Analyse als Grundlage: Der digitale Arbeitsplatz

Die Experten sind sich einig: Der Arbeitsplatz der Zukunft ist digital. Auch zu den Unternehmen hat sich herumgesprochen, dass sie sich um den digitalen Arbeitsplatz kümmern müssen. Leider passiert dies nicht von alleine, sondern jedes Unternehmen muss klare Spielregeln dafür aufstellen. Der digitale Arbeitsplatz bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter so arbeiten kann, wie er will. Aber er bedeutet, dass der CIO nicht so weitermachen kann wie bisher und auch künftig einfach ein Standardsystem für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellen.

Laut der Definition von Gartner gehört zum digitalen Arbeitsplatz die “Consumerization” der Technologie sowie neue Arten des Arbeitens. Im Klartext heißt das: Mitarbeitern im Unternehmen wird es möglich gemacht, sich ihre Technologien selbst auswählen, so dass sie sich stärker engagieren und ihre Arbeit mehr social, mehr mobil, und stärker Daten-getrieben gestalten können.

Allerdings können viele Unternehmen bisher eine Frage nicht beantworten: Wie viele geduldete oder nicht autorisierte Systeme, Apps und Programme für solche Anwendungen gibt es im Unternehmen und wofür werden sie verwendet? Und was bringen oder kosten sie das Unternehmen? Dabei geht es nicht so sehr darum, Verbote auszusprechen. Im Gegenteil: Die IT sollte die bestehenden und bereits genutzten Möglichkeiten so weit wie möglich ausschöpfen, die Anwender unterstützen und einen echten Mehrwert für das Unternehmen erreichen. Dies entspricht der heutigen Rolle der IT und des CIO: Das Unternehmen mit den notwendigen technischen Mitteln in die Lage zu versetzen, Wettbewerbsvorteile und eine engagierte Belegschaft zu erreichen.

Fünfteiliges Programm für die Analyse

Das eine Dashboard für alle Informationen zu allen verwendeten Systemen im Unternehmen gibt es leider nicht am Markt. Derzeit können unterschiedliche Systeme nur Einzeldaten auslesen und Logs analysieren. Tools, die bisher vor allem in Call-Centern verwendet werden, erfassen verschiedenste Aktivitäten auf unterschiedlichen Geräten und geben so einen Einblick in die Aktivitäten von Mitarbeitern.

Aber auch diese Werkzeuge sind noch lange nicht allumfassend und reichen für das Zusammentragen aller Informationen nicht aus. Die Analyse für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft ist jedoch auch nicht allein Aufgabe der IT, sondern benötigt ganz klar die Unterstützung der Business-Seite. Gartner empfiehlt dafür ein fünfteiliges Programm, dessen Punkte von Business und IT gemeinsam bedient werden müssen:

1. Identifikation aller Systeme, die relevante Informationen beinhalten könnten
2. Messung der Dimensionen, die für den Arbeitsplatz der Zukunft relevant sind
3. Anreicherung der Messresultate mit Mitarbeiter-Umfragen und anderen qualitativen Daten sowie Interpretation der Ergebnisse
4. Erstellung von Personengruppen und Anwendungsszenarien auf Basis der erfassten Daten
5. Beantwortung relevanter Business-Fragen auf Basis dieser Resultate

Dimensionen für den digitalen Arbeitsplatz

Auch wenn der Ablauf relativ einfach klingt, stellt sich die Frage, welche Dimensionen gemessen werden sollten. Die folgende Liste beschreibt sieben Dimensionen, die für den Arbeitsplatz der Zukunft relevant sind, und liefert so einen Anhaltspunkt für die Messung.

1. Anwender: Welche Typen von Mitarbeitern arbeiten im Unternehmen, arbeiten sie zum Beispiel Vollzeit, Teilzeit oder in Zeitarbeit?
2. Devices: Welche Geräte werden im Unternehmen verwendet? Zum Beispiel PC, Laptop, Tablet, Telefon, Wearable?
3. Apps/Programme/Dienste: Welche Anwendungen sind im Unternehmen verbreitet? Diese Frage umfasst sowohl geschäftliche als auch private Anwendungen.
4. Ort: Wo arbeiten die Mitarbeiter in der Regel? Beispielsweise zuhause, im Büro an festen Arbeitsplätzen oder unterwegs?
5. Kanäle: Über welche Kanäle kommunizieren die Mitarbeiter intern und nach außen? Zum Beispiel E-Mail, Telefon oder Social-Kanäle?
6. Dokumenten-Typen: Welche Arten von Dokumenten werden erstellt? Unstrukturierte Notizen, formelle Berichte, Bilder oder Filme?
7. Zeit: Wie lange laufen bestimmte Programme, wie schnell wird eine Aufgabe erledigt?

Kein einziges System kann alle diese Informationen erfassen. Punktuelle Messungen tragen aber zu einer kompletten Übersicht darüber bei, wie und wo die einzelnen Mitarbeiter arbeiten, womit sie dies tun und was sie dabei erstellen.

Damit haben Unternehmen zum ersten Mal eine vollständige und deutliche Übersicht, aus der sie dann eine faktenbasierte IT-Strategie aufbauen können. Dem CIO gibt eine solche Analyse die Informationen, die er braucht, um dem Unternehmen beim Aufbau des digitalen Arbeitsplatzes aktiv zur Seite zur stehen.