Was man beim BI-Einsatz beachten sollte

4. Bei der Präsentation die richtigen Fragen stellen

Zu Unternehmensbereichen wie Einkauf, Vertrieb, Finanzen, Produktion und Personal sollten die Verantwortlichen vor der Präsentation konkrete Fragen formulieren. Für einen Fruchtgummihersteller ist es zum Beispiel von Bedeutung, wie er im Umlageverfahren die Kosten von Rohstoffen den einzelnen Rohstofflieferanten direkt zuordnen kann und was genau passiert, wenn sich die Rohstoffpreise ändern. Wenn der Hersteller einleuchtend erklärt, ob und wie dies die Lösung leistet, hat er eindeutig einen Pluspunkt. Während der Präsentation sollte der mittelständische Unternehmer insgesamt darauf achten, wie gut die eigenen Bedürfnisse vom BI-Anbieter verstanden und von der Lösung tatsächlich abgedeckt werden.

Ein schlechtes Zeichen ist, wenn unbefriedigende Antworten gegeben werden, man das Gefühl hat, nicht verstanden zu werden oder wenn sogar gezielt die konkurrierenden BI-Anbieter schlechtgemacht werden. Von solchen Geschäftspraktiken ist eher Abstand zu halten.

5. Optimale Bedienbarkeit checken

Informieren Sie sich über die Bedienbarkeit. Je besser die verschiedenen Anwendergruppen mit ihrer jeweiligen BI-Lösung zurechtkommen und je einfacher sie sie bedienen können, desto höher ist der Nutzen für das ganze Unternehmen. Im Einzelnen kommt es in puncto Bedienbarkeit darauf an, wie gut die jeweilige BI-Lösung die Bedürfnisse der einzelnen Fachabteilungen und Anwendergruppen erfüllt. Für jede Gruppe sollte es speziell zugeschnittene Anwendungen geben. Erst dann kann ein hoher Nutzungsgrad entstehen, der insgesamt hilft, viel Zeit zu sparen und einen hohen ROI zu erzielen.

6. Die Lösung ist da: Jetzt Mitarbeiter gut schulen und sofort mit ins Boot nehmen

Jede Umstellung kann zunächst zu Unsicherheiten im Betrieb führen. Menschen sind Gewohnheitstiere, alles was neu ist, hat zunächst einmal etwas Verunsicherndes. Es ist daher sinnvoll, alle betroffenen Mitarbeiter von Anfang zu integrieren und ihnen Verantwortung zu übergeben. Auch ein leichter, lockerer Einstieg kann sehr hilfreich sein, indem etwa im Excel einfach ein neuer Reiter eingefügt wird, hinter dem die BI liegt. Die Gewöhnung an das neue BI-System gelingt am besten, wenn die BI in bestehende Programme integriert wird und die Mitarbeiter somit in ihrer üblichen Umgebung bleiben können.