Kaum ein Mitarbeiter verbringt noch seine ganze Arbeitszeit im Büro. Termine bei Kunden und Lieferanten, Besprechungen mit Außendienstkollegen, Messen, Seminare - Gründe für die Abwesenheit vom Büro sind so vielfältig wie Aufgaben, Menschen und ihre Arbeitsstile. Da erscheint eine Infrastruktur, die produktives Arbeiten nur im Büro ermöglicht, nicht mehr zeitgemäß. Office 365 macht die wichtigsten Arbeitswerkzeuge mobil und bringt sie überall dort hin, wo der Mitarbeiter sie nutzen will: unterwegs, zu Hause, im Büro.

Eine aktuelle Studie von Dell und Intel belegt, dass flexibleres Arbeiten sowohl von Unternehmen als auch von Mitarbeitern gewünscht wird: 65 Prozent der Deutschen interessieren sich für flexiblere Arbeitszeiten, weil sie davon überzeugt sind, dass sie dadurch produktiver arbeiten können. Und Unternehmen fördern dies. Drei Viertel der Befragten profitieren bereits von flexibleren Arbeitszeiten; bei Finanzdienstleistern und Banken sind es sogar 85 Prozent. Bei der Bewertung der Leistung von Mitarbeitern hat der alte Maßstab der Anwesenheit fast schon ausgedient. Nur noch 21 Prozent der deutschen Arbeitnehmer wollen nach der im Büro verbrachten Zeit beurteilt werden; 29 Prozent der Unternehmen machen dies auch noch. Aber 60 Prozent der Arbeitnehmer und sogar 71 Prozent der Unternehmen halten die Qualität der Leistung für wichtiger als die Anwesenheit am Arbeitsplatz.

Die Voraussetzungen dafür, dass Mitarbeiter ihre Leistung unabhängig vom Büro und auch außerhalb der klassischen Arbeitszeiten erbringen, waren nie so gut wie heute. Cloud-Computing bietet dafür die technologische Grundlage. Office 365 nutzt sie und bringt die moderne Arbeitsmittel zu jeder Zeit und an jeden Ort mit Internetzugang: Office 365 stellt nicht nur die Online-Versionen der bekannten Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und OneNote zur Verfügung, sondern ermöglicht auch über Exchange Online E-Mail-, Adress- und Kalenderfunktionen, über SharePoint Online eine einfache Möglichkeit, Webseiten zu gestalten und Dateien zusammen mit Partnern und Kollegen zu bearbeiten, sowie über Lync schnelle und einfache Kommunikation per Instant-Messaging, Audio- und Videokonferenzen. Die Services werden gehostet von Microsoft in eigenen regionalen Rechenzentren. Sie bieten damit Unternehmen jeder Größe eine einfache Möglichkeit, sichere, zuverlässige und leistungsstarke Lösungen für die wichtigsten Büroarbeiten unabhängig vom Ort zu einzusetzen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen können so auf IT-Leistungen zugreifen, die sonst nur große Firmen mit hohem Spezialisten-Know-how für ihre eigenen Mitarbeiter erbringen.

Microsoft bietet Office 365 in unterschiedlichen Paketen an, die auf monatlicher Basis pro Nutzer abgerechnet werden. Sie fangen beim sogenannten Kioskarbeitsplatz an, über den Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz und eigenen Computer an einem allgemein zugänglichen PC online auf E-Mail, Adressbücher und Kalender sowie Office-Dokumente zugreifen können, und reichen bis hin zum voll in die Unternehmens-IT integrierten System, das on- und offline umfassend alle wesentlichen Funktionen für die Büroarbeit bietet. Anschaffungskosten, die über einen längeren Zeitraum steuerlich abgeschrieben werden müssen, entfallen. Und die Administration erfolgt zum größten Teil über ein einfach zu bedienendes Web-Frontend, das kein besonderes Fachwissen erfordert. Damit bietet sich diese Lösung gerade für kleine und mittlere Unternehmen ohne große IT-Abteilung an. Unternehmen mit eigenen IT-Experten können die Administratoren aber auch vollständig in ihre bestehende Active Directory und Domainstruktur integrieren.

"Wir gehen davon aus, dass uns Office 365 dabei helfen wird, die IT-Kosten um bis zu 36 Prozent zu reduzieren", sagt beispielsweise Stefan Truthän, CIO von hhpberlin. Dem mittelständischen Spezialisten für Brandschutz geht es dabei nicht nur darum, Geld in der IT zu sparen, sondern auch die Flexibilität und damit die Arbeitsmöglichkeiten seiner Mitarbeiter zu verbessern. "Da wir zu den ersten unserer Branche gehören, die gehostete Dienste nutzen, haben wir nicht nur einen Kostenvorteil, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil", ist Truthän denn auch überzeugt.

Der Einstieg in die Nutzung von Office 365 ist dabei denkbar einfach: Microsoft stellt einen 30-tägigen Testzugang kostenlos zur Verfügung. Er ist innerhalb von wenigen Minuten eingerichtet und lässt sich danach sofort produktiv nutzen. So lässt sich gleich in der Praxis überprüfen, wie gut die Lösung zu den individuellen Anforderungen von Unternehmen und Mitarbeitern passt.

Übrigens: Eine bislang häufig vorgetragene Kritik am Cloud-Computing hat Microsoft Anfang Dezember für Office 365 ausgeräumt. Das Unternehmen hat den datenschutzrechtlichen Rahmen für dieses Cloud-Angebot auf die Empfehlungen der Datenschutzbeauftragten von Bund und Ländern sowie der EU-Kommission umgestellt und bietet seinen Kunden die EU Standardvertragsklauseln. Damit sorgt Microsoft nicht nur für Transparenz und Sicherheit. Kunden können sich nachweislich darauf verlassen, dass mit ihren in der Cloud gespeicherten Daten vertraulich umgegangen wird und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.