Reisekosten-Automatisierung für KMU von Concur

Concur stellt “Expense Express” vorgestellt. Mit einer flexiblen Nutzung eigne es sich besser für die Bedürfnisse von kleineren Unternehmen. Bislang hatte Concur den Fokus auf Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern. Neben einer Lokalisierung, die deutschem Recht entspricht integriert die SAP-Tochter auch einen Pauschalen-Wizard integriert, der beim Ausfüllen der Formulare hilft. Bis zu 75 Prozent Arbeitsersparnis im Vergleich zu anderen Abrechnungsprogrammen oder der Abwicklung des Prozesses auf Papier verspricht Concur durch die Cloud-Lösung.

Papierbasierte Verwaltung sei teuer, fehleranfällig und zeitaufwändig. Concur Expense Express, so rechnet der Anbieter vor, spart bis zu fünfstellige Euro-Beträge im Jahr durch Automatisierung, Online-Hilfestellung und Hintergrund-Updates für gesetzliche Berechnungsgrundlagen.

Neu an der vorkonfigurierten Lösung ist auch die Abrechnungen nach deutschem Recht. Außerdem wurde – um die Eisntiegshürden zu senken – für die neue Zielgruppe die zu veranschlagende Einführungsphase verkürzt. Laut Anbieter dauert sie nun höchstens vier Wochen. Da der Großteil des Dienstes ohnehin auf den Servern das Anbieters läuft, könne die Lösung in der Regel auch deutlich schneller implementiert werden.

Die Gebühren für den Service sind abhängig von der tatsächlichen Nutzung, bezahlt wird pro Transaktion. Zu Beginn wird im Kundengespräch festgelegt, welche Features in welchem Umfang erforderlich sind. Auf dieser Basis wird dann ein jährlicher Preis ausgehandelt und daraus eine Abschlagszahlung errechnet – ähnlich wie bei den Mietnebenkosten.

Der Vertrag ist monatlich kündbar. Der Service ist je nach Unternehmensanforderung als einfache, Professional- oder Premium-Version erhältlich. Die Premiumversion kann etwa andere Länder mit abrechnen; und ist mehrsprachig. Außerdem können hier auch unterschiedliche Gesetzgebungen berücksichtigt werden. Während die kleinste Variante nur Reisebuchung und –Abrechnung enthält, bringt die Professional-Version zusätzlich ein Risiko-Management sowie die Möglichkeit, firmeninterne Genehmigungsprozesse zu bearbeiten.

Der Zugriff auf den Dienst erfolgt über Browser oder App. Das soll den Mitarbeiter helfen, Kosten zeitnah und unkompliziert einzureichen. Belege lassen sich bei Expense Express wie in einem DMS-System verwalten und speichern. Reporting- und Analysefunktionen, die mögliche Einbindung von Firmenkreditkarten sowie eine Exportfunktion für den Übertrag in Finanzsysteme sind ebenfalls enthalten.

Firmen, denen das Concur-Angebot immer noch zu umfangreich und teuer ist, können auf eine ganze Reihe schlankerer Tools und Dienste zurückgreifen. Wem schon die Belegverwaltung bei den Reisekosten ausreicht, der kann sich zum Beispiel Papierkram.de anschauen. Für Unternehmen, die dennoch mit Excel arbeiten möchten, bietet Stallwanger IT ein auf der Microsoft-Tabellenkalkulation aufsetzendes Tool.  Wer ein Fahrtenbuch benötigt, ist unter Umständen mit dem schon für 40 Euro erhältlichen Windows-Programm SD-Reisekosten gut bedient. Die Abrechnung von Reisekosten via App erlaubt – zumindest unter iOS – auch das Angebot von Dataline, für Android-Nutzer, die ohne Anbindung zur Buchhaltung auskommen, gibt es die App Belegmeister.

[mit Material von Manfred Kohlen, ITespresso.de]