Business Process Management: "Klein anfangen"

Die Kosten senken und dabei gleichzeitig die Effektivität, Transparenz und Flexibilität erhöhen – dies sind die Ziele, die hinter Geschäftsprozess-Management (Business Process Management, BPM) stecken. Doch wie kann man diese ehrgeizigen Vorgaben erreichen? Ein Gastbeitrag von Dr. Torsten Schmale, Vorstandsvorsitzender der inubit AG.

Um die Ziele zu erreichen, hilft die Veränderung des Blickwinkels: BPM rückt die Prozesse in den Mittelpunkt. Unabhängig von IT-Systemen oder anderen Randbedingungen werden die notwendigen Prozesse definiert. Diese Sichtweise sorgt dafür, dass der Prozess wirklich nur die für das Endergebnis notwendigen Schritte und keine vermeidbaren, systembedingten Schleifen enthält. Die IT-Systeme werden schließlich dem Prozess angepasst.

Doch wirft eine solche Denkweise nicht alle vorhandenen Herangehensweisen über den Haufen? Kann ein Unternehmen eine solche Kehrtwende überhaupt stemmen? In der Tat erscheint es ratsamer, nicht von heute auf morgen alles anders zu machen, sondern in kleinen Schritten einzelne Prozesse zu optimieren.

Dr. Torsten Schmale
Foto: inubit AG

Kleine Schritte und ihre Vorteile

Zweifellos muss, wer sich mit BPM und der Umsetzung im Unternehmen beschäftigt, die Prozesse als Ganzes und im Zusammenhang mit angrenzenden Prozessen betrachten. Dennoch kann es schwierig werden, in wirtschaftlich angespannten Zeiten ein strukturveränderndes, unternehmensübergreifendes BPM-Projekt durchzusetzen. Die Lösung: Mit dem Blick aufs Ganze mit einem einzelnen Prozess beginnen.

Die Vorteile einer solchen Herangehensweise zeigen sich schnell: Ein Prozess ist überschaubar, die Veränderungen, die eine Optimierung mit sich bringt, leichter zu verkraften. Der Zeitraum von der Ist-Analyse bis zur Umsetzung des neuen Prozesses ist kurz und der Erfolg wird schnell sichtbar. Und nicht zuletzt macht sich das BPM-Projekt auch schneller bezahlt, oft wird der Return on Investment schon nach wenigen Monaten erreicht.