Business Process Management: “Klein anfangen”

Gleichzeitig ebnet ein solches Projekt den Weg in die Zukunft: Die Optimierung weiterer Prozesse lässt sich nahtlos anschließen und die Basis für die Umsetzung serviceorientierter Architekturen kann gelegt werden.

Ein Prozess, große Wirkung

Eine große deutsche Einzelhandelskette optimierte mit Hilfe eines BPM-Spezialisten den Prozess der Stammdatenerfassung. Durchschnittlich dauerte zuvor es etwa zehn Minuten, um einen Artikel neu im System zu erfassen – bei etwa 80.000 Artikelneuanlagen im Jahr ein beträchtlicher zeitlicher Aufwand.

Ausgedruckte und intern verschickte Datenblätter wurden von Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen in mehrere Systeme manuell eingepflegt. Selbst einfache Rückfragen zwischen den Abteilungen zogen aufwändige Recherchen nach sich. Eingabefehler und Daten-Inkonsistenzen wurden erst am Ende des Verfahrens sichtbar, wenn die Daten im SAP-System abgelegt werden sollten.

Durch den neu modellierten Prozess gelang es dem Handelsunternehmen, den zeitlichen Aufwand für die Stammdatenerfassung zu halbieren. Über individuell konfigurierbare Systemkonnektoren wurden Systeme wie SAP, eine Web Service-Schnittstelle, der E-Mail-Server, ein File-Sharing-System und eine externe Oracle-Datenbank für das Reporting in den Prozessablauf eingebunden.

Bei der Neuaufnahme von Artikeln werden nun mehrere Datenquellen genutzt. Bei Fehlern oder Rückfragen kann der Datensatz per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden, Medienbrüche entfallen. Mehrere Plausibilitätsprüfungen sowie die Möglichkeit, fachliche Rollen und damit eine arbeitsteilige Bearbeitung zu definieren, runden die Prozessoptimierung ab. Neben jeder Menge Zeit spart der neue Prozess kiloweise Papier ein.