“Die meisten Fehler im Projektmanagement wären vermeidbar, wenn die Möglichkeiten der Software ausgeschöpft würden”, sagt Bastian Rang, Geschäftsführer von ipunkt Business Solutions. Rang hat daher Ratschläge parat. Am Anfang eines Projektes steht demnach die Idee zum Projekt.
An zweiter Stelle sollte das Projekt im Projektmanagement-Tool eingepflegt werden, um weitere Überlegungen zu dokumentieren. Im Wiki können erste Überlegungen, Anforderungen und eventuelle Vorstellungen des Kunden gesammelt werden. “Das Wiki dient auch im laufenden Projekt dazu, den aktuellen Status festzuhalten sowie Änderungen und Abstimmungen zu dokumentieren”, so Rang. “Wird das Wiki konsequent genutzt, entsteht eine Dokumentation der Arbeit am Projekt, die Unstimmigkeiten durch Transparenz vorbeugt, ohne den Entwicklungsprozess zu lähmen.”
Hauptbestandteil jeder Projektplanung und –umsetzung ist das Ticketsystem. Die richtige Struktur beim Anlegen der Tickets erleichtert nicht nur die Übersicht im laufenden Projekt, sondern ermöglicht es dem Projektmanager im Vorfeld, Kosten realistisch einschätzen zu können. “Trac beispielsweise bietet die Möglichkeit, einzelnen Aufgaben Milestones zuzuordnen, unter denen die zugehörigen Tickets gesammelt werden”, sagt Rang. “Das vereinfacht zum einen die Zeitplanung, zum anderen werden die Entwicklungskosten für einzelne Teilaufgaben transparent – eine Argumentationshilfe in den Preisverhandlungen mit dem Kunden.”
Um das Ticketsystem für die Projektplanung optimal zu nutzen, empfiehlt es sich, die Tickets granular entsprechend dem Arbeitsaufwand anzulegen. Das heißt, ein Ticket sollte sechzig bis neunzig Minuten Arbeitszeit entsprechen. Ist die Aufgabe komplexer, lässt sie sich in der Regel in kleinere Teilaufgaben auflösen. Achtung: Auch Planungsaufgaben sowie Entwicklungsgespräche und Rücksprachen mit dem Auftraggeber sollten als Tickets angelegt werden. Die meisten Projektmanagement Tools bieten darüber hinaus eine Vielzahl Features und Plug-ins, die je nach Projekt mit eingebunden werden können. “Eine Zeiterfassung gehört zu jedem Projekt, vieles andere ist optional”, sagt Rang.
Unabhängig davon, welche Software genutzt wird: Unabdingbar für ein erfolgreiches Projektmanagement ist diszipliniertes Arbeiten aller Beteiligten in den Tools. “Nur wenn alle Informationen kontinuierlich und umgehend eingepflegt, Arbeitszeiten dokumentiert, Prioritäten richtig gesetzt werden und der Status angepasst wird, lassen sich die Anwendungen in vollem Umfang nutzen”, betont Rang. “Reports beispielsweise, die regelmäßig erstellt werden sollten, greifen auf diese Daten zurück und eine Auswertung macht nur dann Sinn, wenn alle Informationen vollständig und aktuell sind.”
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Projektmanagement-Tools richtig einsetzen
Sehr geehrte Damen,
sehr geehrte Herren,
um es gleich auf den Punkt zu bringen, Sie wären gut beraten, Fachbeiträge auf Ihre Wertigkeit bzw. nachgewiesene Kompetenz zu überprüfen! Letztlich geht es sonst zu Ihren Lasten.
Der Einstieg war eigentlich ganz vielversprechend: "Projektmanagement-Tools richtig einsetzen ... Fehler beim Umgang mit den Tools erschweren jedoch die Erfüllung der Planungs- und Controlling-Aufgaben".
Stringent vom 1sten bis zum letzten Ratschlag(?) vermittelt der Verfasser aber den Eindruck, keine Ahnung zu haben (Phrasen und Fehler!).
(Am Anfang eines Projektes steht demnach die Idee zum Projekt. An zweiter Stelle sollte das Projekt im Projektmanagement-Tool eingepflegt werden, um weitere Überlegungen zu dokumentieren. ... Die richtige Struktur beim Anlegen der Tickets erleichtert nicht nur die Übersicht im laufenden Projekt, sondern ermöglicht es dem Projektmanager im Vorfeld, Kosten realistisch einschätzen zu können.)
Weder das Wording noch das konzeptionelle Vorgehen orientiert sich an PMI oder GPM und bestätigt damit schlimmstenfalls, das der Autor nicht einmal in die Nähe einer PM-Ausbildung oder zumindest PM-Literatur gerückt ist.
...
Anfänglich kam der Eindruck auf, der Verfasser ist ein Hochschul-Absolvent, der sich als frisch gebackener Geschäftsführer in Szene setzen will. Dem ist nicht so, was der Sache einen bitteren Nachgeschmack gibt, da dieser angeblich seit 10 Jahren Gelegenheit hatte, wenigstens "zu lernen (on the Job)"; ... kein einziger Kunde wird ausgewiesen.
Ich empfehle Ihnen, diesen Artikel vom Netz zu nehmen.
Mit freundlichem Gruß
Jörg Behlert
proventis GmbH
Hersteller der PM-Lösung Blue Ant
Qualität des Artikels
Herr Behlert,
ich stimme Ihnen uneingeschränkt zu. Die Qualität des Artikels ist mehr als schlecht.
Viele Grüße!
Stefan Hagen
Kurze Stellungnahme
Vielen Dank für das Feedback auf den Artikel und Ihre Anregungen. Als Urheber der Pressemeldung, auf der die obige Veröffentlichung teilweise basiert, möchte ich gerne kurz Stellung nehmen.
Ziel der Pressemeldung ist es gewesen, auf typische Fehler hinzuweisen, die beim Umgang mit Projektmanagement-Tools in verschiedenen Phasen immer wieder vorkommen, insbesondere beim Ticketsystem. Hierfür haben wir entsprechend unserer Expertise einige typische Erfahrungen aus dem IT-Projektmanagementalltag geschildert - exemplarisch. Ob der vorliegende Text dem komplexen Thema Projektmanagement vollumfänglich gerecht wird, darüber lässt sich sicher mit Blick auf die vielen Projektmanagementbausteine nach den gängigen Methoden eindeutig urteilen. Natürlich umfasst das Projektmanagement nach PMI noch zusätzlich die Planung der Mitarbeiter, deren Skills, das entsprechende Zeitmanagement, die Kosten, wie mit der Qualität umgegangen wird, wie kommuniziert wird, Risikomanagement, Auftragsmanagement und so weiter.
Es war jedoch zu keinem Zeitpunkt Intention der Pressemeldung, den gesamten Prozess abzubilden.
Wie schon Mc Luhan postulierte: "The medium is the message". Nachrichten - ob Pressemeldungen oder redaktionelle Veröffentlichungen - können, je nach journalistischer Stilform und medialen Möglichkeiten, selten einen komplexen Sachverhalt komplett darstellen. Das verhält sich bei der Berichterstattung über die Wirtschaftskrise in einem zweiminütigen Fernsehbeitrag im Rahmen der Tagesschau nicht anders als in einem vierspaltigen Zeitungsfeature über den Afghanistankrieg. Veröffentlichungen können stets nur einen Teil aller Informationen berücksichtigen. Sie können und sollen aber Impulse setzen. Zum Nachdenken anregen. Und in diesem Fall dadurch anderen ITlern, Freelancern und Agenturen helfen - die, was bei kleineren Projekten sinnvoll ist, natürlich oftmals außerhalb gängiger Methoden wie PMI, Prince2 oder GPM agieren.
Mit Blick auf die Originalpressemeldung (http://www.ipunkt.biz/projektmanagement-tools-effektiv-nutzen) ist festzustellen, dass lediglich exemplarische Komponenten aus IT-Sicht fokussiert worden sind. Wie gesagt: Als Impuls im Rahmen eines ganzheitlich definierten Prozesses - unabhängig von der Methode.
Herzlich Bastian Rang