Dieses Risiko ist in Unternehmen bislang nur wenig bekannt. Wird nämlich der Archivierungspflicht nicht Genüge getan, drohen empfindliche Bußgelder oder gar Haftstrafen. Unternehmen sollten sich gründlich informieren, bevor sie Systeme wie Skype, MSN und Co installieren.
Gemäß HGB (Handelsgesetzbuch), AO (Abgabenordnung), GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen Unternehmen geschäftsrelevante elektronische Nachrichten zwingend in elektronischer Form rechtskonform aufbewahren.
“Seit 1. Januar 2007 ist gesetzlich klargestellt, dass dazu auch unverkörpert auf dem Bildschirm ankommende Nachrichten wie E-Mail oder BTX gehören, wenn sie vom Empfänger ausgedruckt werden können”, erklärt Rechtsanwalt Stefan Schicker, der zusammen mit den Kommunikationsberatern von Dr. Haffa und Partner das Dossier ‘Instant Messages: Skype & Co – Archivierungspflicht für Unternehmen’ zusammengestellt hat.
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Archivierung in aller Munde
Als Skype nutzer frage ich mich, wie weit dies mit der Archivierung noch getrieben werden soll. Wir nutzen zwar Skype ausschließlich intern, entgehen demnach der genannten Archivierungspflicht, dennoch ist Skype immer noch ein Mittel wie z.B. das Telefon.
Da stellt sich mir die Frage, ob ich in Zukunft auch alle Anrufe Archivieren muss .... ?
Re: Archivierung in aller Munde
Es gehlt wohl eher um die Textmitteilungen in Skype - hoffe ich zumindest ;p
nur Schriftliches
Wie ich es verstanden habe, betrifft es nur schriftliche Vorgänge, die zum Geschäftsgebahren einer Firma gehören. Private Nachrichten zählen also nicht dazu, sondern nur schriftlicher Verkehr zwischen potentiellen Kunden/Lieferanten und der Firma.
Wenn ich zurückdenke, haben wir damals übrigens in keiner Firma Emails von/an Kunden archiviert. Wir wussten nicht einmal, dass man das musste. Aber die Firmen sind eh allesamt pleite. :-)
Archivierung in aller Munde
Die private Kommunikation mittels Firmen-Rechner ist bei der Archivierung ohnehin ein Problem. Der Arbeitgeber ist dann gegenüber seinen Mitarbeitern TK-Provider und muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Mitarchivierte Privat-Mails würden aber z.B. bei einer Steuerprüfung quasi unerlaubt weitergegeben. Ausfiltern geht aber auch nicht: dazu müsste der Arbeitgeber reinschauen. Bei einem Seminar zum Thema wurde vom vortragenden Juristen klar die Losung ausgegeben: "Verbieten Sie private eMails am Arbeitsplatz! Basta!" Danke, lieber Staat, für Deine hoch qualitative Gesetzgebung.