IQ Medialab hat zudem Tipps dafür veröffentlicht, wie Unternehmen ihre Projektkosten mit Hilfe von Software senken können.
1. So einfach wie möglich, so komplex wie nötig
Bei der Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software (PMS) gilt es zu beachten, dass die Lösung alle benötigten Prozesse abbilden kann. Gleichzeitig darf sie aber nicht so komplex sein, dass sie die Anwender überfordert. Nur eine Software, die in der Praxis auch verwendet wird, nützt dem Unternehmen.
2. Nutzung vorhandener Datenquellen
Projektmanagement-Software soll die Arbeit erleichtern und keine neue schaffen. Daher ist es wichtig, dass die Software eng mit anderen Anwendungen verzahnt ist. Muss ein Mitarbeiter beispielsweise Meilensteine oder Projekttermine sowohl in die PMS als auch in seinen persönlichen Terminkalender eintragen, so ist dies Doppelarbeit.
Dasselbe gilt für die Verwaltung der an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter. Denn diese sind wahrscheinlich bereits in einem zentralen Verzeichnisdienst wie dem Active Directory oder dem Messaging-Server eines Unternehmens erfasst und sollten nicht nochmals in dem Projektmanagement-System administriert werden müssen.
3. Entlastung der Unternehmensressourcen
Kann eine Projektmanagement-Software bereits vorhandene Ressourcen nutzen, spart dies Investitions- und Betriebskosten. Ein Beispiel hierfür ist die Integration in MS SQL, Oracle, MySQL oder in Microsoft Exchange.
4. Projektmanagement als Teil des Personal Information Management
Die meisten Anwender haben ihre Personal-Information-Management-Anwendung (PIM) wie Outlook den ganzen Tag geöffnet. Dort verwalten sie ihre Aufgaben, Termine, Kontakte sowie die Kommunikation mit Kollegen und Kunden. Alle diese Punkte sind auch Bestandteile des Projektmanagements: Bestimmte Personen (Kontakte) haben bestimmte Aufgaben zu einem bestimmten Termin zu erledigen und kommunizieren den Status ihrer Tätigkeiten per E-Mail. Da liegt es nahe, auch das Projektmanagement direkt in das PIM der Mitarbeiter zu integrieren.
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