BayWa AG digitalisiert Vertragsmanagement

Bei BayWa ergeben sich aufgrund eines breiten Lieferanten-Netzwerks aus verschiedenen Geschäftsbereichen jährlich Zehntausende Verträge, die es aktiv zu managen gilt. Um die unterschiedliche Vertragsverwaltung der einzelnen Bereiche Energie, Agrar und Bau einheitlich abbilden und gleichzeitig flexibel gestalten zu können, digitalisierte das international tätige Handels- und Dienstleistungsunternehmen nun seine Lieferantenvereinbarungen mit der Software Fabasoft Contracts.

„Mit dem gleichen Zeitaufwand können wir nun all jene Dinge tun, die früher nicht mit dieser Umsetzungsgeschwindigkeit möglich waren, etwa das frühzeitige Verankern neuer gesetzlicher Vorschriften, wie das LkSG oder EEG, in sämtlichen Vereinbarungen. Vertragsanpassungen und der Austausch mit externen Partnern gelingen nahtlos und sicher,“ erklärt Thomas Klingels, Leiter des strategischen Einkaufs der BayWa.

Automatisierte Vertragsvorlagen samt Klauselbibliothek

BayWa verwaltet sämtliche Lieferantenvereinbarungen im cloudbasierten Standardprodukt von Fabasoft. Aktuell arbeiten knapp 350 interne User aus den Bereichen Bau, IT und dem strategischen Einkauf, zuzüglich der Lieferanten, mit der Software. Der Roll-out auf die restlichen Geschäftsbereiche ist in Planung. Die berechtigten Mitarbeitenden und externen Partner greifen in digitalen Datenräumen je Vertrag auf eine gemeinsame Version zu. Automatisierte Vertragsvorlagen samt Klauselbibliothek und strukturierte Workflows entlang des Vertragslebenszyklus vereinfachen die Prozesse dabei ebenso wie ein integriertes Fristenmanagement und eine intelligente Volltextsuche zum raschen Finden einzelner Dokumente im gesamten Archiv.