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Die Zukunft der Buchhaltung in Gesundheitsberufen in Deutschland

Mit welchen fünf größten Herausforderungen sehen sich Ärzte, Therapeuten bzw. Medizinische Fachangestellte täglich konfrontiert?

1.  Mit der Terminverwaltung

Die Organisation von Terminen und Ressourcen ist ein zentraler Aspekt in jeder Praxis. Im Optimalfall können Termine auf vielen Kanälen und mit möglichst wenig Personaleinsatz vereinbart werden, das Koordinieren von Patiententerminen, Untersuchungen und Behandlungen erfordert eine präzise Planung.

Mit zunehmender Vernetzung von Geräten, dem Internet, sowie der Schaffung der notwendigen gesetzlichen Ausgangslage stehen Ärzten und Therapeuten dafür durch Start-ups und Software-Pioniere vermehrt neue, innovative SaaS-Angebote (Online-Software zur Miete) zur Verfügung.

Gleichzeitig steigt damit das Potenzial für Datenmissbrauch und Cyberangriffe. Besonders der Gesundheitsbereich sieht sich daher mit der Herausforderung konfrontiert, innovative Cloud-Lösungen zu nutzen, ohne dabei die Grundsätze des Datenschutzes zu vernachlässigen bzw. Cybersecurity-Risiken einzugehen.

2.  Mit der Patientenverwaltung und -kommunikation

Die digitale Verwaltung von Patientenakten, medizinischer Befunde und Behandlungsdokumentationen, sowie die moderne Kommunikation mit Patienten ist nur durch leistungsfähige und verlässliche Software-Unterstützung schaffbar. Ein großes Augenmerk ist auch hier besonders bei Cloud-Softwareanbietern auf die performante und hochsichere Speicherung sensibler Gesundheitsdaten unter Einhaltung der strengen Datenschutzrichtlinien zu legen.

Quelle: bongkarn – stock.adobe.com

3.  Mit den Gesetzen zum Datenschutz

Die Verarbeitung sogenannter “besonderer Kategorien personenbezogener Daten” ist für Cloudsoftware-Anbieter in der Regel verboten, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person vor oder es treffen bestimmte Ausnahmen zu. Soll eine rechtskonforme Speicherung sensibler Daten erzielt werden, so ist das sorgfältige Ergreifen umfangreicher Maßnahmen erforderlich, dazu zählt beispielsweise die Verschlüsselung.

Welche Gesetze regeln den Datenschutz?

Der wohl frischeste Wind kam am 25. Mai 2018 mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in dieses Thema. Die DSGVO als EU-Verordnung harmonisiert den Datenschutz in der gesamten Europäischen Union, Unternehmen und Organisationen sind nun dazu verpflichtet, transparent mit Daten umzugehen, die Einwilligung der Betroffenen einzuholen und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Verstöße gegen diese Vorschriften können mit drakonischen Geldbußen belegt werden.

Dazu kommt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Es regelt unter anderem die Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen des Bundes und durch private Unternehmen. Das Gesetz wurde mehrfach angepasst, zuletzt im Zuge der Umsetzung der DSGVO, um die europäischen Vorgaben in nationales Recht zu überführen.

Was zählt zu sensiblen Daten?

– Informationen über den Gesundheitszustand einer Person, medizinische Diagnosen, Behandlungen oder Krankengeschichten
– Informationen über die genetische Identität einer Person, einschließlich Erbgutanalysen und genetische Prädispositionen für bestimmte Krankheiten
– Informationen, die sich auf physische, physiologische oder verhaltensbezogene Merkmale einer Person beziehen, die zur eindeutigen Identifizierung verwendet werden können, wie Fingerabdrücke, Gesichts- oder Iris-Scan
– Informationen darüber, welcher Religion oder Weltanschauung eine Person angehört
– Informationen über die politische Meinung oder politische Aktivitäten einer Person.
– Daten, die die sexuelle Orientierung oder Vorlieben einer Person offenbaren

4.  Mit der Abrechnung und dem Finanzmanagement

Weitere wesentliche organisatorische Aspekte sind die Abrechnung von medizinischen Leistungen, die Verwaltung von Versicherungsansprüchen und die Buchführung gemäß gesetzlicher Vorschriften. Gerade bei diesem Thema kann die Digitalisierung Prozesse straffen, denn:

Die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen ermöglicht einer Praxis

– Eine schnellere und präzisere Erfassung der Praxisfinanzen
– Eine einfachere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
– Eine KI-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung
– Eine Reduktion manueller Dateneingaben
– Eine Minimierung von Fehleingaben durch das Automatisieren repetitiver Aufgaben
– Eine verbesserte Genauigkeit und Compliance
– Eine Vermeidung von Medienbrüchen dank Schnittstellen und Systemintegrationen
– Eine bessere Planbarkeit auf Basis aktueller Finanzdetails
– Eine dynamische Reaktion auf finanzielle Entwicklungen (Sichtwort Wirtschaftlichkeit)
– Eine Entlastung des Personals dank Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse bei den administrativen Aufgaben
– Eine orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit sowohl mit externem Personal, als auch der eigenen Steuerberatung – der Hürde Datenschutz zum Trotz.

Damit auf dem Weg zur Steuererklärung in einer Praxis Medienbrüche auf ein Minimum reduziert werden können und das Potenzial automatisierter Abläufe ausgeschöpft wird, sind Cloudsoftware-Anbieter gefordert, kluge Lösungen zu gestalten, die speziell auf die Bedürfnisse des Gesundheitswesens zugeschnitten sind.

Peter Atkins – stock.adobe.com

5.  Mit einem effizienten Zeitmanagement

Für eine hohe Praxisqualität sowie die hochwertige Patientenversorgung sind noch viele weitere Elemente relevant – wie

– die Planung von Fortbildungen sowie die Teilnahme daran,
– die Organisation des Praxispersonals,
– die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und natürlich
– das umfangreiche Hygiene- und Qualitätsmanagement samt regelmäßiger Überwachung.

Der Faktor Zeit ist eine der kostbarsten Ressourcen im ohnehin gebeutelten Gesundheitswesen, in dem höchste Personalnot das dominierende Problem darstellt.

Das Fazit

Wer die Sicherheit und die Verschlüsselung seiner Patientendaten ernst nimmt, muss bei der Auswahl der Anbieter besonders darauf achten, welche Details, wo und auf welche Weise gespeichert werden.

Zusätzlich verkomplizierend im Auswahlprozess wirkt sich der Umstand aus, dass es kaum Software-Anbieter gibt, die sämtliche angeführte Komponenten aus einer Hand anbieten. Der Weg führt damit oft nur über die Integration mehrerer Cloudsoftware-Anbieter.

Welche Aspekte sollten also bei der Auswahl eines Cloudsoftware-Anbieters abgefragt werden?

Verschlüsselt der Anbieter sensible Daten bei der Speicherung in allen Teilbereichen der Software? Die Verschlüsselung stellt sicher, dass die Daten nur von autorisierten Personen gelesen werden können. Sowohl inaktive Daten auf der Speicherebene als auch übertragene Daten sollten verschlüsselt sein, um Sicherheitsrisiken zu minimieren. Eine bloße Verschlüsselung des Transportkanals (SSL/TLS) ist nicht ausreichend.

Implementiert der Anbieter strenge Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Daten haben? Dies umfasst die Festlegung von Berechtigungen, Rollen und Überwachungsmechanismen, um unautorisierten Zugriff zu verhindern.

Verwendet der Anbieter Techniken wie Pseudonymisierung (Ersetzen von Identifikationsmerkmalen durch ein Pseudonym) oder Anonymisierung (Entfernen aller identifizierenden Informationen) bei der Verarbeitung sensibler Daten? Diese Maßnahmen reduzieren das Risiko einer direkten Identifizierung von Personen.

Implementiert der Anbieter umfassende Protokollierungs- und Audit-Trail-Mechanismen, um den Zugriff auf und die Verarbeitung von sensiblen Daten zu überwachen? Diese Aufzeichnungen sind wichtig, um im Falle von Sicherheitsvorfällen oder Datenschutzverletzungen die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Sammelt der Anbieter nur jene Daten, die unbedingt erforderlich sind? Die Prinzipien der Datensparsamkeit und Zweckbindung sind zentrale Grundsätze der DSGVO.

Wird die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Patienten eingeholt, bevor sensible Daten verarbeitet oder gespeichert werden? Die Einwilligung muss freiwillig, informiert, spezifisch und eindeutig sein.

Hat der Anbieter angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen installiert, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Dies kann Firewalls, Antivirus-Software, regelmäßige Sicherheitsaudits und andere Schutzmechanismen umfassen.

Führt der Anbieter bei besonders riskanten Verarbeitungsvorgängen von sensiblen Daten eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durch?

Die Zukunft beginnt heute

Die Transformation der IT in Gesundheitsberufen in Deutschland ist keine Zukunftsvision – sie ist bereits Realität. Durch den Einsatz modernster Technologien können Praxen ihre finanzielle Effizienz steigern und legen mit einer effizienten und patientenzentrierten Arbeitsweise den Grundstein für eine nachhaltige und zukunftsorientierte Praxisorganisation.

Die wichtigste Voraussetzung dafür ist, dass die Cloudsoftware-Anbieter ihre Verantwortung ernst nehmen und sich die Gesundheitsbranche auf sichere und durchdachte Software verlassen kann – um sich wieder auf das konzentrieren zu können, was wirklich zählt: die optimale Patientenversorgung.

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Maria Jose Carrasco

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