IT-Dokumentation

IT-Dokumentation: Die Basis für IT-Support & Unternehmenserfolg

Welche wichtige Rolle die IT für den Erfolg eines Unternehmens spielt, zeigt unter anderem die aktuelle Capgemini-Studie „IT-Trends 2022“. Knapp 75% der befragten Unternehmen planen im Laufe des aktuellen Jahres ihr IT-Budget zu erhöhen. Ein Trend, der sich auch für das kommende Jahr abzeichnet. Der Grund liegt auf der Hand: Um in nahezu allen Bereichen der Wirtschaft mit dem anziehenden Tempo der Digitalisierung mithalten zu können, ist jedes Business auf eine gut aufgestellte IT-Abteilung angewiesen.

Doch das lässt sich allein mit mehr Budget nicht regeln, es will auch richtig eingesetzt sein. Hier kommt die IT-Dokumentation (kurz IT-Doku) ins Spiel. Diese verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über die immer komplexer werdenden IT-Prozesse. Nur wenn Sie wissen, wie Ihre IT-Infrastruktur und Netzwerkumgebung aufgestellt sind, können Sie unternehmensrelevante Entscheidungen treffen und Investitionen sinnvoll planen.

So erkennen Sie, ob Ihre IT Optimierungsbedarf hat

10% aller IT-Ausfälle sind auf eine mangelnde IT-Dokumentation zurückzuführen. Eine alarmierende Zahl. Wissen Sie, wie es um Ihre IT bestellt ist? Leider fallen viele Unternehmen in die Kategorie “unorganisierte IT”. Wie macht sich das bemerkbar? Oft wird der IT-Service von einer einzigen Person durchgeführt. Dies kann zu einer Reihe von Problemen führen, da nur dieser Mitarbeiter alle Details über das Netzwerk und die Server des Unternehmens kennt. Eine schriftliche Doku existiert in diesen Fällen fast nie. Geschäftsführer oder Gesamt-Verantwortliche haben im Grunde keine Ahnung, was in der IT vor sich geht und auf kritische Fragen keine Antwort.

Dieses Szenario erinnert Sie an Ihr Unternehmen? Dann ist Ihr IT-Service chaotisch organisiert und es liegt definitiv Optimierungsbedarf vor. Empfehlenswert ist hier der Umstieg auf einen professionellen IT-Support, der im ersten Schritt mit einer umfassenden IT-Dokumentation beginnt.

Was genau beinhaltet eine IT-Dokumentation?

Eine IT-Doku umfasst die Dokumentation aller Informationen über den operativen IT-Betrieb und das IT-Management eines Unternehmens. Diese Dokumentation enthält

Einzelheiten über die IT-Systeme und -Infrastruktur,

Dokumente für den Anwendungsbetrieb, das Fehlermanagement und das IT-Risikomanagement.

In die IT-Doku fällt zudem die Erfassung funktionaler Beziehungen zwischen IT-Anlagen und -Systemen. Diese wiederum dient dazu, zu verstehen, welche technischen und logischen Abhängigkeiten bestehen, und sicherzustellen, dass die richtigen Standort- und Vertragsdaten sowie Kontaktzuweisungen angegeben werden.

Eine vollständige und aktuelle IT-Dokumentation ist für einen reibungslosen und effizienten IT-Betrieb unerlässlich. Sie kann auch dazu beitragen, Ausfallzeiten im Falle eines Problems zu verringern und mögliche, negative Auswirkungen zu minimieren. Aus diesen Gründen ist es wichtig sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen in der IT-Doku eines Unternehmens enthalten sind.

Anforderungen an eine IT-Doku

Eine professionelle IT-Dokumentation bzw. das zugehörige Dokumentations-System sollte bestimmte Anforderungskriterien erfüllen:

Einfache, nutzerfreundliche Einrichtung & Betrieb: So wenig komplex, wie möglich –Administratoren und externe Dienstleister sollten das System schnell begreifen und unkompliziert bedienen können

Allgemeine Zugänglichkeit: Die Doku sollte nicht lokal auf einem Gerät abgespeichert, sondern den zuständigen Administratoren betriebssystemunabhängig zugänglich sein. Entweder auf einem Server oder im Web.

Absicherung gegen unberechtigten Zugriff: Die Übertragung der Login-Zugänge sowie vertraulicher Nutzerdaten sollte stehts verschlüsselt sein. Ebenso verfügt eine gute IT-Doku über einen Kontrollmechanismus für jeden Zugriff.

Zukunftsfähigkeit & Entwicklung: Nur mit fortlaufender Produktoptimierung und -entwicklung bleibt eine IT-Dokumentation zukunftsfähig.

Sinnvoll strukturierter Aufbau: Für den besseren Überblick sind eine klare Gliederung sowie eine Suchfunktion unerlässlich.

IT-Dokumentation als Grundpfeiler für den IT-Support

Wenn Sie sich einen IT-Support wünschen, der professionell und prozessorientiert arbeitet und das in hoher Qualität, bildet eine umfassende IT-Dokumentation eine – wenn nicht DIE – wichtige Grundlage. Das gilt nicht nur für Großkonzerne mit riesiger IT-Abteilung, sondern auch für kleine Betriebe, vor allem, wenn diese über eine unternehmenskritische IT-Infrastruktur verfügen.

Schon gewusst: verschiedene gesetzliche Verpflichtungen wie die DSGVO, aber auch das IT-Sicherheitsgesetz oder die Verordnung zum Betrieb kritischer Infrastrukturen machen eine IT-Doku fast immer erforderlich.

Zeitersparnis durch transparenten Überblick

Indem Sie sämtlich Technik, alle Verantwortlichkeiten und jeden Prozess in einer performanten IT-Dokumentation zusammenfassen, lösen Sie sich aus der Abhängigkeit von nur einem IT-Mitarbeiter. Stattdessen erkennt nahezu jeder die funktionalen Beziehungen zwischen Netzwerk und Servern. Das erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder -Dienstleister in Ihre IT-Infrastruktur und spart Ihnen wertvolle Zeit. Diese Ersparnis greift ebenso beim tagtäglichen operativen Betrieb. Alle IT-Assets werden transparent aufgeführt, Sie wissen jederzeit, wo sich welches System oder Gerät befindet, wie es betrieben und geschützt wird.

Sicherheit – auch bei Serverausfall

Die IT-Dokumentation ist ein wichtiger Grundstein für Ihre IT-Sicherheit und den Datenschutz. Indem Sie Ihre IT-Infrastruktur dokumentieren, ist eine rasche Wiederherstellung Ihrer IT-Systeme im Notfall möglich und Ihr Zugriff auf kritische Daten bleibt gewährleistet. Eine IT-Doku hilft Ihnen außerdem dabei, den IT-Betrieb auch bei einem Serverausfall sicherzustellen. Sie können so betroffene Komponenten oder Prozesse zügig identifizieren und auftretende Fehlerquellen beseitigen. 

Effizientes Management und Planbarkeit

Eine IT-Dokumentation liefert Ihnen eine solide Datengrundlage. So werden Ihnen Entscheidungen zur Steigerung der Effizienz erleichtert und Sie managen Ihre gesamte IT-Landschaft effektiv sowie erfolgreich. Dank erhöhter Planbarkeit können Sie auch Kapazitäten kostensparender einsetzen. Daneben vereinfacht eine transparente IT-Doku auch wichtige Investitionsplanungen und unterstützt Sie etwa mittels Lizenzmanagement dabei, auslaufende Lizenzen oder Verträge rechtzeitig zu kündigen bzw. zu erneuern. Da erspart Ihnen zusätzliche Kosten.

Fazit: IT-Dokumentation als „Support für den Support“

Der Erfolg des gesamten Unternehmens lässt sich durch die IT entscheidend beeinflussen. Ob im Guten oder Schlechten, hängt von Professionalität des IT-Supports ab. Diese wiederum wird nur durch die Erfassung aller logischer und physikalischer Leitungswege und Systeme in einem Netzwerk gewährleistet. Eine IT-Dokumentation ist also unerlässlich – was sich spätestens dann zeigt, wenn etwas nicht funktioniert. Idealerweise warten Sie diesen Fall nicht erst ab, sondern geben Ihrem IT-Support vorab die richtige Unterstützung.