Compliance ‘made in Germany’

Zwei deutsche mittelständische Softwareunternehmen stellen jeweils Lösungen vor, die gesetzliche Rahmenbedingen für die Dokumentation elektronischer Dokumentation erfüllen helfen. So bietet rent-a-brain mit ‘iMARC’ eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung. ‘DocSetMinder’ der Nordeutschen IT-Audit (NITAG) besorgt die Verfahrensdokumentation DV-gestützter Buchungssysteme. Seit der Verschärfung der GDPdU vor zwei Jahren müssen Unternehmen die Prüfbarkeit der digitalen Daten jederzeit gewährleisten.
Mit einem Filter trennt iMARC Spam und private Mails von der Geschäftskommunikation, ordnet diese Ansprechpartnern zu und archiviert revisionssicher. Dabei werde aber nur derjenige Schriftverkehr aufbewahrt, der auch tatsächlich für die Rekonstruktion der Geschäftsvorgänge vom Gesetz vorgeschrieben ist. Die Software aus Schwäbisch Gmünd könne zudem auch andere Dokumente archivieren, wie das Unternehmen mitteilt.

Die Revisionssicherheit digitaler Buchführungssysteme soll die Software der NITAG sicherstellen. Der DocSetMinder ist modular aufgebaut. Ein Modul erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme), das sind die Grundlagen für die Erfüllung der GDPdU und der Verfahrensdokumentation. Ein zweites Modul unterstützt Wirtschaftsprüfungen gemäß dem Prüfungsstandard IDW PS 330. Die Software basiert auf Dotnet und einer Microsoft-SQL-Serverdatenbank. Bestehende Dokumentationen, wie zum Beispiel Handbücher, Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen ließen sich in beliebigen Formaten in die Dokumentation einbinden. Die Software der Kieler NITAG, einer Kooperation von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und IT-Experten, wird ab Januar 2005 erhältlich sein.