Das Tool kann nicht nur Ordnung in die Mailbox bringen, sondern erlaubt es auch vorübergehend den E-Mail-Eingang zu stoppen. Als Voraussetzung müssen die Anwender die letzte Version von Microsoft Outlook auf ihrem Rechner haben. Nach der Installation des Tools erhält man eine neue Symbolleiste, die unter anderem einen ‘Nicht stören’-Knopf enthält. Der Nutzer kann einen beliebigen Zeitabschnitt einstellen, an dem er keine E-Mails erhalten möchte. Sobald man den Pause-Knopf deaktiviert, ruft Outlook, die Mails ab, welche in diesem gesperrten Zeitraum gesendet wurden.
Die weit interessantere Hälfte des neuen Tools ist der ‘Prioritizer’ selbst. Dieser sortiert empfangene Mails nach ihrer Wichtigkeit von null bis drei Sternen. Die eingehenden Nachrichten untersucht die Software ausführlich, um Informationen über die Beziehung des Absender szum Empfänger, bestimmte Ausdrücke, Daten und Zeiten zu sammeln. Diese werden dann ausgewertet, um den Mails eine Prioritätseinstufung zu geben. Schreibt also zum Beispiel der Chef eine Nachricht voller Fragen, wird sie höher eingestuft. Zudem kann der Anwender die Priorität einzelner E-Mails nach eigenem Ermessen verändern, um so dem Algorithmus bei der Entscheidungsfindung zu helfen. Die Software lernt dann aus den Änderungen des Anwenders und passt die Einstelllungen intellligent an.
Wie bei den anderen Experimenten von Office Labs handelt es sich beim ‘Email Prioritizer’ nicht um ein offiziell unterstütztes Microsoft-Produkt. Das Unternehmen sammelt zudem Daten über die Verwendung der Software, um weitere Verbesserungen vorzunehmen.
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