Drei Phasen hin zu intelligenter Automatisierung von Geschäftsprozessen

Der Weg hin zu einer umfassenden intelligenten Automatisierung und der Aufbau einer Digital Workforce ist umfangreich. In dem Gastbeitrag von Daniel Schmidt werden drei Haupt-Phasen unterschieden.

Phase 1: Machbarkeitsstudien initiieren

Es ist anzuraten, zunächst einen sehr einfachen – allerdings sehr zeitaufwendigen – Prozess zu automatisieren, wie etwa die Report-Erstellung in der Finanz- oder Personalabteilung oder die Stammdatenänderung in unterschiedlichen Systemen. Im Unternehmen können zunächst einzelne Mitarbeiter RPA testen und kleinere Machbarkeitsstudien durchführen. Ein solches Proof-of-Concept verdeutlicht dann sehr schnell, wie simpel die Erstellung der RPA-Software-Roboter ist und wie viel manuelle Arbeit bereits durch die Automatisierung einfacher Prozesse entfällt.

Phase 2: Pilotprojekte umsetzen

In der nächsten Phase können Unternehmen und Mitarbeiter Pilotprojekte umsetzen. Es gilt dabei zu beachten, dass schon die Wartung von nur fünf oder zehn Robotern den entstehenden Zeitvorteil der Automatisierung zunichtemachen kann. Das Problem besteht darin, dass viele RPA-Lösungen derzeit nicht über intelligente Funktionalitäten verfügen und sich somit nur für Teile von Prozessen einsetzen lassen. So können einfache Software-Roboter oft unstrukturierte Daten nicht verarbeiten oder sind nicht flexibel genug, sich automatisch an neue Dokumente anzupassen sowie Veränderungen in Applikationen oder veränderte Website-Layouts selbstständig zu verstehen. Damit wird ein zeitintensiver Anpassungsaufwand notwendig. Unternehmen sollten deshalb auf eine skalierbare und intelligente RPA-Lösung zurückgreifen, um die Software-Roboter auch in einem größeren Umfang ausrollen zu können.

Phase 3: Intelligent Automation

Bei der dritten Phase, die bisher nur wenige Unternehmen realisieren können, geht es darum, die Software-Roboter unternehmensweit zu skalieren und zu verwalten. Phase 1 und 2 konzentrieren sich darauf, einzelne Roboter für einzelne Tätigkeiten im Unternehmen einzusetzen. Diese letzte Phase zielt darauf ab, eine sogenannte Digital Workforce, also eine digitale Belegschaft, die die Tätigkeiten der menschlichen Mitarbeiter ergänzt, zu verwalten. Die dritte Phase kann auch als intelligente Automatisierung (IA) bezeichnet werden. Die Basis für diese Form der Automatisierung bildet RPA. Um RPA unternehmensweit zu skalieren und gesamte Prozesse zu automatisieren, benötigt die Lösung weitere Funktionen, wie etwa Workflow-Orchestrierung, die Erfassung unstrukturierter Daten, intelligente Texterkennung (OCR), Künstliche Intelligenz inklusive Machine Learning, Mobil- und Omni-Channel-Technologien sowie umfangreiche Analysemöglichkeiten. Eine Intelligent Automation-Lösung vereint diese Funktionen in einer Plattform.

Entscheiden sich Unternehmen dafür, diese drei Phasen zu befolgen, werden sie in vielerlei Hinsicht profitieren. Wichtig zu wissen ist, dass sich die Vorteile einer Intelligent Automation-Plattform nicht nur auf die Zeit- und Kostenersparnis beziehen. Eine IA-Plattform wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus, da Unternehmen durch die Automatisierung vieler Prozesse deutlich schneller auf Kundenanfragen reagieren können. Mitarbeiter müssen auch nicht befürchten, ihren Job zu verlieren, da Next Generation RPA repetitive und zeitaufwendige Aufgaben übernimmt, sodass sie selbst sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können – wodurch ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigt.