ECM-Projekte richtig planen

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Der Software-Anbieter d.velop AG aus Gescher (Nordrhein-Westfalen) hat Tipps dafür veröffentlicht, was es bei der Planung von Enterprise-Content-Management-Projekten (ECM) beziehungsweise Dokumenten-Management-Projekten zu berücksichtigen gilt.

Intelligentes Projektmanagement sicherstellen: ECM-Vorhaben sind ohne eine methodisch intelligente Projektorganisation nicht oder nur mit hohem Erfolgsrisiko zu bewältigen. Dazu gehört insbesondere, dass genaue Vorgaben definiert und konsequente Controlling-Prozesse implementiert werden. Ebenso müssen die erforderlichen Mitarbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten bereit gestellt werden, gegebenenfalls sind erforderliche Schulungen zu planen und durchzuführen.

Durch ein Projektmarketing die Benutzer mitnehmen: Die Einführung von Lösungen zur Digitalisierung der Unternehmensinformationen hat unmittelbare Konsequenzen für die Mitarbeiter im Unternehmen. Den Benutzern die neue Technologie transparent zu machen und sie dafür zu gewinnen, ist Aufgabe des Projektmarketings, weil sonst Akzeptanzprobleme mit vielfältigen negativen Effekten entstehen können.

Zeit und Ressourcen für das Testing einplanen: Nur unter möglichst realen Nutzungsverhältnissen lässt sich ermitteln, in welcher Weise die fachlichen Anforderungen auch tatsächlich präzise umgesetzt wurden und ob das System von den Benutzern beherrscht werden kann. Deshalb bedarf es eines sauberen Testkonzepts und einer bedarfsgerechten Testkoordination. Ebenso muss ausreichend Zeit für die Prüfverfahren unter Praxisbedingungen zur Verfügung stehen, damit nicht nur technisch sondern auch prozessual getestet werden kann.

Die Zeit nach dem Projekt vordenken: Mit dem Rollout ist ein ECM-Vorhaben längst nicht abgeschlossen, vielmehr beginnt dann eine Phase für Optimierungsprozesse unter Praxisbedingungen. Ebenso sind Auswertungen zur Ermittlung unternehmensindividueller Best Practice für spätere Optimierungs- und Erweiterungsprojekte erforderlich. Hierfür müssen allerdings von vornherein sowohl Ressourcen als auch Budgets eingeplant werden.

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