ECM-Suites modernisieren

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Digitaler Arbeitsplatz (Grafik: Shutterstock)

Unternehmen müssen sich besonders in Zeiten der Digitalisierung verstärkt mit Content Management auseinandersetzen. Viele arbeiten noch mit starren und veralteten Lösungen, um Herr über die wachsende Datenflut zu werden. Dabei werden nicht nur die Daten, sondern auch ihre Quellen komplexer.

Immer wieder entwickeln sich neue Arten von Datenquellen, der Vorgang ist dynamisch. Deshalb wird es zunehmend wichtiger, sich um die eigene Basis der Datenspeicherung und -archivierung zu kümmern.

Herkömmliche ECM-Systeme reichen nicht mehr

Viele Unternehmen verwenden zur Verwaltung von Enterprise Content mehr als nur ein System. Fünf oder mehr sind keine Seltenheit. Diese mehrfachen Systeme führen zu unzusammenhängenden Informationen, die aufgrund des komplizierten Zugriffs nur schwer abgerufen und verwendet werden können. In herkömmlichen, veralteten Umgebungen gehört es daher oft zur Tagesordnung, dass der gesamte Content-Managementprozess nur noch mühsam und schwerfällig abläuft. Der Mangel an Flexibilität ist ein ganz klarer Nachteil der bestehenden Ansätze bei Enterprise Content Management (ECM). Unternehmen und Abteilungen möchten zwar in Systeme und Technologie investieren, die ihnen bei ihrem Wachstum helfen und sich allen Marktveränderungen anpassen, jedoch bremsen die herkömmlichen ECM-Systeme sie eher aus als sie dabei zu unterstützen.

Jan Falkenstein, der Autor dieses Gastbeitrags, ist ist Senior Solutions Engineer bei ASG Technologies (Bild: ASG Technologies)
Jan Falkenstein, der Autor dieses Gastbeitrags, ist ist Senior Solutions Engineer bei ASG Technologies (Bild: ASG Technologies)

Unstrukturierte Daten in Form von Business Content wie beispielsweise Bürodokumente, Präsentationen, Listen und Tabellen sowie Rich Media kommen hinzu. Außerdem müssen sie auch eine große Menge an Transaktions-Content wie Anwendungsdaten, Ansprüche, Reklamationen, Verträge und Formulare verwalten, der von externen Abteilungen stammt. Manche Unternehmen schlagen sich mit 1 Petabyte (PB) oder mehr an Datenmenge herum. Herkömmliche ECM-Systeme haben dabei meist erhebliche Probleme mit dieser Größenordnung zurechtzukommen, da sie einen weiteren Nachteil haben – sie sind nicht skalierbar. Diese Lösungen sind also entweder dadurch beeinträchtigt, dass sie in bestehenden Architekturen fest eingebaut sind oder sie von sich aus begrenzt sind und daher kein großes Speichervolumen aufnehmen können.

Was eine Lösung können muss

Wie also können Unternehmen und Abteilungen die vielschichtigen Herausforderungen effektiv angehen? Zunächst ist es wichtig zu erkennen, dass die Herangehensweise nicht ressourcenintensiv sein muss. Während Lösungen in der Vergangenheit vom Unternehmen monatelange Konsolidierung von Content aus isolierten Speicherarchiven an einem Standort verlangten, ist dies heute nicht mehr notwendig. Moderne Unternehmen können stattdessen Content-Services wirksam zur Verwaltung von Datenmengen in verschiedenen Content-Speicherarchiven einsetzen – egal ob in der Cloud oder vor Ort. Daten können so in ihrer Ursprungsform beibehalten werden, gleichzeitig können Nutzer leichter auf sie zugreifen. Durch die Möglichkeit eines kontrollierten Zugriffs und der Integration von Content von jedem Gerät und von überall aus, können diese Lösungen effektiv mitwachsen, um steigende Datenmengen aufzunehmen. Zugleich spalten sie die von proprietären Systemen erzeugten Speicherbarrieren auf und erlauben es, Content in der öffentlichen und privaten Cloud sowie vor Ort- oder in Hybrid-Umgebungen zu speichern.

Das Resultat: mehr Flexibilität, weniger Kosten und Zeitaufwand. Jedoch müssen sich Unternehmen gleichzeitig darauf einstellen, dass Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen immer komplexer werden. Diese dynamische Entwicklung bedeutet, dass Verfahren einzurichten sind, die Compliance und geschäftlichen Erfolg sicherstellen. Um auch in Zukunft weiter bestehen und erfolgreich sein zu können, müssen Unternehmen lernen, Mobilität, Workflow, Vorschriften sowie unterschiedliche Umgebungen miteinander in ein gesundes Gleichgewicht zu bringen. Ein flexibler Einsatz von Content-Services kann veraltete Systeme unterstützen. Mit einer flexiblen Content-Lösung erhalten moderne Unternehmen exakte Informationen auf jedem Gerät und bleiben zugleich stets im Rahmen der steigenden behördlichen Anforderungen.

Praktische Antworten

Damit ein neuer Standard in der Zukunft von ECM etabliert werden kann, wird ein Lösungsansatz auf vier Ebenen empfohlen:

1. Technologie allein wird das Problem nicht lösen, den Content von Unternehmen zu den richtigen Adressaten zu bringen. Klassische ECM-Software wird es in naher Zukunft nicht mehr geben. Moderne Content-Lösungen verknüpfen Menschen mit dem Business sowie dem Content, um Entscheidungen zu treffen, Wissen zu erweitern und mit Kunden und Kollegen zusammenzuarbeiten.

2. Damit Content richtig verwaltet werden kann, sollten gezielt Content-Services eingesetzt werden, die für ganz bestimmte Zwecke gebaut wurden und entkoppelt sind. Für eine primär mobile Belegschaft sollte eine Content-Service-Infrastruktur aufgebaut und mit Plattformen kombiniert werden, die spezifische ECM-Fähigkeiten als Services anzeigen und keine vollständig ausgebildeten Features.

3. Anbieter, die transparenten und kontextbezogenen Zugriff auf den Content anbieten, haben den Vorteil, dass Anwender nicht mehr wissen müssen, wo ihr Wirtschaftsgut gespeichert ist.

4. Es hilft, die Richtlinienverwaltung zu verstehen und diese auch bei Content-Assets anzuwenden. Bei der Prüfung von Content-Services-Architekturen sollte nach denjenigen Richtlinienverwaltungs-Services gesucht werden, die Content mit kontextueller Bedeutung anbieten. Das umfasst in der Regel Details darüber, wann der Content gelöscht werden soll oder wann er zur Archivierung bestimmt ist. Der Regulierungsdruck wird stärker und die Notwendigkeit für rigorose Compliance und Governance omnipräsent sein.

Positive Aussichten

Derzeit lässt sich immer besser erkennen, dass schwerfällige ECM-Suites der Vergangenheit angehören und den flexiblen Content-Services Plattformen weichen. Mit Hilfe dieses neuen Service-Ansatzes können Anwender jederzeit und von überall aus auf Content vor Ort und in Cloud-basierten sowie Hybrid-Umgebungen zugreifen. In der aktuellen Geschäftswelt ist der Content ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Unternehmen, die den Sprung wagen und einen Wechsel zu den allerneuesten Content-Management Ansätzen durchführen, werden von ihrem Content am stärksten profitieren und diesen am erfolgreichsten einsetzen. Denn sie können dank der besseren Verwaltung und Speicherung leichter Entscheidungen treffen, Kundenbeziehungen verbessern und den Wettbewerbsvorteil weiter vorantreiben.

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Jan Falkenstein ist Senior Solutions Engineer bei ASG Technologies
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