Schatten-IT: Risiko für das Unternehmen

Insellösungen in Fachbereichen beziehungsweise Schatten-IT-Systeme beschreiben IT-Leistungen, die in den Fachbereichen häufig ohne Wissen und meist ohne Zugriff der IT-Organisation erfolgen. Diese können von den allseits bekannten Excel-basierten ‘Work-arounds’ beispielsweise über die lokale Kundendatei bis hin zu eigenständigen Software-as-a-Service-Angeboten alle möglichen Einsatzszenarien abdecken.

Im Rahmen der Studie wurden nach RAAD-Research-Angaben Führungskräfte gefragt, wie hoch sie den Anteil der Prozesse einschätzen, der durch Insellösungen wie beispielsweise durch Schatten-IT-Lösungen in den Fachbereichen betrieben wird. Die Antworten der Befragten zeigen ein klares und signifikantes Ergebnis.

Zwar existiert in vielen Unternehmen ein relativ hoher Anteil an Insellösungen und Schatten-IT, auch bei High Performern (durchschnittliches Umsatzwachstum größer als 15 Prozent bzw. Rendite größer als 12,5 Prozent) – bei denen über 50 Prozent der Befragten angaben, dass der Anteil bei über 25 Prozent liegt.

Allerdings gaben deutlich häufiger Low-Performer (durchschnittliches Umsatzwachstum bzw. Rendite kleiner als -5 Prozent) die Einschätzung ab, dass mehr als 50 Prozent der Prozesse durch Insellösungen und Schatten-IT unterstützt werden. Low-Performer meinten dies zu 34 Prozent, Mid-Performer zu 11 Prozent, High-Performer zu 13 Prozent. Das Ergebnis lässt sich laut RAAD Research branchen- und größenübergreifend

“Dies zeigt, dass die IT der Low-Performer weniger Zugriff auf die Prozessgestaltung der Fachbereiche hat, was wiederum ein fehlender Erfolgsfaktor sein kann”, sagt Dr. Cristian Wieland, Head of Analytics bei RAAD Research. Es sei wichtig, einen Zugriff auf die Schatten-IT-Systeme zu bekommen und diese in die IT-Strategie einzubinden.

Ohne eine solche Einbindung könnten erhebliche Risiken für die Unternehmen entstehen. So fehle bei diesen Lösungen häufig die Integration und Einbindung ins Back-End wie in das ERP-System. Dadurch könnten die Daten, die in diesen Systemen erzeugt werden, alt sein und zum Beispiel bei der abgekoppelten Reportinglösung nicht mehr die Wirklichkeit widerspiegeln.

Neben den häufig redundanten Kosten, die solche Systeme mit sich bringen, steht auch das Risiko von Daten- und Wissensverlusten für die Unternehmen im Raum, wenn die Lösungen nicht auf der IT-Agenda stehen. “Unternehmensführung, Fachbereiche und IT sollten sich dieses Risikos bewusst werden und gemeinsam darüber entscheiden, ob der vermeintliche Vorteil der Flexibilität Kosten und Risiko aufwiegt”, rät Wieland.