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All-in-One-Software auf dem Vormarsch – wieso Insellösungen ausgedient haben

Softwaretools überzeugen durch die vereinfachte, transparente und effiziente Gestaltung von Unternehmensprozessen und sind in vielen Betrieben schon lange nicht mehr weg zu denken. Sie finden mittlerweile in nahezu allen Bereichen der Projektplanung Anwendung, so zum Beispiel in der Zeiterfassung, Ressourcen- und Finanzplanung oder im Controlling. Die Nutzung entsprechender Programme erleichtert den Arbeitsalltag erheblich, doch die Anwendung vieler verschiedener Softwaretools kann schnell zum gegenteiligen Effekt führen. Aber warum ist das eigentlich so und welche Vorteile bieten All-in-One-Softwares?

Insellösungen – Gestrandet im Software-Chaos

Spezialisierte Individuallösungen haben zwar den Vorteil, dass sie in spezifischen Aufgabenbereichen umfassende Funktionalitäten anbieten, tragen aber zum erfolgreichen Automatisieren des gesamten Unternehmensprozesses nur wenig bei. Insellösungen tragen ihren Namen nicht grundlos. Sie sind stark isoliert und bedienen jeweils nur ein Aufgabengebiet. Um alle Prozesse abzudecken, werden deshalb viele einzelne Softwaretools benötigt. Dadurch verliert man nicht nur schnell den Überblick, die oftmals fehlende Kompatibilität der Tools erschwert auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Das kann zu einer fehlerhaften Datenübertragung führen, bei der es nicht selten zu Datenverlusten kommt.

Das Einführen mehrerer Programme ist außerdem sehr zeit- und kostenintensiv. Von automatisiertem, effizientem und transparentem Arbeiten sind Unternehmen unter diesen Umständen weit entfernt. Die Entstehung einer großen, weit auseinanderliegenden Inselgruppe sollte dringlichst vermieden werden. Um Unternehmensprozesse tatsächlich effizient zu automatisieren und die aufgabenübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen, bietet sich eine Software an, in der sich alle Aufgaben – vom Kundenkontakt, über die Ressourcenplanung, bis hin zum Controlling – verwalten lassen.

All-in-One-Software – Der Schlüssel zum effizienten Arbeiten

Egal ob große, mittelständische oder kleine Betriebe – der Trend der All-in-One-Lösungen öffnet über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg neue Türen. So beispielsweise auch in der Agenturbranche, wo sich Komplettlösungen wie helloHQ wachsender Beliebtheit erfreuen. Alle Unternehmensprozesse können dank der nahtlosen Verknüpfung der Aufgabenbereiche über nur ein Tool gesteuert werden. Jegliche Informationen werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und dort verknüpft und koordiniert. Eine All-in-One-Software bietet mehrere Vorteile und wird dadurch zum effizienten und nützlichen Helfer im Arbeitsalltag.

Einfache Datenpflege
Im Gegensatz zu Insellösungen ist in All-in-One-Softwares das einmalige Eintragen und Speichern von Daten ausreichend, da alle Bereiche über eine einheitliche Datenbasis verwaltet werden. Anschließend können die Daten für jegliche Module der Software, beispielsweise für die Ressourcenplanung, die Abrechnung oder das Controlling genutzt werden. Dadurch können Zeit gespart und potenzielle Fehler sowie Synchronisationsprobleme vermieden werden.

Automatische Datenauswertung
All-in-One-Lösungen können auf Grundlage der Datensammlung automatische Auswertungen vornehmen und diese übersichtlich darstellen, damit anschließend fundierte und datenbasierte Entscheidungen getroffen werden können. Somit kann auf das manuelle und aufwendige Erstellen von Excel-Tabellen verzichtet werden. Die automatische Auswertung ist nicht nur zeitsparend, sondern auch weniger fehleranfällig.

New Work
Durch die Anwendung einer All-in-One-Software lassen sich die Organisationsstrukturen eines Unternehmens neu erfinden. Software-Lösungen aus der Cloud erlauben Online-Zugriff auf die Daten von allen Endgeräten, was das immer beliebter werdende Remote-Arbeiten ermöglicht. Obwohl das Arbeiten ortsunabhängig stattfinden kann, wird die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden gestärkt und ein engerer Austausch auch abteilungsübergreifend möglich. Flexible Arbeitsstrukturen steigern die Motivation der Mitarbeitenden und lassen Unternehmen effizienter werden.

Schnittstellen
Obwohl All-in-One-Lösungen bereits alle oder zumindest einen Großteil der Geschäftsprozesse abdecken, besteht die Möglichkeit, Schnittstellen zu anderen Tools zu schaffen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Buchhaltungs-Tool nutzt, das bereits ausreichend etabliert ist und auf das ungern verzichtet werden würde, kann eine Verknüpfung zwischen beiden Tools hergestellt werden.

Fazit

Das steigende Interesse an All-in-One-Softwares wird so schnell nicht abklingen. Die vielen Vorteile einer Komplettlösung werden nicht nur den organisatorischen Herausforderungen eines Unternehmens gerecht und ermöglichen effizientes Arbeiten innerhalb des Teams. Sie schaffen auch einen enormen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz, die möglicherweise noch mit der Koordination von Insellösungen zu kämpfen hat. Da eine All-in-One-Software optimal auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sein muss, kann das Finden des richtigen Tools einige Zeit beanspruchen. Sobald jedoch die ideale Software eingeführt wurde, erleichtert sie Arbeitsprozesse erheblich und spart die investierte Zeit an anderer Stelle ein. Nachdem die Lösung erfolgreich integriert wurde und die Mitarbeitenden eine Einführung zur Anwendung des Tools bekommen haben, steht dem effizienten Arbeiten und dem Neuerfinden der Unternehmensorganisation nichts mehr im Wege.

Christopher Stoll, Managing Director & Head of Sales bei HQLabs
Roger Homrich

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