Doppik: Das Mammut-IT-Projekt deutscher Kommunen

Deutsche Behörden stehen vor einem der größten IT-Projekte ihrer Geschichte: die Umstellung auf einen kaufmännischen Buchungsstil.

Seit dem 15. Jahrhundert nutzen Kaufleute doppelte Buchungssysteme. Nun sollen sich auch Städte und Kommunen von dem bisherigen Verwaltungsstil, der Kameralistik, verabschieden und ihre Verwaltung auf die kaufmännische 'Doppik' umstellen. Das ungewöhnliche Wort ist die Abkürzung des Begriffes "Doppelte Buchführung in Konten". Damit, so hoffen die Innenminister der Bundesländer, könne die kommunale Verwaltung effektiver und transparenter werden, was aber nicht bedeutet, dass Städte und Gemeinden künftig auch wie Unternehmen Gewinne abwerfen müssen.

Dennoch ist dieses Projekt auch aus wirtschaftlicher Sicht nicht uninteressant. Vor allem IT-Dienstleister, spezialisierte Softwarehersteller und externe Schulungsanbieter haben in den nächsten Jahren Möglichkeiten, bei Kommunen und Städten Aufträge an Land zu ziehen. Die Einschätzungen des Marktvolumens gehen bis zu einer Milliarde Euro. Dennoch sei vor übertriebener Euphorie gewarnt. Der öffentliche Sektor ist eigenen Gesetzen unterworfen und gilt gemeinhin als etwas "schwierig".

Herausforderung für Softwerker

Die meisten Anbieter, die sich auf diesen Sektor spezialisiert haben, seien von den langen und nicht immer nachvollziehbaren Entscheidungswegen "frustriert", wie aus Branchenkreisen zu vernehmen war. Die für diesen Bereich spezialisierten - meist mittelständischen - Softwarehersteller wie etwa Kirp oder Infoma bohren jetzt ihre angestammten Produkte für den neuen Buchungsstil auf, müssen aber oft gegen Lösungen der staatlichen Landesrechenzentren antreten. Vor allem große Städte wie Dortmund oder München setzen dabei auch gerne auf SAP-Anwendungen oder 'Navision' von Microsoft.

Für die Kommunen ist diese Umstellung auf jeden Fall von sehr großer Bedeutung und dürfte auch nicht allen Stadtkämmerern leicht fallen. "Hier stehen 600 Jahre andere Traditionen entgegen; der Schritt zur Doppik ist in etwa vergleichbar mit der Umstellungen der Verwaltungen in der DDR auf D-Mark", kommentiert Philipp Häfner, Partner bei Mummert Consulting. Er hat das Land Nordrhein-Westfahlen bei dem Projekt 'Neues Kommunales Finanzmanagement' beraten. "Aus dem Nichts muss jetzt ein neues Rechnungswesen aufgebaut werden."

Eine der größten Aufgabe der Kommunen sieht er in der Erfassung des Bestandes. "Eine Stadt verfügt über Hunderte Kilometer Straßen, verschiedene Werkzeuge auf Friedhöfen oder tonnenweise Kinderspielzeug in Kindergärten." Und gerade diese Vielfalt der Posten sei extrem schwierig abzubilden. Das bedeutet zunächst, neben dem Aufwand für die Einführung der neuen Verwaltungsstruktur, auch eine äußerst umfangreiche und komplexe Inventur.

Was kostet ein Kindergarten?

"Kostentransparenz führt zu Kostenbewusstsein, und dieses Bewusstsein führt im Endeffekt zu Einsparungen", meint Martin Moser, Projektleiter Doppik bei der Landeshauptstadt München, über die Vorteile des neuen Verwaltungsstils. In München arbeiten bereits zehn von zwölf Referaten und etwa 4000 Mitarbeiter im Rechnungswesen unter SAP HR/3 mit dem neuen Buchungsstil. "Unser Ziel ist es, Vermögenswerte zu erfassen, aufzustellen und zu bewerten", so Moser. Seit 1999 verfolgt die Stadt bereits das Projekt und Mitte 2006 soll es abgeschlossen sein. Bis dahin werden laut Moser Hardware, Software, Schulungen und Beratungen für die neue Verwaltung voraussichtlich insgesamt 43,5 Millionen Euro gekostet haben.

Zum Vermögen der Stadt zählen unter anderem Straßen, Schulen, Kindergärten, Museen, Grünanlagen, Gemäldesammlungen, Miethäuser, Seen oder landwirtschaftliche Flächen - und die wollen erst einmal bewertet werden. "Zu den Unterhalts- und Instandhaltungskosten gehören auch Abschreibungen und Verzinsungen. Daraus leiten wir dann Daten für das Instandhaltungsmanagement ab", so Moser. Damit wollen die Stadtväter für mehr Transparenz bei den Kosten sorgen. "Die Verantwortlichen werden so jeden Monat mit ihren Kostenstellen konfrontiert. Steter Tropfen höhlt den Stein", fügt Moser an. So ist er sich sicher, dass die hohen Umstellungskosten sich eines Tages rechnen werden, jedoch sei es schwierig, die sich daraus ergebenden Einsparungen in konkreten Zahlen wiederzugeben.

Mit der Überleitung des Buchungsstils setzt die Stadt außerdem ein "komplettes Redesign" der Verwaltung um, und will dabei alle Bereiche integrieren. "Der Einkauf von Standardgütern funktioniert bei uns mittlerweile beleglos", berichtet Moser. Zudem beschleunigen sich so die Prozesse. "Damit kann sofort ermittelt werden, welche Auswirkungen zum Beispiel die Anschaffung von zehn neuen Räumfahrzeugen auf die Gebühren für die Bevölkerung hat, oder ob wir sie uns überhaupt leisten können."