Ohne langfristige Speicherung kann kein Unternehmen überleben

Die Speicherung ist das eine – das Wiederauffinden von Mails das andere

Auditoren und Revisoren beispielsweise benötigen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente in elektronischen Umschlägen. E-Mails müssen dazu im vornhinein indiziert, klassifiziert und im Common-Object-Repository abgelegt werden. Dazu bietet sich unter anderem die Volltext-Indizierung von Message-Headern, den Mail-Texten und Anhängen an. IT-Verantwortliche werden es schnell für ratsam halten, ihre E-Mail-Archivierungslösung mit zentral gesteuerten regelbasierten Suchfunktionen auszustatten. Nur so können alle oder nur bestimmte Postfächer beobachtet und E-Mails aufgrund von vordefinierten Merkmalen identifiziert werden.

Ein immer größer werdendes Problem dabei stellt die Flut an unerwünschten E-Mails dar. Spam bläht den Speicher im Falle von Langzeitarchivierungen um ein Vielfaches des nötigen auf. Hier heißt es also gründlich sieben, will man verhindern, dass sich auch kleine Unternehmen ein Rechenzentrum inklusive Megadatenbank anschaffen müssen. Aufgebläht wird ein System auch durch das mehrfache Speichern ein und derselben Mail oder ein und desselben Anhangs – ein kluges System erkennt diese während des Ablagevorgangs und verschiebt die Duplikate in die “Ablage P”. Wünschenswert wäre zudem, Mails, in denen sich beispielsweise Mitarbeiter zum Essen verabreden, außen vor zu lassen. Diese Informationen benötigt weder die Firma noch der Buchprüfer. Und auf keinen Fall darf vergessen werden, in Mails mit verschickte Viren und Trojaner auszusperren. Nicht auszudenken, was ein bösartiger Eindringling auch Jahre später unter Umständen noch auszurichten vermag.

Ebenfalls schlimme Folgen, wenn auch ganz anderer Art, hat der Verzicht auf ein funktionierendes Archivierungssystem. Im § 283b StGB werden den Verantwortlichen im Falle einer Verletzung der Buchführungspflicht Freiheitsstrafen bis zu zwei Jahren oder Geldstrafen in Aussicht gestellt. Sind bei einem Insolvenzverfahren nicht alle nötigen E-Mails greifbar, greift der § 283 ff. StGB. Auch dieser lässt die Verantwortlichen nicht ungeschoren. Froh können Admins schon sein, wenn gegen sie nur wegen des Verdachts auf eine Ordnungswidrigkeit ermittelt wird. Eine solche läge vor, wenn etwa eine Verletzung der Buchführungspflicht gemäß § 378 AO beziehungsweise  § 379 AO vorliegen würde.

Gerüchteweise war bislang fast die Hälfte aller Unternehmen in gerichtliche Untersuchungen verwickelt, bei denen auch E-Mails eine Rolle spielten. Auch wenn Ihre Organisation bisher nicht betroffen war – es ist durchaus wahrscheinlich, dass dies einmal der Fall sein wird. Ohne E-Mail-Archivierung mit all seinen umfassenden Komponenten und Variablen kann heute also keine Firma mehr überleben. Zeit, sich nach dem geeigneten System umzugucken!