Studie: Bußgelder drohen bei grenzüberschreitenden Rechnungsprozessen

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Automatisierte Prozesse für länderspezifische Aufträge helfen Unternehmen bei der Verarbeitung, der Archivierung und der Revision von Rechnungen Kosten zu sparen. Das ist das erste und vergleichsweise erwartbare Ergebnis Ergebnis einer Studie von Sterling Commerce.

Bei fast der Hälfte der Unternehmen (49 Prozent) wurden in den vergangenen drei Jahren zwei oder mehr Wirtschaftsprüfungen durchgeführt. Von den befragten Unternehmen, bei denen eine Umsatzsteuerverprobung (VAT audit) erfolgte, haben

  • ein Drittel (34 Prozent) Strafen bei der Steuerbehörde zahlen müssen.
  • fast ein Viertel (24 Prozent) Bußgelder dafür zahlen müssen, weil sie sich nicht an die rechtlichen Vorgaben der Kunden gehalten zu haben.

Die detaillierten Ergebnisse der Studie zeigen die Vorteile, die bei der Umstellung von einem manuellen und papierbasierten auf einen automatisierten elektronischen Rechnungsprozess entstehen:

  • Kostenersparnis von 90 Prozent auf Kreditorenseite, weil manuell generierte Rechnungen im Durchschnitt 30 Dollar kosten, während vollautomatisierte durchschnittlich nur mit 3,50 Dollar pro Rechnungsprozess zu Buche schlagen.
  • Kostenersparnis von 44 Prozent auf Debitorenseite, wo die Bearbeitung manuell erstellter Rechnungen durchschnittlich 4 Dollar kostet im Vergleich zu vollautomatisierten mit nur 2,25 Dollar.
  • Fehlerreduktion von 37 Prozent im gesamten Rechnungsprozess.
  • Kostenersparnis bei der Archivierung: Mehr als 40 Prozent der Unternehmen behalten ihre Archive für bis zu zehn Jahre.
  • 67 Prozent auf Kreditoren- und 32 Prozent auf Debitorenseite lassen sich bei Archivierungskosten durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse sparen. Bei elektronischen Rechnungen liegen die Kosten im Durchschnitt bei 1,30 Dollar, während die Archivierung papierbasierter Kreditorenrechnungen 3,90 Dollar und Debitorenrechnungen 1,90 Dollar kosten.

“Unternehmen im internationalen Handel müssen ihre finanziellen und regulativen Verpflichtungen im Auge behalten, um nicht mit Bußgeldern oder gar Sanktionen belegt zu werden”, so Carmichael. “Unternehmen kennen sich mit dem Steuersystem im eigenen Land meist sehr gut aus. Ihnen fehlt allerdings ein tiefgehendes Wissen über die korrekte Rechnungsstellung über die eigene Landesgrenze hinaus. Unabhängig von den Kosten für Bußgelder können beanstandete Steuerprüfungen zu einer schlechteren Lieferantenbewertung führen. Aus einer Rechnung einfach nur ein elektronisches Dokument wie ein PDF zu machen reicht nicht, um ein nachhaltiges e-Invoicing zu erreichen und schützt auch vor Strafe nicht.”

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