jan Willem-Brands von Barco.

Der Besprechungsraum sollte der Maschinenraum für Aktivität und Produktivität am Arbeitsplatz sein. Allerdings wissen wir auch, dass es ganz anders laufen kann. Wenn Meetings wieder eine Unmenge an Zeit beanspruchen und die Stunden nur so verfliegen, während die Sprecher versuchen, die Zuhörer zu beschäftigen und gleichzeitig die Präsentationstechnologie zum Laufen zu bringen. Dann ist das einzige nachgewiesene Ergebnis die Verschwendung von Zeit und Kapital. Von Start-ups über KMUs bis hin zu großen Unternehmen – für alle gilt: die Investitionen in moderne Tagungsräume müssen die Produktivität steigen und Innovationen sowie die Zusammenarbeit verbessern.

Technologie unterstützt die Zusammenarbeit

Die Vorteile von enger Zusammenarbeit sind bekannt – die effektive Nutzung von Zeit und Ressourcen, Wissensaustausch in der gesamten Organisation, verbesserte Reaktionsfreudigkeit, Innovation und Problemlösung. Eine gute Zusammenarbeit trägt in vielen Organisationen sogar dazu bei, eine zufriedene Belegschaft zu erhalten. Das bedeutet jedoch mehr, als nur zusammen zu arbeiten und dafür neue Wege zu finden.

Technologie im Tagungsraum. (Bild: Shutterstock)
(Bild: Shutterstock)

Wie bei allen anderen Bereichen in modernen Unternehmen, spielen dabei Technologie und die IT-Abteilung eine wichtige Rolle. Doch stellen wir uns einen traditionellen Besprechungsraum vor: Meist fehlen hier wesentliche technische Hilfsmittel, um Informationen einfach zu teilen und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu fördern. Ironischerweise sind Besprechungsräume so schlecht ausgestattet, dass sie nicht einmal für das Equipment ausgelegt sind, das die Mitarbeiter im Arbeitsalltag nutzen.

Im heutigen Arbeitsumfeld sind Laptops, Smartphones und Tablets essentiell für produktives Arbeiten. Daher ist es nur logisch, dass die Ausstattung des Besprechungsraums so modern gestaltet sein sollte, dass diese Geräte integrieren werden können.

Die Zusammenarbeit in Konferenz- und Schulungsräumen hat sich in den letzten Jahren relativ unbemerkt weiterentwickelt. In der Vergangenheit hat vielleicht nur eine Person Inhalte präsentiert oder zur Diskussion mitgebracht – entweder auf Papier, als PowerPoint-Präsentation oder in einem anderen Format – und die anderen hörten zu.

Das änderte sich aber mit der produktiven Nutzung von persönlichen und digitalen Geräten am Arbeitsplatz. Die Herausforderung besteht nun darin, dass jeder Meeting-Teilnehmer seine eigenen Inhalte mitbringen und mit den anderen Teilnehmern schnell und einfach teilen möchte. Mit anderen Worten: Die Technologie in Besprechungsräumen muss aufgerüstet und ins Zeitalter von “Bring Your Own Device” (BOYD) gebracht werden.

Tools zur visuellen Zusammenarbeit

Mehrere Personen wollen ihre eigene Präsentation teilen? Das kommt vor und kann aber sehr zeitaufwendig sein, besonders wenn jeder einzelne Sprecher seinen Laptop erst anschließen muss. Ein Präsentationssystem, das es mehreren Teilnehmern erlaubt, ihren Bildschirm schnell und einfach zu teilen, sollte zur Grundausstattung von Besprechungsräumen gehören.

Idealerweise ist die Technik dabei so benutzerfreundlich wie möglich – einfach Plug and Play. Der Bildschirm ist für alle Besprechungsteilnehmer verfügbar, entweder über USB, App oder Wi-Fi, und mehrere Teilnehmer könnten den Bildschirm zur gleichen Zeit teilen, unterschiedliche Informationen anzeigen oder Daten vergleichen. Es sollte auch einfach sein, Inhalte zu teilen, etwa durch das Drücken eines Buttons, so dass der Fluss des Meetings nicht unterbrochen und keine Zeit verschwendet wird.

Kann die Technologie an Ort und Stelle nicht einfach überbrückt werden, bedeutet das oft einen Kabelsalat und eine ständige Neukonfiguration der Bildschirmeinstellungen, wenn ein anderes Gerät an einen gemeinsamen Bildschirm angeschlossen wird. Dies kann aufgrund inkompatibler Einstellungen oder Auflösungen zu verzerrten Inhalten führen. Wenn mehrere Personen Inhalte auf einem Bildschirm teilen wollen, ist das Problem noch größer. Kabellose Kollaborations-Lösungen bringen alle Geräte zusammen, unabhängig vom Betriebssystem.

Ein weiteres wichtiges Element ist, dass kabellose Kollaborations-Tools für alle Arten von Konferenzräumen geeignet sein müssen. Von kleinen Besprechungszimmern von KMUs bis zu großen Sitzungssälen bei multinationalen Unternehmen – der Schwerpunkt wird immer der gleiche sein. Jedes technologische Werkzeug sollte das Teilen, die Kreativität und Zusammenarbeit verbessern – die kollektive Intelligenz der Teilnehmer ist von entscheidender Bedeutung, unabhängig von der Größe oder Wichtigkeit des Meetings.

Wissen teilen

Für viele Unternehmen ist Wissen ihr wichtigstes Gut. Um dieses zu fördern und zu teilen, müssen die richtigen Werkzeuge vorhanden sein. Einer der neuesten Trends ist die Einführung von interaktiven Kollaborations-Plattformen, die es Unternehmen ermöglichen, ihr Wissen auf die einfachste und cleverste Weise zu teilen.

Nutzer können durch diese Art der Kollaborations-Plattform ihre Dokumente, Bilder und Videos schnell und von jedem digitalen Gerät aus teilen – Laptops, Smartphones oder Tablets und auch von Dokumentenkameras, vernetzten Quellen oder IP-Kameras.

Einige der Lösungen für vernetzte Zusammenarbeit, die speziell für Konferenz- und Schulungsräume entwickelt wurden, sind als modulare Systeme aufgebaut. Das bedeutet, dass zusätzliche Erweiterungen und Technologien jederzeit hinzugefügt werden können. Dieses Maß an Freiheit ist ein natürlicher Schritt, um Meetings kollaborativer und gewinnbringender zu gestalten.

Die Technologie bietet erhebliche Vorteile, um die Leistung in Besprechungsräumen zu steigern. Da Unternehmen jeder Größe Trends wie die Zusammenarbeit, mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und BYOD begrüßen, ist es wichtiger denn je, dass die Technologie in einem Besprechungsraum die Produktivität und Effizienz steigert und nicht behindert.

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