Mithilfe des Browser-Plug-ins Google Gears können Nutzer E-Mails dann auch ohne aktive Internetverbindung in Internet Explorer, Firefox, Safari und Chrome lesen und bearbeiten.
Dazu legt Gears einen Cache aller Nachrichten auf der Festplatte an und synchronisiert ihn bei aktiver Verbindung mit den Google-Mail-Servern. Schreibt der Nutzer offline eine E-Mail, wird sie lokal gespeichert und erst versendet, sobald der Rechner wieder Zugang zum Internet hat.
Laut Google-Mail-Entwickler Andy Palay ist bei der Bedienung kaum ein Unterschied zwischen Online- und Offline-Nutzung feststellbar. Dennoch weist er in einem Blogeintrag darauf hin, dass sich das Offline-Feature noch in einem experimentellen Stadium befindet.
Vor der ersten Verwendung von ‘Offline Gmail’ muss die Funktion über den Reiter ‘Labs’ in den Einstellungen von Google Mail aktiviert werden. Anschließend wird in der oberen Steuerungsleiste neben dem Benutzernamen eine neue Schaltfläche namens ‘Offline 0.1’ angezeigt, über die sich der Offline-Modus aktivieren lässt.
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