Das stellt auch die unternehmensinternen IT-Systeme vor völlig neue Herausforderungen – um die Regeln einzuhalten, müssen Prozesse und Informationen archiviert und ständig abrufbar sein. So helfen etwa Enterprise Content Management-Systeme (ECM) dabei, Dokumente, Daten und Geschäftsprozesse langfristig vorzuhalten und transparent zu gestalten. Basis ist hierbei ein einheitliches ECM, dessen Scanning und Input Management ebenso leicht handhabbar ist, wie die klare Dokumentenverwaltung in definierbaren Aktenstrukturen und eine revisionssichere Archivierung sensibler Daten.
Um eine Lösung zu finden, die sowohl das Unternehmen auf Erfolgskurs bringt als auch den Revisionisten einen optimalen Überblick verschafft, ist eine ganzheitliche Herangehensweise an diese neuen Herausforderungen unerlässlich: Technische wie organisatorische Lösungen müssen gemeinsam betrachtet werden. So erstellen auf Basis der ‘EMC Documentum’ Plattform entwickelte Systeme automatisierte Term-sheets für strukturierte Produkte im Investment Banking und geben sie frei. Auch nach Implementierung der neuen IT-Infrastruktur und neuer Prozesse in den Unternehmen müssen die Kunden weiterhin unterstützt werden: Workflows, webfähige Modul-Editoren, vollautomatische Publikationsprozesse auf Basis von XML, XSL und PDF sowie der Aufbau kundenseitiger Ressourcen für Maintenance und Weiterentwicklung der Programme sind wichtiger Bestandteil der ganzheitlichen Beratungs- und Implementierungsstrategie. Erfolgreiche Umsetzungen dieser Strategie beweisen, dass der ganzheitliche Ansatz in der Finanzbranche großen Zuspruch findet. So stand ein führendes Schweizer Bankinstitut vor der Aufgabe, seinen Workflow im Investment Banking neu auszurichten. Realisiert wurde das Vorhaben mit Documentum Webtop und maßgeschneiderten Komponenten für das Dokumentenmanagement und den Workflow.
Heute bildet der Hauptgeschäftsprozess die Erstellung von Term-sheets über einen entsprechenden Approval-Workflow ab. Innerhalb dieses Workflows sind unter anderem die Rechtsabteilung, die Hostanwendung bis hin zu den externen Stellen sowie die Options- und Swap-Händler involviert. Damit stellt das Unternehmen neben der schnelleren Bearbeitung auch die Compliance dieser geschäftskritischen Anwendung sicher. Die Folge: Pro Tag generiert die Schweizer Bank zehn Workflows mit einem Handelsvolumen zwischen 5 und 15 Millionen Schweizer Franken. Der definierte Workflow reduziert die Durchlaufzeit um mehr als die Hälfte. Darüber hinaus wird der Prozess gemäß Sarbanes-Oxley-Act transparent und nachvollziehbar. Dadurch ist die Fachabteilung in der Lage, mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern in kürzerer Zeit mehr Produkte zu kreieren und gleichzeitig mögliche Fehler zu reduzieren. “Management by Objectives” ist insofern erfüllt, als dass alle geschäftskritischen Daten zentral in einem homogenen System vorgehalten werden und nunmehr ein Report jederzeit abgerufen werden kann.
Den Status Quo dieser Prozesse zu rationalisieren, ist dabei nur ein erster Schritt gewesen. Damit der Kunde aber auch für die Zukunft gerüstet wird, rückt das flexible Generieren neuer Produkte und die Maintenance aktueller Produkte immer mehr in den Fokus der IT-Prozesse. So wurden die Term-sheets vollständig im Sinne von Textbausteinen modularisiert. Diese Textbausteine sind entweder allgemeingültig (insofern produkttyp-übergreifend), produkttyp-spezifisch (also für eine gesamte Klasse von Produkten), oder aber instanz-spezifisch (dediziert für genau ein Produkt) formuliert. Erst so wird ein hohes Maß an Flexibilität und komfortabler Maintenance gewährleistet. Basierend auf den geschäftskritischen Daten und durch die Verwendung von Modulen werden nun die Term-sheets automatisch erstellt – die Notwendigkeit, Term-sheets einzeln zu bearbeiten, wurde somit auf ein Minimum reduziert.
Mit der erfolgreichen Umsetzung dieses Workflows zeigten sich deutlich die Vorteile einer ganzheitlichen Herangehensweise: Informationstechnik und Geschäftsprozesse werden gleichermaßen in dynamischen Schritten optimiert und damit ein ungleich leistungsstärkeres Unternehmen geschaffen.
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