Wer sich zurückerinnern möchte, der weiß noch genau, dass auch ERP-Lösungen zunächst umstritten waren. Heute sind sie nicht mehr wegzudenken und ihr Nutzen ist vielfach bewiesen. Die abteilungsübergreifende Nutzung der IT-Tools hat außerdem zur Folge, dass die Lösungen unter den gleichen Begriffen geführt werden. IT-Experten und das Management haben damit eine gemeinsame Informationsplattform, das Basisinventar der IT. Alle Entscheidungsträger können so genau nachvollziehen, wovon gesprochen wird.
Weg von den Bauchentscheidungen
“Wie wir die neue Abteilung in England einbinden können, habe ich schon heute im Kopf”, so lautet die Aussage von leitenden IT-Architekten. Und dann zücken sie Pläne mit bunten Roadmaps und zahlreichen Skizzen, die sich oft nicht mit den Abbildungen der Kollegen decken, weil jeder seine eigene Projekt- oder Modellierungssoftware verwendet. Von dieser Realität bis zur durchgängigen IT-Planung führt kein Hauruckverfahren. Aber es gibt die Möglichkeit, schrittweise zu starten und immer mehr Übersicht und Kompetenz zu erlangen, ohne die Verantwortlichen der einzelnen IT-Bereiche auszugrenzen.
Ein guter Ausgangspunkt ist die Anbindung der Planungssoftware an bestehende Lösungen. Hier kann man nahtlos aussagekräftige Daten übernehmen und zusätzliche Nutzungsinformationen eingeben. Mit einer IT-Planungssoftware werden zunächst alle IT-Lösungen erfasst, die für einen Vorgang, beispielsweise das Bestellwesen oder ein Projekt erforderlich sind. Diesen Ansatz für die Steuerung und Einrichtung der IT-Architektur bezeichnen Marktbeobachter und Analysten auch als Enterprise Architecture Management.
Ausgereifte Lösungen für IT-Planung beinhalten auch Funktionalitäten für das Roadmapping, das damit nicht mehr mit individuell genutzten Lösungen wie Excel oder Visio erledigt werden muss, sondern abteilungsübergreifend geplant werden kann. Die Vorteile liegen auf der Hand. Alle Beteiligten nutzen das gleiche Planungstool, verwenden eine gemeinsame Informationsplattform und haben eine Sicht auf die IT-Architektur. Kein Verantwortlicher kann sich hinter seinen eigenen Begriffen und Plänen verstecken oder muss diese den Anderen erst umständlich erklären.
Startet man schrittweise mit der IT-Planung, zeigen sich schnell wesentliche Einsparpotenziale. Ungenutzte Softwareapplikationen können komplett abgeschaltet und aus dem Wartungskreislauf entfernt werden, der Umstieg bestimmter Anwender auf die zentrale CRM-Datenbank kann eingeleitet und umgesetzt werden. Mittelfristig gelingt es durch die strategische IT-Planung, neue Projekte effizienter umzusetzen und so in den operativen Betrieb zu überführen, dass die Kosten nicht explodieren. Die Erfahrungen der Anwender zeigen: Es lässt sich mit diesem – nur auf den ersten Blick spröden – Ansatz tatsächlich Rendite erzielen. Deswegen lohnt es sich, in das Konzept IT-Planung einzusteigen.
Dieser Beitrag gibt die Meinung des Autors wieder. Frank Schiewer ist Vorstand der alfabet AG, eines Anbieters von IT-Planungssoftware.
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Die IT sollte Teil jeder Unternehmensstrategie sein
Die von Herrn Schiewer geforderte professionelle Übersicht über die Unternehmens-IT kann ich nur unterschreiben. Selbst in mittelständischen Unternehmen entstehen sonst an den unterschiedlichsten Stellen inkompatible Insellösungen, die nicht einmal der CIO kennt. Geschäftsführer und Vorstände sollten auch im Rahmen einer corporate governance sich der Risiken bewußt werden, die sie eingehen, wenn Sie die IT als black-box betrachten.
Die Unternehmer die dies nicht glauben, sollten einmal ihre Revision damit beauftragen die Rechner ihrer Mitarbeiter auf nicht unternehmenskonforme Anwendungen hin zu untersuchen. Die Revision wird hierbei auch viele gute Ansätze zur Ergebnissteigerung finden.