Kostenrisiken bei dynamischen Projektverläufen

Betrachtet man die IT-Leistungen an sich, müssen die Beteiligten Klarheit darüber haben, dass sich die Anforderungen an die ursprüngliche Leistung rasch ändern können. Der Anwender sollte daher darauf bestehen, zu Beginn des Vertrages eine “Änderungsoption” zu integrieren. Sinn und Zweck einer solchen so genannten “Change-Request-Regelung” ist es, den Umgang mit Mehraufwand zu regeln, der konkret bei Vertragsschluss noch nicht feststand. Da zu diesem Zeitpunkt jedoch bereits absehbar ist, dass es im Projektverlauf zu Mehraufwand durch Veränderung der Leistungsanforderung kommen kann, bedarf es dringend einer solchen Regelung. Wenn beide Parteien das versäumen sollten, ist der Ärger im Nachhinein vorprogrammiert. Da für den Anbieter immer die Leistung die maßgebende Grundlage für die Preiskalkulation ist, wird er sich entschieden dagegen wehren, eine Leistung zu erbringen, zu der er laut Vertrag nicht verpflichtet ist. Für den Prozess der nachträglichen Leistungsbeschreibungen sollte der IT-Vertrag eine entsprechende Klausel für ein förmliches Verfahren festlegen. Es ist empfehlenswert, bestimmte Fristen für die Antwort zum Änderungsverlangen zu vereinbaren. Ferner sollte diese Änderung wie auch das Change-Request-Verfahren selbst schriftlich dokumentiert werden.

Inhaltlich müssen die Change-Request-Klauseln Regeln und Kriterien festlegen, wonach die Auswirkungen und der Umfang eines Änderungsverlangens quantifiziert werden können. So kann es zum Beispiel sinnvoll sein, in so genannten Impact-Stufen Kriterien zu bestimmen, die eine Kategorisierung der Änderungswünsche anhand Ihrer Auswirkungen und des entstehenden Arbeitsaufwandes ermöglichen. So können minimale Änderungen am Projekt weniger förmlich behandelt und leichter beschlossen werden, als grundlegende Umstrukturierungen. Nach einer Einordnung des Änderungsverlangens in ein System von Impact-Stufen kann mit Bezug auf das Vergütungsmodell des übrigen Vertrages eine interessengerechte Preisfindung vereinbart werden, ohne zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses den genauen Gegenstand der Vertragsänderung kennen zu müssen.

Mit einer Einigung auf ein solches Change-Request-Verfahren wird vermieden, dass Streit über nicht vereinbarte Leistungen entsteht. Diese Klausel ermöglicht es, Leistungen nachträglich zum Gegenstand des Vertrages zu machen und damit in das Gefüge von Leistung und Gegenleistung gerecht zu integrieren.

Auch die Preisseite ist einer Dynamik ausgesetzt. Ein Anstieg des Preisniveaus zieht einen Preisverfall nach sich. Das bedeutet, dass ein als Gegenleistung vereinbarter starrer Geldbetrag im Verlauf des Projekts immer weniger wert ist. Auch den Auswirkungen der Inflation lässt sich durch eine geschickte Vertragsgestaltung zuvorkommen.

Mit der Aufnahme von Wertsicherungs- oder schlicht Preisklauseln in einen IT-Vertrag kann dem Wertverfall entgegengewirkt werden. Aber Vorsicht bei der Formulierung solcher Klauseln. Oftmals wird darin auf Indizes wie beispielsweise solchen vom statistischen Bundesamt verwiesen. Solche Klauseln sind in den meisten Fällen gerichtlich angreifbar, da sie gegen das Preisklausel-Gesetz verstoßen. Dieses nicht unumstrittene Gesetz verbietet es schlicht “Äpfel mit Birnen zu vergleichen”. Wird das doch getan, kann die Klausel von einem Gericht für unwirksam erklärt werden.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, unangreifbare Klauseln zu formulieren. Erlaubt ist es etwa, Indizes als Richtwerte für Verhandlungen zu verwenden. Möchte man auf Indizes aus Rechtssicherheitsgründen verzichten, bietet es sich an, direkt bei Vertragsschluss die voraussichtliche Inflation der nächsten Jahre mit einzupreisen oder Staffelpreise für die folgende Vertragslaufzeit zu verwenden.