Auffallend ist, das besondere der Mittelstand eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung vernachlässigt. So wird in 24,5 Prozent (20-50 Mitarbeiter) bis 17,6 Prozent (500-1000 Mitarbeiter) der mittelständischen Firmen eingehende E-Mail überhaupt nicht archiviert; ähnliche, noch deutlich schlechtere Werte, gibt es für ausgehende E-Mails. In nahezu der Hälfte der Unternehmen bis 200 Mitarbeiter sind die bereits seit 2002 geltenden GDPdU unbekannt, auch bei großen Unternehmen gibt es erhebliche Wissenslücken.
“In deutschen Unternehmen gibt es massiven Aufklärungsbedarf über die richtige Art und Weise sowie die Möglichkeiten, E-Mails systematisch aufzubewahren“, meint Hofmann. Dabei ist E-Mail in vielen Unternehmen das meistgenutzte Kommunikationsmittel. Den Unternehmen drohen bei nicht regelkonformer Speicherung Strafen durch die Behörden und die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen. Zudem sind Vorstände und Geschäftsführer persönlich haftbar für das Einhalten der gesetzlichen Regelungen.
Die Gründe für das teils mangelhafte Archivierungsverhalten, gerade bei kleineren Unternehmen, sieht der Anbieter von Managed E-Mail-Security Services neben Unkenntnis über die Regelungen hauptsächlich in den hohen Kosten: “Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind vielfach auf Großunternehmen ausgerichtet, teuer in der Anschaffung und für den Mittelstand unerschwinglich”, erklärt Hofmann.
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Papierausdrucke?
Was ist eigentlich, wenn alle steuerlich relevanten Emails in Papierform ausgedruckt werden? Müssen die Mails trotzdem parallel in digitaler Form gespeichert werden, oder kann man das dann vernachlässigen?
Papierausdrucke reichen nicht!
In den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" (BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001) heißt es in Abschnitt III, Archivierung digitaler Unterlagen: "Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. [ ... ] Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden."
Siehe: http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_314/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/abgabenordnung/006,templateId=raw,property=publicationFile.pdf
Oliver Dehning
antispameurope GmbH
etwas zu kurz gesprungen
Ist das nicht etwas kurz gesprungen, wenn der Vorschlag kommt, alle ein- und ausgehenden Mails für 10 Jahre zu archivieren? Ich stelle mir das in einem Unternehmen vor, in dem die Privatnutzung nicht geregelt ist (also erlaubt). Auf dieser Grundlage bekommt der Prüfer dann in 10 Jahren die Rechte, ALLE Mails des entsprechenden Jahres einzusehen. Neben den privaten Mails sind dann noch Mails im Eingriff, die den Prüfer freuen würden. Es könnten doch auch Mail im Kasten liegen, die nicht angemeldete Vorgänge betreffen. Das kann doch nicht die Lösung sein. Eine Anweisung der Geschäftsführung über den Umgang mit geschäftsrelevanten Mails, die gezielte Befüllung entsprechender Ordner in den Mailboxen der Abteilungen einschließlich der geordneten Archivierung am Jahresende und das Ganze dann mit geregelten Zugriffsrechten für den Prüfer scheint mir sinnvoller und rechtlich sauberer. Nebenbei sparte es dem Unternehmen viel Geld für jahrzehntelange Datenverwaltung.
Mittelstand ist fahrlässig bei der E-Mail-Archivierung ... zurück zum Papier?
Zum Thema E-Mail-Management (einschließlich Archivierung) gibt es sehr unterschiedliche Meinungen - bis hin zur Aussage, dass E-Mail-Archivierung bei den wenigsten Unternehmen in Deutschland relevant ist. Siehe hierzu auch die Diskussion auf XING: https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=17651217
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT GmbH