Für Unternehmen heißt das, dass es für die Definition von Handelsbriefen nicht auf die Form ankommt, sondern auf den Inhalt. Der Gesetzgeber halte sich laut Schicker bei der technichschen Definition zurück und lasse so den Anwendungsbereich für künftig relevante Kommunikationsformen offen.
Sofern also via Instant Messaging Mitarbeiter steuerrechtlich relevante Inhalte verschicken, gilt die Archivierungspflicht. Stefan Schicker: “Es gibt dazu zwar noch keine höchstrichterliche Entscheidung, nachdem die Archivierung jedoch für viele Jahre vorgesehen ist, sollten Unternehmen kein Risiko eingehen.”
In der Praxis bedeute das: Alle Dokumente müssen unverändert archiviert werden, mit geeigneten Retrieval-Techniken wieder auffindbar sein und in genau der gleichen Form, in der sie erfasst wurden, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Darüber hinaus muss das System dem Anwender die Möglichkeit geben, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Was droht Unternehmen, die dies versäumen?
Kommen Unternehmen den gesetzlichen Bestimmungen nicht nach, drohen Bußgelder oder sogar Haftstrafen. Letzteres ist in der Praxis bislang selten vorgekommen. Stefan Schicker: “Bei fehlender Archivierung kann es darüber hinaus zu Problemen bei der Steuererklärung kommen, sofern die Unterlagen zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Steuererklärung nicht ausreichen, weil wichtige Nachrichten nicht archiviert wurden, ist es denkbar, dass die Finanzbehörden den Steuerertrag schätzen. Auch sind manche Wirtschaftsprüfer nicht bereit, die Freigabe für eine Erklärung zu erteilen, wenn wichtige Unterlagen fehlen.”
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Archivierung in aller Munde
Als Skype nutzer frage ich mich, wie weit dies mit der Archivierung noch getrieben werden soll. Wir nutzen zwar Skype ausschließlich intern, entgehen demnach der genannten Archivierungspflicht, dennoch ist Skype immer noch ein Mittel wie z.B. das Telefon.
Da stellt sich mir die Frage, ob ich in Zukunft auch alle Anrufe Archivieren muss .... ?
Re: Archivierung in aller Munde
Es gehlt wohl eher um die Textmitteilungen in Skype - hoffe ich zumindest ;p
nur Schriftliches
Wie ich es verstanden habe, betrifft es nur schriftliche Vorgänge, die zum Geschäftsgebahren einer Firma gehören. Private Nachrichten zählen also nicht dazu, sondern nur schriftlicher Verkehr zwischen potentiellen Kunden/Lieferanten und der Firma.
Wenn ich zurückdenke, haben wir damals übrigens in keiner Firma Emails von/an Kunden archiviert. Wir wussten nicht einmal, dass man das musste. Aber die Firmen sind eh allesamt pleite. :-)
Archivierung in aller Munde
Die private Kommunikation mittels Firmen-Rechner ist bei der Archivierung ohnehin ein Problem. Der Arbeitgeber ist dann gegenüber seinen Mitarbeitern TK-Provider und muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Mitarchivierte Privat-Mails würden aber z.B. bei einer Steuerprüfung quasi unerlaubt weitergegeben. Ausfiltern geht aber auch nicht: dazu müsste der Arbeitgeber reinschauen. Bei einem Seminar zum Thema wurde vom vortragenden Juristen klar die Losung ausgegeben: "Verbieten Sie private eMails am Arbeitsplatz! Basta!" Danke, lieber Staat, für Deine hoch qualitative Gesetzgebung.