Die Relevanz von Daten steigern – So bekommen Organisationen fehlerhafte Datenbestände bereinigt

Datenstrom (Bild: Shutterstock)

Jean-Michel Franco, Director Product Marketing Data Governance bei Talend, zeigt in dem Beitrag, wie die Funktionen eines Datenkurators und eines Datenschutzbeauftragten Unternehmen hierbei unterstützen können, indem Daten so aufbereitet werden, dass mit ihnen geschäftliche Entscheidungen gefällt werden können während gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO gewährleistet wird.

„Gott vertrauen wir. Alle anderen müssen Zahlen vorlegen.“ So lautet ein Zitat des amerikanischen Statistikers W. Edwards Deming. Es unterstreicht die Relevanz von Messungen und Analysen für die Überprüfbarkeit von Fakten. Da das Datenvolumen jedoch exponentiell wächst, wird dieser Anspruch immer schwerer umzusetzen. Wie Unternehmen die Relevanz ihrer Daten steigern, zeigt der folgende Beitrag.

Grassierende Fake News in den sozialen Netzwerken sind für Menschen oft nur schwer zu erkennen und können Basis für falsche Vermutungen und Handlungen sein. Auch Mitarbeiter in Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen: Wenn sie missbräuchlich genutzte, erfundene oder mehrdeutige Daten verwenden, kann dies Fehlentscheidungen, Reputationsschäden und Gesetzesverstöße mit erheblichen Geldbußen zur Folge haben. Seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist dieser Aspekt immer wichtiger geworden, denn die Gesetzgebung hat die Unternehmen noch stärker in die Pflicht genommen, den Überblick darüber zu behalten, welche Daten sie wo speichern und ob die Nutzung dieser Daten im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen erfolgt.

Jean-Michel Franco, der Autor dieses Gastbeitrags, ist Senior Director Product Marketing Data Governance bei Talend (Bild: Talend)
Jean-Michel Franco, der Autor dieses Gastbeitrags, ist Senior Director Product Marketing Data Governance bei Talend (Bild: Talend)

Im Gegensatz zu „echten“ Fake News, die die öffentliche Meinung beeinflussen sollen oder in satirischer Weise verwendet werden, sind Falschinformationen, die in Unternehmen verwendet werden, nicht unbedingt durch böse Absicht entstanden. In einem geschäftlichen Kontext kann es beispielsweise durchaus sein, dass Entscheidern schlichtweg unzureichende Daten zur Verfügung stehen, es ihnen an der erforderlichen Kompetenz zur Bewertung von Informationen mangelt oder sie voreingenommen sind, weil sie eine bestehende Hypothese nachweisen wollen. Solche Fehler lassen sich mit einem Konzept beheben, das drei Komponenten umfasst: Moderation, Management und Transparenz.

Organisation benötigen neue Funktionen, wie die eines Datenkurators sowie einen Datenschutzbeauftragten (DSB). Der Datenkurator arbeitet ähnlich wie ein Museumskurator, indem er aus einer Masse von Exponaten und Informationen die wichtigen und bedeutenden herauszieht, um eine Geschichte zu erzählen. Daten müssen so kuratiert werden, dass sich auf ihrer Grundlage die richtigen geschäftlichen Entscheidungen treffen lassen. Der DSB sorgt ergänzend für Governance. Heute – im Zeitalter von DSGVO und einer datengestützten Geschäftswelt – sind es die Unternehmen, die Verantwortung für die von ihnen gespeicherten Daten und deren Verwendung tragen müssen.

Transparenz steigern

Nach DSGVO müssen Unternehmen gegenüber ihren Kunden Transparenz zeigen. Auf Anfrage müssen sie Auskunft darüber geben, welche Daten über den Antragsteller sie warum gespeichert haben und wie sie diese nutzen. Deswegen ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Metadaten zur Herkunft der Dateien stets auf dem aktuellen Stand zu halten. So können die Unternehmen jegliche Änderungen katalogisieren und dabei festhalten, wann und wie Datensätze erstellt oder geändert wurden. Wenn es darum geht, die Integrität der Datenanalyse durch einen eindeutigen Änderungsverlauf zu wahren, ist eine solche Vorgehensweise unverzichtbar.

Dieser Ansatz zeigt sich beispielsweise in der Funktionsweise von Wikipedia. Grundlage dieses Modells ist eine offene Zusammenarbeit mit transparenten Aufzeichnungen darüber, welche Inhalte wann und von wem geändert wurden. Das Ergebnis ist ein sorgfältig dezentralisierter Service, der darauf abzielt, stets zuverlässige und ausgewogene Informationen bereitzustellen. Von einem solchen Ansatz können Unternehmen in ihrem Bestreben, betriebsinterne Verfälschungen und Datensilos zu beseitigen, nur lernen. Am Ende steht eine gemeinsam gepflegte und neutrale Datenplattform.

Daten verantwortungsbewusst verwalten

Doch selbst bei vollkommen transparentem Datenmanagement ist auch künftig eine Datenaufsicht unverzichtbar. Diese Instanz sorgt dafür, dass vorgenommene Änderungen den Strukturen und Regeln in Unternehmen und innerhalb der Branche entsprechen. Hierfür wird ein „Self-Service-Governance-Modell“ benötigt. Dieses ermöglicht es den Benutzern, Inhalte hinzuzufügen, zu nutzen und zu bearbeiten, jedoch nur innerhalb der Grenzen eines festgelegten Regelwerks, das vom Datenkurator beaufsichtigt wird. Anders formuliert: Jeder Benutzer ist dafür zuständig, die Richtigkeit von Daten auf der Mitarbeiterebene zu gewährleisten. In Kombination mit dem Regelwerk des Datenkurators stellt ein solches Konzept sicher, dass die Richtigkeit der Daten gewährleistet wird. Weiterhin lassen sich damit Daten prüfen, denn dies ist gleichermaßen für Datenermittlung wie für Datenanalyse und Datenanreicherung relevant.

Ein weiterer Aspekt: Angesichts der schieren Menge von Informationen, die den heutigen Unternehmen zur Verfügung stehen, wird das Potenzial dieser Daten oft als erdrückende Datenflut wahrgenommen. Angesichts der zunehmenden Dezentralisierung von Informationen müssen Mitarbeiter oft auf mehrere Informationskanäle zurückgreifen, die effektiv verwaltet und zusammengestellt werden müssen, damit sie genutzt werden können. Der Datenkurator ist ein wesentlicher Akteur in diesem Prozess.

Die Anforderung der DSGVO an größere Unternehmen, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, festigt diese Abläufe innerhalb der eigenen Organisation. Weiterhin steht so mit dem DSB eine zentrale Anlaufstelle zur Einhaltung des Datenschutzes bereit. Diese zentrale Figur, die dafür zuständig ist, eine auf Dauer konforme Datennutzung zu gewährleisten, ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen jeglicher Größe, die auf der Grundlage von Daten zuverlässige und umsetzbare Entscheidungen treffen wollen.

Nachholbedarf bei der DSGVO

Soweit die Theorie. Eine DSGVO-Studie von Talend hat jedoch gezeigt, dass in 2019 noch mehr als die Hälfte aller befragten Unternehmen nicht in der Lage war, Datenzugriffs- und Datenportierungsanfragen innerhalb des vorgesehenen einmonatigen Zeitraums zu bearbeiten. In der Praxis behalten Organisationen ihre personenbezogenen Daten nicht ausreichend im Blick, und oft gibt es einfach niemanden, der unter Beachtung eindeutiger Vorgaben damit beauftragt wurde, Prozesse zu verwalten, Best Practices festzulegen und die erforderlichen technischen Lösungen bereitzustellen.

Mit einem DSB kann die DSGVO allerdings auch zur treibenden Kraft für das Unternehmen werden und sich als Wettbewerbsvorteil erweisen. Die Aufgabe des DSBs sollte auch darin bestehen, erforderliche Strategien und Prozesse zu implementieren, gemeinsam mit der IT-Abteilung die geeigneten Tools auszuwählen und alle Data Workers und Geschäftsanwender an einen Tisch zu bringen. Auf diese Weise kann der DSB dafür sorgen, dass sich im Unternehmen eine hohe Sensibilität für das vorhandene Dateneigentum entwickelt. Daraus wiederum entsteht der starke Drang, die eigenen Daten auch zu schützen, und die umzusetzende Data Governance-Strategie findet allgemein hohe Zustimmung. Die Benennung eines DSB ist der erste und wichtigste Schritt auf dem Weg zu einer gut verwalteten und verantwortungsvollen Datenmanagementstrategie.

Datenstrom (Bild: Shutterstock)

Datenprozesse moderieren

Die Beaufsichtigung des Datenprozesses ist eine der zentralen Aufgaben von Datenkuratoren. In Social Media-Unternehmen wie Facebook sind über 4.500 Content Moderatoren damit befasst, von Nutzern hochgeladene Inhalte auf unangemessenes Material zu prüfen. In der Geschäftswelt bedeutet dies, dass Unternehmen hochgeladene, geänderte und geteilte Daten korrekt und auf dem neuesten Stand halten müssen.

Einer der Bereiche, in denen eine Moderation schon bald besonders wichtig sein wird, ist der zunehmende Einsatz von KI und Big Data Analytics in Unternehmen. Die Eingabe unzutreffender Verlaufsdaten in das Programm führt zu fehlerhaften Zukunftsprognosen. Im Personalbereich könnte dies zu falschen Personalprognosen führen, im Vertrieb könnte ein Produkt versehentlich der falschen Zielgruppe zugeordnet oder auf Kosten anderer Angebote ausgerichtet werden. Ein menschlicher Operator ist daher notwendig, um sicherzustellen, dass datengestützte Entscheidungen belastbar und korrekt sind. Nur so können Daten den Unternehmen tatsächlich einen Wettbewerbs- und Geschäftsvorteil verschaffen.

Datenschätze heben

Die Auswirkungen einer erfolgreichen Datenkuratierung können gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Eine Umfrage des US-Unternehmens CrowdFlower ergab, dass Data Scientists 80 Prozent ihrer Zeit mit der Datenaufbereitung verbringen, aber nur 20 Prozent mit der eigentlichen Datenanalyse. Mit einem Datenkurator sorgen Unternehmen für eine Verbesserung von Datenqualität, Datenverfügbarkeit und Datenintegrität und können den Zeitbedarf auf diese Weise erheblich verringern. So würden sie nicht mehr von der Flut der Daten überwältigt, sondern könnten von individuellen und branchenspezifischen Erkenntnissen profitieren.

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