Technologie und Prozesse – Die zwei Seiten der Business Continuity

Workspace
Homeoffice (Bild: Shutterstock/Jakub Zak)

Vieles läuft bereits gut im Home Office und bei der Remote-Arbeit, in anderen Bereichen müssen Unternehmen noch nachbessern. Wichtig dabei ist, es reicht nicht, Mitarbeitern einfach nur moderne Technik zu Verfügung zu stellen, teilweise müssen etablierte Prozesse überdacht werden. Andererseits nutzt auch der innovativste Prozess nichts, wenn es an den Tools fehlt, um ihn sinnvoll umzusetzen. Oliver Ebel von Citrix zeigt, wie diese beiden Aspekte ineinandergreifen sollten, um die besten Ergebnisse für Mitarbeiter und Unternehmen zu erzielen.

Jeder, der die Möglichkeit hat, setzt aktuell auf Home Office, um den Betrieb aufrechtzuhalten, die Business Continuity zu wahren und gleichzeitig die Angestellten so gut wie möglich zu schützen. Zum Glück leben wir in der digitalen Zeit, die das mit mobilen Geräten, dem Internet und diversen hilfreichen Tools erst möglich macht. Doch wo Licht ist, ist auch Schatten und Unternehmen müssen beim Übergang zu Remote-Arbeit einige Fallstricke vermeiden.

Die Hardware und ihre Verwaltung

Ein traditioneller Büroarbeitsplatz mit PC und Festnetztelefon verursacht vergleichsweise wenig Verwaltungsaufwand, man weiß immer, wo sich die Geräte befinden und es gibt eine klare Trennung zwischen innen und außen. Je mehr mobile Geräte eingesetzt werden, desto mehr leidet jedoch die Übersicht darunter. Viele Arbeitnehmer haben außerdem mit Laptop, Smartphone und eventuell Tablet bereits mehr als ein mobiles, internetfähiges Gerät. Um diese Strukturen zu überblicken, brauchen IT-Abteilungen leistungsfähige Device-Management-Lösungen.

Homeoffice (Bild: Shutterstock/Jakub Zak)

Man sollte die ganze Hardware-Thematik aber auch einmal von der Nutzerseite her durchdenken. Hier sollte es einen klaren Prozess geben, an den sich die Mitarbeiter halten können, wenn sie Probleme oder Fragen haben. Man sollte dafür sorgen, dass die IT-Abteilung nicht nur online, sondern auch telefonisch zu erreichen ist. Außerdem sollten Unternehmen überlegen, auf welchem Wege sie defekte Geräte austauschen können. Je nach Situation kann es auch sinnvoll sein, dass Mitarbeiter (zumindest temporär) ihren eigenen Computer für die Arbeit nutzen. Als BYOD (Bring your own Device) wird dieser Ansatz schon länger angewendet. Hierbei stellt sich allerdings nicht nur die Frage nach dem Management durch die IT, sondern es kommen auch noch Datenschutzbedenken seitens der Nutzer hinzu. Mit einer MAM-Lösung (Mobile Application Management) ist es jedoch möglich, private und geschäftliche Bereiche auf einem Gerät zu trennen, so dass die IT keinerlei Zugriff auf die persönlichen Daten eines Nutzers hat.

Einfachen und sicheren Datenzugriff ermöglichen

Auch in der aktuellen Situation müssen Unternehmen alles daran setzen, die Kontrolle über ihre Daten zu behalten. Allerdings müssen die Angestellten auch ohne große Hürden damit arbeiten können. Heute stehen dafür wesentlich weiterentwickelte Lösungen zur Verfügung als der Fernzugriff via VPN. Das kann etwa ein in einer (hybriden) Cloud gehosteter digitaler Arbeitsplatz sein. Damit erhalten Anwender Zugriff auf ihre individuellen Arbeitsumgebungen, die ständig überwacht und vor Datenlecks und Cyberangriffen geschützt werden. So ein Arbeitsbereich in der Cloud zahlt sich auch im normalen Betrieb aus, denn dadurch können Mitarbeiter zum Beispiel auf Reisen Daten nutzen, ohne diese vorher zu kopieren.

Unternehmen müssen darauf achten, dass die Lösungen, die sie einsetzen, nicht nur ein umfangreiches Toolset bieten, sondern auch einfach zu bedienen sind. Sind die angebotenen Anwendungen zu komplex, könnten manche Nutzer dazu tendieren, einfach unsichere Consumer Apps zu verwenden. Das hat außerdem auch einen Produktivitätsaspekt: Kollaborations-Tools zu nutzen ist weniger zeitintensiv, als eine Datei x-mal per E-Mail hin und her zu schicken. Dazu gehört es aber wiederum auch, Prozesse für die Zusammenarbeit zu definieren, damit dabei kein Chaos entsteht, und Mitarbeitern Schulungen für neue Technologien anzubieten.

Kommunikation und Gemeinschaft stärken

Im normalen Büroalltag läuft ein großer Teil der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern spontan und informell. Man redet in der Teeküche oder auf dem Gang, am Kopierer, oder wo es sich sonst eben ergibt. Es finden sich Gruppen zusammen, die gemeinsam ihre Pause verbringen. Dafür sind natürlich keine Vorgaben nötig. Wenn alle, oder zumindest die meisten Mitarbeiter zuhause sind, fallen diese Kommunikationswege weg. Also sollte man durchaus überlegen, wie man mit Technologieunterstützung Absprachen über anstehende Aufgaben einerseits und das Gemeinschaftsgefühl andererseits aufrechterhalten kann. Eine virtuelle Kaffeepause mittels Videokonferenz kann dafür einen guten Weg darstellen. Auch diverse Messenger-Apps erlauben, mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben und die Kommunikation in Kanälen zu bündeln und zu strukturieren.

Das Ganze birgt aber auch die Gefahr eines Informations-Overkills. Erscheinen minütlich diverse Benachrichtigungen, wird daraus sehr schnell eine störende Ablenkung. Dazu kommt auch noch der ganz normale E-Mail-Verkehr, der ebenfalls weiterläuft. Dabei fällt es vielen Mitarbeitern schwer, sich zu konzentrieren und Aufgaben zu priorisieren. Helfen kann hier beispielsweise ein intelligenter Feed, der nur die wichtigsten News als aktive Benachrichtigung für den Nutzer anzeigt. Solche Möglichkeiten, die „virtuelle Bürotür“ zu schließen, sind sehr wichtig, um sich zu fokussieren.

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Area Vice President DACH
Citrix
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