Microsoft Teams in der öffentlichen Verwaltung

In enger Abstimmung mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz in Niedersachsen konnten kritische Fragen des Datenschutzes verhandelt und geklärt werden. Das Ergebnis der umfangreichen Verhandlungen mit Microsoft wurde für Niedersachsen in einer Anpassung der Datenschutzvereinbarungen festgehalten. Eine Voraussetzung für die datenschutzkonforme Umsetzung war die Entwicklung einer auf das Land bezogenen Datenschutzfolgeabschätzung mit einer Risikoabschätzung und diversen umzusetzenden technischen und organisatorischen Maßnahmen. Maßgeblich für die DSGVO-Konformität von Teams war die Entscheidung von Microsoft, die Daten in Europa zu speichern und zu verarbeiten („EU-Boundary“). Alle wesentlichen geforderten Punkte des Landes Niedersachsen wurden berücksichtigt.

Baustein für die Zukunft der IT in Niedersachsen

Innenstaatssekretär Stephan Manke erklärt dazu: „Wir versprechen uns durch die Nutzung von Microsoft Teams einen echten Innovationsschub. Insbesondere die Integration in die vorhandenen Bürokommunikationsanwendungen, die Nutzerfreundlichkeit, die Sicherheitsfunktionen und die ausgestaltete Barrierefreiheit sind wesentliche Argumente für diese Entscheidung gewesen.“

Viele Softwareprodukte werden künftig nur noch aus der Cloud nutzbar sein. Mit der Entscheidung zu Microsoft Teams und den einhergehenden organisatorischen Maßnahmen hat Niedersachsen einen wichtigen Baustein für die Zukunft der IT in Niedersachsen gelegt. Die nächsten Schritte in die Cloud werden in Niedersachsen jetzt geprüft.

Eigenbetrieb der IT wird Anforderungen nicht mehr abdecken

„Der Einsatz von automatisiert bereitgestellten Anwendungen und Ressourcen, die Unterstützung der IT-Sicherheit aus der Cloud und nicht zuletzt der Weg zur Nutzung von künstlicher Intelligenz ist zwingend”, sagt Dr. Horst Baier, CIO des Landes Niedersachsen. “Der Eigenbetrieb der IT wird aktuelle und zukünftige Anforderungen nicht vollständig abdecken können. Alle Erfahrungen und auch Sicherheitsaspekte sprechen für den Cloud-Einsatz – je nach Einsatzzweck durch eigen betriebene Cloud-Angebote oder durch Nutzung von Anwendungen großer kommerzieller Anbieter. Langfristig sind auch positive Effekte auf die Betriebskosten von Rechenzentren zu erwarten. Der Fachkräftemangel fordert darüber hinaus, dass wir uns mit unseren Mitarbeitern auf die fachlichen Aufgaben konzentrieren. IT aus der Steckdose soll so weit wie möglich eingekauft werden.“

Die Bereitstellung von Microsoft Teams soll voraussichtlich noch im Laufe des zweiten Quartals 2024 erfolgen. Der Rollout beginnt zunächst mit einer zweiwöchigen Pilotphase. Nach erfolgreichem Abschluss wird die Anwendung im Laufe des Jahres zunächst für rund. 13.500 Arbeitsplätze, die vom Landesbetrieb IT.Niedersachsen betreut werden, zur Verfügung gestellt.

Signalwirkung für öffentlichen Sektor

Nach Einschätzung des Innenministeriums wird von der Vereinbarung mit Microsoft eine Signalwirkung auf den gesamten öffentlichen Sektor in Deutschland ausgehen und der Modernisierung der IT nochmal einen Schub geben. Microsoft hat erklärt, die mit dem Land Niedersachsen vereinbarten datenschutzrechtlichen Regelungen auch beim Austausch mit allen anderen Kunden der öffentlichen Verwaltung in Deutschland zu berücksichtigen.