Aus alt mach neu – wie man mit der Abschaltung von Altsystemen Kosten spart

Es vergeht kein Tag an dem der Begriff der digitalen Transformation nicht irgendwo zu lesen oder zu hören ist. Fakt ist: Die IT-Infrastruktur von Unternehmen wächst über Jahre hinweg.

Die Folgen? Damit Unternehmen innovativ und wettbewerbsfähig bleiben, müssen sie Anwendungen stets up-to-date halten. Legacy-Systeme sind nicht nur kostenintensiv, sondern machen die Unternehmens-IT auch unflexibel. Doch wie kann man sich am besten von Altsystemen trennen und dabei gleichzeitig die betreffenden Compliance-Richtlinien einhalten?

Heutzutage besteht die Software-Landschaft von Unternehmen aus einem bunten Mix von Eigenentwicklungen und zugekauften gängigen Anwendungen führender Software-Anbieter, die auf unzähligen Plattformen in der gesamten Organisation verteilt sind.

Um neue digitale Geschäftsmodelle zu realisieren und Geschäftsprozesse zu implementieren, müssen zunächst einige Herausforderungen, angefangen beim ungebremsten Datenwachstum über neue Server-, Storage- und Virtualisierungskonzepte bis hin zum Umgang mit Legacy-Anwendungen im Rechenzentrum, gemeistert werden.

Eine weitere Schwierigkeit ist die Einhaltung von Data-Governance-Regeln. Schauen wir uns dazu den Finanzbereich an: Banken und Versicherungen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Kundendaten und kritische sowie sensible Geschäftsdaten aufzuheben und bei Bedarf den Zugriff sicherzustellen.

Daher ist klar, dass Altsysteme nicht einfach abgeschaltet werden können. Es ist also unabdingbar, sich einen allumfassenden Überblick über alle Altsysteme zu verschaffen. Ein Punkt an dem es immer noch hapert, denn meistens wissen die IT-Verantwortlichen nicht genug über Anwendungen, die abgeschaltet werden sollen. Als Unterstützung sollten Unternehmen folgende Fragen stellen. Erst wenn sie diese beantworten können, ist der Prozess der Abschaltung erfolgreich im Gange:

• Wie viele Altsysteme werden im Unternehmen aktuell genutzt?
• Haben Unternehmen einen genauen Überblick über die entstehenden Kosten?
• Welche Pläne haben Unternehmen, um die Altsysteme abzuschalten?
• Wann starten Unternehmen mit der Umsetzung dieser Pläne?

Eigentlich ist klar was zu tun ist, doch die die Realität sieht meist anders aus: 75 Prozent der Unternehmen investieren einen Großteil ihres Budgets in bestehende Software-Anwendungen und Infrastrukturen, um diese zu warten und sie mit allen Mitteln am Leben zu erhalten. Eine Studie der Enterprise Strategy Group ESG Global zeigt zudem, dass 68 Prozent der befragten Unternehmen noch sechs oder mehr Legacy-Systeme in Betrieb hatten. 50 Prozent wollen mindestens eines von diesen innerhalb der nächsten 12 bis 18 Monate abschalten. Ein Schritt in die richtige Richtung, der aber noch nicht komplett ausgereift ist.

Um Kosten zu reduzieren und dabei noch mehr Leistung bieten zu können, muss eine effektive Strategie zur Außerbetriebnahme alter Software-Anwendungen zur Unternehmensplanung gehören. Das Wissen über die laufenden Anwendungen alleine reicht nicht aus, denn CIOs stehen oft der vor der Herausforderung, dass sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen, um neue Prozesse standardisieren zu können.

Eine Möglichkeit ist es, dort anzufangen, wo sich das größte Budget befindet: Wenn Anwendungen mit dem größten Einsparungspotenzial abgeschaltet sind, kann das frei werdende Budget an neuen Stellen investiert werden. Hardware, deren Wartungsverträge bald ablaufen, kann beispielsweise Einsparungen bringen. Aber auch ein Kostenvergleich mit den anfallenden Kosten für Support und Wartung, die innerhalb einer Anwendung anfallen, lohnt sich. Denn dort gilt: Sobald die Unterhaltungskosten höher als der Nutzen sind, sollten Anwendungen ausgeschaltet werden. Weitere Faktoren, die zur Hilfe bei der Ermittlung des Geschäftswertes herangezogen werden können, sind:

• Wofür wird die Anwendung gebraucht?
• Wie viele Angestellte, Kunden oder Partner nutzen die Applikation?
• Wie oft und regelmäßig wird die Anwendung genutzt? Wann wurde sie zum letzten Mal genutzt?
• Wie alt ist die Anwendung?
• Schafft das Tool neue Inhalte oder ist es ein reines Reporting-Tool?
• Gibt es andere Anwendungen, die den gleichen Zweck erfüllen? Wenn ja, wie viele Anwender müssen geschult werden, um auf dem anderen System arbeiten zu können?

Regelmäßige Check-ups sind ein Muss: Angefangen bei den Applikationen, deren Funktionen und Reporting-Pflichten man genau kennt, sollten jährliche Audits zur Überprüfung der Unternehmenssoftware unterzogen werden. Ein weiterer Punkt, der eine zukunftsweisende IT-Strategie unterstützt, ist das Zusammenführen von Anforderungen an Führungskräften mit den Verantwortlichkeiten von IT-Mitarbeitern.

Wie so oft im Leben, fällt es auch Unternehmen schwer, sich von Altlasten zu trennen. Angst vor Verlusten, Routine oder mangelndes Wissen sind einige Faktoren, die sie vor einer Standardisierung der Prozesse abhalten. Erst einschneidende Ereignisse wie Umsatzverluste oder Firmenzusammenschlüsse führen dazu, dass die IT-Landschaft näher betrachtet wird. Und dabei fällt dann meist schnell auf, dass in den Unternehmensbereichen häufig unterschiedliche Systeme eingesetzt werden.

Folgen sind fehlerhafte oder nicht aktuelle Unternehmensdaten. Legacy-Systeme und Daten müssen komprimiert und archiviert werden, damit die Daten jederzeit greifbar sind. Moderne Archivlösungen für das Application Retirement müssen diese Daten wiederum aufbereiten, Beziehungen herauskristallisieren, Richtlinien über die Außerbetriebnahme erstellen, Daten aus dem Kontext der entsprechenden Softwareanwendungen entnehmen, um die Suchvorgänge zu erleichtern, Daten indexieren, Bewertungen über archivierte Daten erstellen sowie einen unabhängigen Zugang und Reporting sicherstellen. Dabei sollte der einfachste und dennoch wichtigste Schritt, der sichere Zugang zu den Daten, geregelt und aufgezeigt werden.

Mit der Standardisierung von heterogenen Softwarelandschaften und Prozessen werden Kosten reduziert, die Effizienz über Abteilungen hinweg im ganzen Unternehmen gesteigert, die Agilität erhöht und redundante Datenbestände, Medienbrüche und Dateninkonsistenzen reduziert. Daher sollten Unternehmen nicht weiterhin zögern, sondern den nächsten Schritt in die Zukunft wagen.